Tipos de Nómina
Un Tipo de Nómina es el catálogo maestro que define un esquema de pago independiente dentro de tu empresa: su frecuencia (quincenal, mensual o semanal) y las horas laborables que le corresponden. Cada contrato de un empleado se asigna a un Tipo de Nómina, y cada corrida de Nómina se genera para un Tipo de Nómina y un Período de Nómina específicos. Es el primer catálogo que debes configurar antes de poder pagar a tus empleados.
¿Qué es y para qué sirve?
Muchas empresas no pagan a todos sus empleados de la misma forma: el personal administrativo puede cobrar mensualmente, mientras que el personal operativo cobra cada semana o cada quincena. Los Tipos de Nómina te permiten modelar esto: cada uno agrupa a los contratos que comparten frecuencia de pago, de modo que puedas generar una corrida de Nómina independiente para cada grupo, con sus propios Períodos de Nómina y sin mezclar contratos de distinta periodicidad en el mismo cálculo.
Los Tipos de Nómina también le permiten a AdmCloud calcular correctamente el valor de la hora de cada empleado, ya que las horas laborables que indiques aquí (en la semana o en el mes, según la frecuencia) son la base de ese cálculo.
Cómo se usa
- Entra a Tipos de Nómina. Verás el listado de todos los tipos ya creados, ordenados por nombre.
- Pulsa Nuevo para crear uno. Indica su Nombre, elige la Frecuencia de Pago (Quincenal, Mensual o Semanal) e ingresa las Horas laborables del período correspondiente.
- Opcionalmente, agrega la Clave de Nómina TSS (solo aplica en República Dominicana) y unas Notas descriptivas.
- Si tu plan lo permite, puedes activar "Restringir los usuarios que pueden visualizar este Tipo de Nómina" y marcar en la tabla qué usuarios tendrán acceso a los documentos de este tipo (ver más abajo).
- Pulsa Guardar. Si todo es válido, el sistema te lleva a la pantalla de Detalles del registro creado.
- Desde el listado o desde Detalles, puedes Editar un Tipo de Nómina existente para corregir su nombre, sus horas, su clave TSS, sus notas o su restricción de usuarios.
- Para eliminarlo, usa el botón Eliminar en Detalles, o marca las casillas correspondientes en el listado y pulsa Eliminar; en ambos casos el sistema pedirá confirmación.
Horas laborables según la frecuencia
Si el período de pago es Semanal, indica las horas laborables de la semana. Si es Quincenal o Mensual, indica las horas laborables del mes. Esta distinción es importante porque AdmCloud la usa para calcular el valor de la hora de cada empleado asignado a ese Tipo de Nómina.
| Frecuencia de Pago | Horas máximas permitidas |
|---|---|
| Semanal | 168 horas (24 horas × 7 días). |
| Quincenal | 744 horas (24 horas × 31 días). |
| Mensual | 744 horas (24 horas × 31 días). |
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica al Tipo de Nómina (por ejemplo "Nómina Ordinaria Mensual" o "Nómina Operativa Semanal"). No puede repetirse. |
| Frecuencia de Pago | Quincenal, Mensual o Semanal. Define cada cuánto se paga a los empleados de este tipo y no se puede modificar después de crear el registro. |
| Horas | Las horas laborables del período (de la semana si es Semanal, del mes si es Quincenal o Mensual). Se usan para calcular el valor de la hora. |
| Clave de Nómina TSS | Código de la nómina al que pertenece el trabajador ante la Tesorería de la Seguridad Social. Se usa para generar el archivo de autodeterminación de la TSS (República Dominicana). |
| Notas | Texto libre para documentar internamente el uso de este Tipo de Nómina. |
| Restringir usuarios | Si se activa, solo los usuarios que marques en la tabla de usuarios podrán ver los documentos relacionados con este Tipo de Nómina. |
Restricción de acceso por usuario
Los datos de nómina son especialmente sensibles, por lo que AdmCloud te permite limitar quién puede ver la información de cada Tipo de Nómina. Al activar "Restringir los usuarios que pueden visualizar este Tipo de Nómina", aparece una tabla con tus empleados con acceso al sistema; marca los que deban tener acceso y deja sin marcar el resto. Si nadie más está marcado, solo esos usuarios podrán consultar la lista, el detalle y los documentos ligados a ese Tipo de Nómina; un usuario sin acceso que intente abrirlo directamente recibirá un mensaje de acceso denegado.
Esta tabla de restricción de usuarios solo está disponible en el plan Premium Plus Payroll, o en el plan Enterprise con el módulo de Nómina y la función de restricción de nómina ("Payroll Billing") activados para tu compañía. Si tu plan no la incluye, el campo simplemente no aparece en la pantalla.
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio y no puede repetirse entre distintos Tipos de Nómina.
- Las Horas no pueden quedar en cero.
- Las Horas no pueden superar el máximo permitido según la frecuencia (168 para Semanal; 744 para Quincenal o Mensual).
- Una vez creado el registro, no se puede cambiar la Frecuencia de Pago; si necesitas otra frecuencia, crea un Tipo de Nómina nuevo.
- No se puede eliminar un Tipo de Nómina si tiene Períodos de Nómina, transacciones de nómina o transacciones generales ya registradas en su nombre; el sistema te mostrará el listado de los documentos que lo están usando.
Disponibilidad
- Esta pantalla forma parte del módulo de Nómina, disponible con el plan Premium Plus Payroll, o con el plan Enterprise con el módulo de Nómina activado para tu compañía.
- Requiere el permiso "Configuración" del módulo de Administración del Sistema en tu grupo de usuarios, tanto para ver el listado como para crear, editar o eliminar Tipos de Nómina.
- La restricción de acceso por usuario (la tabla de "Usuarios") solo aparece si tu plan incluye la función de restricción de nómina, disponible en Premium Plus Payroll o en Enterprise con esa función activada.
Consejos y errores comunes
Define primero cuántos Tipos de Nómina necesitas realmente. Antes de crear varios, piensa en cuántas frecuencias de pago distintas manejas en tu empresa; normalmente basta con un Tipo de Nómina por cada combinación de frecuencia y grupo de empleados que pagas por separado.
"No está permitido cambiar la frecuencia de pago de un Tipo de Nómina". Este mensaje aparece si, al editar, intentas cambiar la Frecuencia de Pago. Si te equivocaste al crearlo y aún no tiene Períodos ni transacciones asociadas, elimínalo y crea uno nuevo con la frecuencia correcta.
"No puede borrar este registro, los siguientes registros dependen de él". Indica que ese Tipo de Nómina ya tiene Períodos de Nómina o transacciones registradas. Revisa el listado que te muestra el sistema; solo podrás eliminarlo si primero eliminas o reasignas esos documentos dependientes.
Después de crear un Tipo de Nómina, recuerda ir a Períodos de Nómina para definir sus rangos de fechas; sin al menos un período creado no podrás generar una Nómina para ese tipo.