Solicitudes de Transferencia de Ubicación

¿Qué es y para qué sirve?

Cada solicitud indica de qué Ubicación sale el inventario, hacia cuál Ubicación va, y qué artículos y cantidades se necesitan trasladar. Antes de mover cualquier existencia, la solicitud debe quedar autorizada: cualquier usuario con el privilegio de autorizar puede aprobarla o rechazarla. Solo cuando está autorizada se habilitan los botones para generar el Despacho (salida del almacén de origen) y la Recepción (entrada al almacén de destino) correspondientes.

Puedes crear una solicitud en blanco, o generarla automáticamente a partir de otro documento: desde una Orden de Producción (copiando su materia prima), desde una Solicitud de Servicio (copiando sus artículos), o desde el reporte de Nivel de Reorden, cuando conviene reabastecer una Ubicación con existencia de otra en lugar de comprarla. Cuando la solicitud viene de uno de estos documentos y las cantidades pedidas no superan a las del documento de origen, AdmCloud la autoriza automáticamente, sin esperar la revisión manual.

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Cómo crear una solicitud paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Nueva. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Solicitudes de Transferencias de Inventario. La subsidiaria y la Ubicación de origen se completan con los valores por defecto de tu sesión; puedes cambiarlos.
2. Elige la Ubicación de origen (de dónde sale el inventario) y la Ubicación de destino (a dónde llega). Ambas deben pertenecer a la misma subsidiaria de la solicitud y no pueden ser la misma Ubicación.
3. Agrega los artículos que necesitas trasladar, con su cantidad y unidad de medida. Si tu plan tiene Atributos activos, también puedes indicar la variante (por ejemplo, Color o Talla) de cada línea.
4. Agrega una Referencia o notas si necesitas dar contexto adicional, y adjunta algún archivo de respaldo si aplica.
5. Guarda. La solicitud queda numerada automáticamente y en estado Pendiente de autorizar (salvo que se haya generado desde otro documento y no exceda sus cantidades, en cuyo caso queda autorizada de inmediato); el sistema notifica a los usuarios encargados de autorizar.

Flujo de autorización

• Pendiente de autorizar: estado inicial de toda solicitud nueva, o al editar una ya autorizada o rechazada (cualquier cambio la vuelve a poner pendiente).
• Autorizar: disponible para quien tenga el privilegio de autorizar sobre este permiso.
• Rechazar: disponible para quien tenga el privilegio de autorizar o el de editar.
• Volver a pendiente: revierte una decisión ya tomada, por si se autorizó o rechazó por error; disponible bajo las mismas condiciones que Rechazar.

Despacho y Recepción

Una vez la solicitud está autorizada, se habilitan los botones Despachar y Recibir:

• Despachar te lleva a crear el Despacho de la Ubicación de origen, con referencia a esta solicitud, para registrar la salida física del inventario.
• Recibir te lleva a crear la Recepción en la Ubicación de destino, también con referencia a esta solicitud, para registrar la entrada del inventario ya trasladado.

Campos clave

Validaciones al guardar

• La Ubicación de origen y la de destino deben pertenecer a la misma subsidiaria que la solicitud.
• La Ubicación de origen no puede ser igual a la de destino.
• Debes agregar al menos un artículo a la solicitud.
• Cada artículo de tipo inventario debe tener una unidad de medida válida dentro de su plan de unidades.
• No se admiten artículos de tipo Kit en esta transacción.
• No puedes agregar artículos inactivos, ni al crear la solicitud ni al editarla: el buscador de artículos no los ofrece y el sistema rechaza el guardado si llegan por otra vía. Si un artículo se inactiva después de registrada la solicitud, la línea que ya estaba guardada se conserva y el campo Artículo de esa línea queda bloqueado (al posar el cursor sobre él verás la explicación). Puedes seguir editando los demás campos de la línea —cantidad, unidad, comentarios— o eliminar la línea completa; lo que no puedes es cambiar ese artículo por otro, ni volver a agregarlo en una línea nueva.
• Si indicas un Depósito (Bin) en una línea, debe pertenecer a la Ubicación de origen seleccionada.
• El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
• El número del documento no puede cambiar al editar, y cualquier edición vuelve a poner la solicitud en estado Pendiente de autorizar.
• No puedes eliminar una solicitud que ya tenga un Despacho o una Recepción generados a partir de ella; en ese caso, anúlala en vez de eliminarla.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Solicitudes de Transferencias de Inventario", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y autorizar.
• Esta función requiere que tu empresa tenga activo el módulo de Inventario Avanzado o el módulo adicional específico de Solicitudes de Transferencia de Ubicación. Si no la ves en el menú de Inventario, contacta a soporte para confirmar que el módulo esté activo en tu cuenta.
• Los campos de Atributos (variantes) solo aparecen si tu plan tiene el módulo de Inventario Avanzado, y el campo Asignado a solo aparece si tu empresa usa el módulo de Gestión de Almacenes (WMS).

Consejos y errores comunes