Grupos de Contratos Laborales
Un Grupo de Contratos Laborales es una plantilla reutilizable de conceptos de nómina (beneficios y descuentos) que configuras una sola vez y luego vinculas a muchos contratos de trabajo de tus empleados. En lugar de repetir las mismas líneas de salario, beneficio o descuento en cada contrato, las armas una vez en el grupo; cada Contrato de Trabajo que apunta a ese grupo toma automáticamente sus conceptos al generar la nómina. Si luego cambias un monto en el grupo, todos los contratos vinculados se benefician del cambio en la próxima corrida de nómina, sin tener que editar empleado por empleado.
¿Qué es y para qué sirve?
Las empresas que contratan a muchos empleados bajo las mismas condiciones (los mismos beneficios base, los mismos descuentos recurrentes, los mismos bonos fijos) no necesitan repetir esa configuración en el Contrato de Trabajo de cada uno. Un Grupo de Contratos Laborales te permite definir ese conjunto de conceptos una sola vez, como una plantilla con nombre (por ejemplo, "Personal de Ventas Estándar" u "Operarios de Almacén"), y luego simplemente seleccionar ese grupo en el contrato de cada empleado. A partir de ahí, generar la nómina de esos empleados incluye automáticamente los conceptos del grupo junto con lo que esté definido directamente en su contrato individual.
Los grupos también son útiles para empresas de outsourcing/gestión de nómina que administran la nómina de un cliente y necesitan cobrarle por el servicio: cuando la Facturación de Nómina está activa, cada línea de concepto del grupo puede llevar su propio porcentaje o cuota fija a facturarle al cliente.
Cómo se usa
- Abre el listado de Grupos de Contratos Laborales y pulsa Nuevo.
- Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, elige la Subsidiaria.
- Indica una Descripción (el nombre por el que vas a reconocer el grupo), su Tipo de Nómina y su Moneda.
- En la pestaña de Conceptos, agrega una línea por cada concepto de tu catálogo de Conceptos de Beneficios y Descuentos. Para los conceptos con método de cálculo de Monto Fijo, indica la Cantidad, la Unidad y el Monto que debe aplicar el grupo.
- Marca Quincena 1 y/o Quincena 2 en cada línea para controlar si ese concepto se incluye en la primera, la segunda o ambas nóminas quincenales (aplica cuando la frecuencia del tipo de nómina es quincenal).
- Si tu empresa tiene activa la Facturación de Nómina, completa el % a Facturar a Cliente, la Cuota Fija y/o el % de Comisión en cada línea, para que este concepto se tome en cuenta al facturarle a tu cliente el servicio de nómina.
- Adjunta algún archivo de respaldo si lo necesitas, y guarda. El grupo necesita al menos una línea de concepto.
- En el Contrato de Trabajo de cada empleado, selecciona este grupo en el campo correspondiente; la moneda del contrato se completa automáticamente a partir del grupo. Desde ese momento, los conceptos del grupo se combinan con los propios del contrato cada vez que se genera la nómina de ese empleado.
Campos clave
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Subsidiaria | Subsidiaria a la que pertenece el grupo. Obligatoria solo si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas; no se puede cambiar después de guardar. |
| Descripción | Nombre que identifica al grupo en el listado y al seleccionarlo desde un Contrato de Trabajo. Obligatoria. |
| Tipo de Nómina | Tipo de nómina para el que están pensados los conceptos de este grupo (por ejemplo, quincenal o mensual). Obligatorio; no se puede cambiar después de guardar. |
| Moneda | Moneda en que se expresan los montos del grupo. Obligatoria; no se puede cambiar después de guardar. |
| Concepto | Concepto del catálogo de Beneficios y Descuentos (Ingreso, Deducción, Pago de Empresa o Provisión) que compone esta línea. Obligatorio por línea. |
| Cantidad / Unidad / Monto | Editables para conceptos con método de cálculo de Monto Fijo; se usan para calcular el monto del concepto en cada empleado vinculado a través del grupo. |
| Quincena 1 / Quincena 2 | Si el concepto aplica a la primera, la segunda o ambas quincenas de una nómina quincenal. |
| % a Facturar a Cliente / Cuota Fija / % de Comisión | Solo se muestran con la Facturación de Nómina activa. Definen cómo se le factura este concepto al cliente para el que se está corriendo la nómina. |
Validaciones al guardar
- La Descripción, el Tipo de Nómina y la Moneda son obligatorios, y el Tipo de Nómina y la Moneda deben existir y no estar anulados.
- El documento debe tener al menos una línea de concepto válida; no se puede guardar en blanco.
- El porcentaje a facturar o el porcentaje de comisión de una línea no puede ser negativo.
- Una vez creado el grupo, no se pueden cambiar su Subsidiaria, Moneda ni Tipo de Nómina.
- No se puede crear ni editar un grupo en una subsidiaria marcada como de solo lectura.
- No se puede eliminar un grupo mientras existan Contratos de Trabajo vinculados a él; primero desvincula esos contratos (asígnalos a otro grupo o quítales el vínculo) antes de eliminarlo.
Disponibilidad
- Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo en tu compañía; si no está disponible, la pantalla muestra el mensaje de función no disponible para esta edición.
- Requiere el permiso "Grupos de Contratos Laborales" de Nómina en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar o eliminar según la acción).
- Las columnas de facturación (% a Facturar a Cliente, Cuota Fija, % de Comisión) y los campos correspondientes del formulario solo aparecen si tu empresa también tiene activo el módulo adicional de Facturación de Nómina.
- El campo Subsidiaria solo aparece si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
- Si un Tipo de Nómina restringe qué usuarios pueden usarlo, solo podrás trabajar con los grupos cuyo Tipo de Nómina tengas permitido.
- Si tu empresa usa campos personalizados de transacciones de nómina, solo los marcados como visibles en Grupos de Contratos Laborales aparecen en esta pantalla.
Consejos y errores comunes
Usa grupos cuando varios empleados comparten la misma configuración. Si te encuentras capturando los mismos conceptos en muchos contratos, mueve esa configuración a un grupo; de ahí en adelante solo tendrás que actualizarla en un solo lugar.
Duplica un grupo existente desde su pantalla de detalle cuando necesites una plantilla muy similar con solo algunos montos distintos, en lugar de crearla desde cero.
¿No puedes eliminar un grupo? AdmCloud bloquea la eliminación mientras algún Contrato de Trabajo siga apuntando a él, y te muestra cuáles. Reasigna o desvincula esos contratos primero.
Recuerda que los montos de una línea de concepto se interpretan como semanales si el Tipo de Nómina del grupo es semanal, o como mensuales si es quincenal o mensual; la misma regla que siguen los Contratos de Trabajo vinculados.