Todas las Compras
Todas las Compras es una pantalla que reúne, en un solo listado, los cuatro tipos de documentos relacionados con tus compras: Facturas de Proveedores a Crédito, Compras con Recepción, Informes de Gasto y Pagos a Cuenta. No es un tipo de documento nuevo: cada fila sigue perteneciendo a su propia pantalla; esta vista solo te ahorra tener que abrir cuatro pantallas distintas para revisar todo lo que has registrado en compras.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando necesitas revisar o buscar información sobre tus compras sin importar en qué pantalla se registró cada documento, "Todas las Compras" te muestra todo junto, ordenado por fecha, con filtros comunes a los cuatro tipos. Los documentos que reúne son:
- Compra a Crédito (Factura de Proveedor a Crédito): la deuda que registras con un proveedor.
- Compra con Recepción: la entrada de mercancía o servicio con su propia recepción.
- Informe de Gasto: gastos menores o viáticos, reembolsables a un empleado o pagados de inmediato.
- Pago a Cuenta: una salida de dinero que se afecta directamente contra una cuenta contable, sin pasar por una factura.
Desde aquí puedes además crear nuevos documentos de cualquiera de estos cuatro tipos, imprimir sus reportes y eliminarlos, todo sin salir de esta pantalla.
Cómo se usa
- Abre Todas las Compras desde el menú principal.
- Filtra opcionalmente por fecha desde/hasta, subsidiaria, ubicación, proveedor, artículo, número de documento, referencia o NCF, y pulsa Actualizar para refrescar el listado.
- Para crear un documento nuevo, usa el botón Nuevo y elige el tipo (Compra a Crédito, Compra con Recepción, Informe de Gasto o Pago a Cuenta); la pantalla correspondiente se abre en una pestaña nueva.
- Para editar un documento existente, haz clic en su enlace de la fila; te lleva a la pantalla propia de ese tipo de documento. Si el documento está anulado, verás la etiqueta "Anulado" en lugar de un enlace, y no podrás editarlo desde aquí.
- Para eliminar, marca la casilla de una o varias filas (o usa "seleccionar todo" para las filas visibles en la página actual) y pulsa el botón de eliminar; cada documento se borra de forma individual, respetando los permisos de su propio tipo.
- Para imprimir, usa el menú Reportes y elige el tipo de documento que necesitas.
- Personaliza qué columnas ver, en qué orden, con el selector de columnas junto al listado; tu configuración se guarda para que la vuelvas a usar la próxima vez.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo de Documento | Indica cuál de los cuatro tipos es esa fila (Compra a Crédito, Compra con Recepción, Informe de Gasto o Pago a Cuenta). |
| No. Documento | Número del documento; enlaza a su pantalla de detalle correspondiente. |
| Fecha | Fecha del documento, usada también para ordenar el listado (más reciente primero). |
| Proveedor | Proveedor asociado al documento. En Informes de Gasto se toma del campo de proveedor del gasto; en los demás tipos, del proveedor registrado en el encabezado. |
| Ubicación | Ubicación donde se registró el documento. |
| Subsidiaria | Solo visible si tu compañía tiene subsidiarias activadas. |
| NCF | Número de Comprobante Fiscal del documento, solo visible si tu compañía usa documentos fiscales. |
| Referencia | Texto libre de referencia que se haya digitado en el documento. |
| Moneda / Monto | Moneda y monto total del documento. |
| Tasa de Cambio | Tasa de cambio usada en el documento (columna oculta por defecto). |
| Notas | Notas internas del documento (columna oculta por defecto). |
| Fecha de Creación | Fecha y hora en que el documento fue creado en el sistema (columna oculta por defecto). |
Disponibilidad y permisos
- Esta pantalla solo aparece en el menú si el módulo Compras está activo para tu compañía.
- Para poder abrir "Todas las Compras" necesitas tener permiso de consulta sobre los tres tipos de documento a la vez: Facturas de Proveedor a Crédito, Informes de Gasto y Pagos a Cuenta. Si te falta el permiso de solo uno de ellos, no podrás entrar a esta pantalla consolidada, aunque sí puedas seguir usando las pantallas individuales de los tipos que sí tienes permitidos.
- Ten en cuenta que "Pago a Cuenta" se administra con un permiso de Banca, e "Informe de Gasto" con un permiso de Contabilidad; aunque todo aparezca bajo la etiqueta "Compras", los permisos de esos dos tipos no se gestionan como permisos de Cuentas por Pagar.
- Las columnas Subsidiaria y NCF solo se muestran si tu compañía tiene subsidiarias o documentos fiscales activados, respectivamente.
Consejos y errores comunes
"No veo la opción 'Todas las Compras' en el menú". Verifica que el módulo Compras esté activo para tu compañía y que tengas permiso de consulta simultáneamente sobre Facturas de Proveedor a Crédito, Informes de Gasto y Pagos a Cuenta; si te falta alguno de los tres, el menú no se muestra.
Los documentos anulados no se ocultan de este listado: se muestran con la etiqueta "Anulado" en lugar de un enlace de edición, para que sigas teniendo un historial completo.
Esta pantalla no reemplaza las pantallas propias de cada tipo de documento: es un atajo para consultarlos juntos. Para crear, editar o imprimir un documento siempre terminarás en la pantalla específica de ese tipo, la cual se abre en una pestaña nueva.
Si sueles revisar siempre las mismas columnas, guarda tu configuración de columnas una vez y evítate repetir el ajuste cada vez que entres a esta pantalla.