Solicitudes de Despacho

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Solicitud de Despacho indica quién solicita, desde qué almacén (Ubicación) y qué artículos necesita, en qué cantidad. Antes de que el almacén entregue algo, la solicitud pasa por un flujo de autorización: su supervisor (o cualquier usuario con el privilegio de autorizar) la aprueba o la rechaza. Una vez autorizada, puede convertirse en un despacho real de suministros desde el almacén, y el sistema va llevando la cuenta de cuánto de cada línea ya se entregó.

La solicitud puede crearse en blanco o generarse automáticamente a partir de un Plan de Mantenimiento Preventivo: en ese caso, el equipo y los materiales del plan se copian a la solicitud y el campo de equipo queda fijo, para asegurar que solo se despachen los repuestos correctos para esa máquina.

Pantallas del área

Cómo crear una solicitud de despacho paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Solicitudes de Despacho. El solicitante se completa automáticamente con tu usuario, y la subsidiaria y la ubicación con los valores por defecto de tu sesión; puedes cambiarlos.
2. Elige la Ubicación desde donde quieres que se despachen los artículos. Debe pertenecer a la misma subsidiaria de la solicitud.
3. Indica el Solicitante (empleado) si necesitas pedirla a nombre de otra persona; de él depende quién recibe la solicitud para autorizarla (su supervisor).
4. Agrega los artículos que necesitas, con su cantidad y unidad de medida. Si tu empresa tiene activo el módulo de Mantenimiento y la solicitud está vinculada a un equipo, puedes (o debes, según la configuración de tu empresa) indicar el equipo por cada línea.
5. Agrega notas o adjuntos si necesitas dar contexto adicional o adjuntar un documento de respaldo.
6. Guarda. La solicitud queda numerada automáticamente y en estado Pendiente de autorizar; el sistema notifica al supervisor del solicitante para que la revise.

Flujo de autorización

• Pendiente de autorizar: estado inicial de toda solicitud nueva, o al editar una ya autorizada o rechazada (cualquier cambio la vuelve a poner pendiente).
• Autorizar: disponible para quien tenga el privilegio de autorizar sobre este permiso, o para el supervisor directo del solicitante. Al autorizar, se notifica al solicitante y la solicitud queda lista para despacharse.
• Rechazar: igual de disponible que Autorizar (o para quien tenga el nivel de "editar"); notifica al solicitante que su solicitud fue rechazada.
• Volver a pendiente: revierte una decisión ya tomada, por si se autorizó o rechazó por error.

Despacho y estado de la orden

Solo cuando la solicitud está autorizada se habilita el botón Despachar, que te lleva a crear el Despacho de Suministros correspondiente desde el almacén, contra las líneas de esta solicitud. A medida que se despachan las cantidades, la solicitud muestra su estado de orden:

• Pendiente: aún no se ha despachado nada.
• Parcial: se despachó parte de las cantidades solicitadas.
• Despachado: se entregó todo lo solicitado.
• Recolectado: los artículos ya fueron recogidos por el solicitante (flujo con WMS).
• Backorder: quedó pendiente de surtir por falta de existencia.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Solicitante requerido y debe corresponder a un empleado activo (no anulado).
• Subsidiaria requerida si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
• La Ubicación debe pertenecer a la misma subsidiaria que la solicitud.
• Debes agregar al menos un artículo a la solicitud.
• Cada artículo de tipo inventario debe tener una unidad de medida válida dentro de su plan de unidades.
• El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
• Si tu empresa tiene activa la preferencia "Requerir Equipo Al Despachar Suministros En Detalle", cada línea de artículo debe indicar un equipo.
• Si la solicitud está vinculada a un Plan de Mantenimiento Preventivo, todas las líneas con artículo deben usar el mismo equipo del plan; el sistema rechaza el guardado si alguna línea tiene un equipo diferente.
• El número del documento no puede cambiar al editar, y cualquier edición vuelve a poner la solicitud en estado Pendiente de autorizar.

Reportes

Desde el menú Reportes del listado puedes generar un Reporte Resumido (una fila por solicitud) o un Reporte Detallado (una fila por línea de artículo), ambos filtrables por fecha, subsidiaria, ubicación, departamento, división, prioridad, solicitante y estado de autorización, e imprimibles en formato vertical u horizontal.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Solicitudes de Despacho", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y autorizar.
• El permiso "Solicitudes de Despacho - Mis subordinados" limita el listado a las solicitudes propias y a las de tus subordinados. Aplica a quienes tienen este permiso y no tienen "Solicitudes de Despacho" en Consultar; quienes sí lo tienen ven todas las solicitudes. Con su nivel Autorizar puedes autorizar, rechazar y marcar como pendientes solo las solicitudes de tus subordinados. Este permiso se asigna en el Grupo de usuario.
• Esta función requiere que tu empresa tenga activo el módulo adicional de Mantenimiento de Equipos y que AdmCloud haya habilitado la función de Solicitudes de Despacho para tu compañía. Si no la ves en el menú de Inventario, contacta a soporte para confirmar que ambas condiciones estén activas.
• Si tu empresa activó la preferencia de Configuración de la Empresa "Requerir Equipo Al Despachar Suministros En Detalle", el campo Equipo será obligatorio en cada línea de artículo tanto aquí como en el Despacho de Suministros.

Consejos y errores comunes