Entrada Masiva de Horas

¿Qué es y para qué sirve?

En lugar de abrir el Registro de Horas de cada empleado por separado, esta pantalla te deja armar una sola tabla con todos los empleados de una fecha, un tipo de nómina y (opcionalmente) un supervisor, indicando para cada uno cuántas horas de cada tipo trabajó (normales, extra, nocturnas, etc., según los tipos de hora que tu empresa tenga habilitados para captura masiva), además del servicio, la unidad y los centros de costo que apliquen.

Cada línea de empleado nace en estado Pendiente y no genera ningún registro de horas por sí sola. Un usuario con permiso de autorización debe revisar y Autorizar las líneas (una, varias o todas a la vez); en ese momento AdmCloud crea, por cada combinación de empleado y centro de costo, un Registro de Horas ya autorizado, y enlaza esa línea al documento generado. Las líneas también se pueden Rechazar o devolver a Pendiente de Autorizar si se rechazaron por error.

El listado principal tiene dos formas de verse, sin salir de la pantalla: Todos (una fila por documento de entrada masiva, con columnas personalizables) y Pendientes de Autorizar (una fila por empleado, mostrando el detalle de horas de cada uno para autorizar en bloque). Puedes alternar entre ambas con los enlaces sobre la tabla.

Cómo se usa

1. Crea un nuevo documento con el botón "Nuevo" e indica su Sucursal, Fecha, Tipo de Nómina y, si aplica, el Supervisor responsable y la Fecha de Aplicación (la quincena o período al que se van a aplicar estas horas).
2. Agrega una línea por cada empleado: escribe o busca el Empleado; AdmCloud completa automáticamente su Contrato de Trabajo activo y, si el contrato los tiene definidos, la ubicación, línea de negocio, departamento, división y proyecto.
3. Digita las horas de cada tipo en las columnas correspondientes (por ejemplo "Horas Extra 25%"). Debes indicar al menos un tipo de hora con cantidad mayor a cero por cada empleado.
4. Completa el Servicio y la Unidad si tu empresa distribuye estas horas contra un servicio específico, y ajusta la Cantidad y los centros de costo si el empleado trabajó en uno distinto al de su contrato.
5. Marca "Almuerzo" si a ese empleado le corresponde el subsidio de almuerzo ese día (requiere tener configurado el concepto y monto del subsidio en Preferencias de Nómina).
6. Guarda el documento. Todas las líneas quedan en estado Pendiente.
7. Autoriza las líneas desde el detalle del documento o desde la variante "Pendientes de Autorizar" del listado: marca las casillas de los empleados a aprobar y usa Autorizar. AdmCloud crea el Registro de Horas (y la novedad de almuerzo, si aplica) por cada empleado autorizado.

Capacidades principales

• Autorización individual o masiva: selecciona una o varias líneas de empleado (incluso de distintos documentos) y autorízalas, recházalas o devuélvelas a pendiente en un solo paso.
• Procesamiento en segundo plano para lotes grandes: si autorizas más de 5 empleados a la vez, AdmCloud encola el trabajo y lo procesa en la pantalla de Procesos, para no bloquear tu sesión.
• Columnas personalizables en el listado "Todos": elige y ordena qué columnas ver (sucursal, número, referencia, fechas, tipo de nómina, supervisor, estado, creado por) y guarda tus configuraciones favoritas.
• Reportes dedicados: "Resumen de Horas Trabajadas por Empleado" y un reporte "Detallado", ambos filtrables por fecha, sucursal, supervisor, ubicación, departamento, división, línea de negocio, proyecto y empleado.
• Adjuntos: puedes adjuntar archivos de soporte (por ejemplo, la hoja de horas firmada) a cada documento.
• Campos y formularios personalizados: puedes agregar tus propios campos al formulario, si tu plan lo permite.

Validaciones al guardar y autorizar

• No se permite registrar en sucursales marcadas como solo lectura.
• El Tipo de Nómina es obligatorio y debe ser uno válido.
• La Fecha de Aplicación es obligatoria y no puede exceder el límite de días configurado en Preferencias de Nómina para la quincena correspondiente (primera o segunda mitad del mes).
• No se permite duplicar una entrada para el mismo empleado, la misma fecha, la misma ubicación y el mismo supervisor mientras exista otra entrada vigente (no rechazada) con esos mismos datos.
• Cada línea de empleado debe tener al menos un tipo de hora con cantidad mayor a cero.
• El empleado, el contrato de trabajo, el servicio, la unidad, la ubicación, la línea de negocio, el departamento, la división y el proyecto indicados deben existir y estar activos.
• Una vez guardado, la sucursal del documento no se puede modificar.
• No se puede cambiar el Tipo de Nómina si el documento ya tiene al menos una línea autorizada.
• Una línea ya autorizada queda de solo lectura: no se puede editar, volver a autorizar, ni el documento completo se puede eliminar o anular mientras tenga líneas autorizadas.
• No se pueden seleccionar líneas ya autorizadas para autorizar, rechazar o devolver a pendiente de nuevo.
• El subsidio de almuerzo requiere configuración previa: si autorizas una línea con "Almuerzo" marcado, Preferencias de Nómina debe tener definido el concepto y el monto del subsidio; de lo contrario la autorización se rechaza con un mensaje explicando qué falta configurar.

Campos clave

Disponibilidad

• Requiere el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo para tu empresa.
• Además, esta función debe estar habilitada como función especial para tu cuenta; si no la ves disponible, solicítala a soporte.
• El acceso se controla con el permiso "Entrada Masiva de Horas por Lote"; el nivel de "Autorizar" de ese mismo permiso controla quién puede aprobar, rechazar o devolver a pendiente las líneas de empleado.

Consejos y errores comunes