Órdenes de Compra

¿Qué es y para qué sirve?

Usa una Orden de Compra cuando quieras dejar constancia formal de lo que le pediste a un proveedor antes de recibir la mercancía o la factura. Te sirve para:

• Enviarle al proveedor un documento imprimible con el detalle exacto de tu pedido.
• Someterla a un flujo de autorización interno antes de comprometer el gasto.
• Dar seguimiento a si ya te entregaron lo pedido (pendiente, parcial o recibido).
• Servir de origen para generar después una Compra con Recepción o una Factura de Proveedor a Crédito.
• Compararla contra tu Presupuesto, si tu compañía usa el módulo de Presupuesto.

Una Orden de Compra también puede generarse automáticamente a partir de otro documento:

• Desde una Orden de Venta: útil para compras de "drop-shipping", donde el proveedor envía la mercancía directamente al cliente final.
• Desde una Solicitud de Compra (Purchase Request) ya autorizada: la Orden de Compra hereda proveedor, moneda, condiciones de pago, ubicación, departamento, división, clase de artículo, referencia, prioridad y notas de la solicitud.

La Orden de Compra tiene dos estados independientes que conviene no confundir: el Estado de Autorización (Borrador, Pendiente, Autorizada o Rechazada) indica si ya fue aprobada internamente; el Estado de la Orden (Pendiente de Recepción, Parcialmente Recibida, Recibida) indica cuánto de lo pedido ya te ha entregado el proveedor.

Cómo se usa

1. Abre Órdenes de Compra desde el menú de Compras.
2. Usa las pestañas Todas, Pendientes de Autorizar y Borrador para ubicar rápidamente el grupo de órdenes que necesitas revisar.
3. Con Xchange, en Todas un filtro muestra solo lo pendiente de enviar y un botón permite enviarlas en lote.
4. Pulsa Nuevo para crear una Orden de Compra en blanco, o ábrela desde una Orden de Venta o una Solicitud de Compra ya autorizada para que se genere con los datos precargados.
5. Si tu compañía tiene habilitado el reconocimiento de documentos (OCR), puedes adjuntar la cotización o el PDF del proveedor para que varios campos (referencia, proveedor, moneda, condiciones de pago, tasa de cambio) se completen automáticamente; siempre revisa que la información importada sea correcta antes de guardar.
6. Completa el proveedor, la ubicación, la moneda y agrega las líneas de artículos o servicios con su cantidad y precio; luego guarda el documento.
7. Si tu grupo de usuarios requiere autorización, la orden queda pendiente hasta que el usuario asignado como autorizador la apruebe o la rechace desde la pantalla de detalle.
8. Antes de crear la orden, usa la pantalla de Análisis (disponible desde una orden ya guardada) para revisar el último precio pagado por cada artículo y el inventario disponible en la ubicación.
9. A medida que el proveedor te va entregando la mercancía mediante Compras con Recepción vinculadas a esta orden, el Estado de la Orden se actualiza solo (Pendiente de Recepción, Parcialmente Recibida o Recibida). Si no vas a rastrear la recepción línea por línea, puedes forzar el estado manualmente con los botones Marcar Pendiente de Recepción y Marcar como Recibida en la pantalla de detalle.
10. Para imprimir, usa el botón de imprimir del documento; puedes elegir entre varios formatos predefinidos o una plantilla HTML personalizada configurada por tu compañía. El documento impreso incluye un código de barras/QR que el proveedor puede escanear para verificarlo.
11. Usa Reportes para un resumen o un detalle de tus órdenes de compra, filtrando por proveedor, fecha, subsidiaria, ubicación, departamento, proyecto, artículo o clase de artículo.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El proveedor y la ubicación son obligatorios; la ubicación debe pertenecer a la subsidiaria del documento.
• El proveedor debe estar activo al crear la orden (al editar, solo se exige que no esté anulado).
• La moneda y, si se indican, el departamento y las direcciones de envío/facturación deben existir y estar activos.
• Debe existir al menos una línea con artículo, servicio o descripción; no se permite dejar cantidad o precio en una línea sin artículo ni nombre.
• El porcentaje de descuento de cada línea debe estar entre 0 % y 100 %.
• Si el proveedor exige una cuenta de tránsito de compras específica, todas las líneas con cuenta contable deben usar esa misma cuenta.
• Si tu compañía tiene activado el control de presupuesto, todas las líneas deben tener una cuenta contable asignada.
• Si la orden se generó desde una Orden de Venta o una Solicitud de Compra, el documento origen debe estar autorizado y no anulado.
• El número de documento no se puede modificar una vez creado, y un documento anulado ya no se puede editar (debes usarlo solo de referencia).

Disponibilidad y permisos

• En la edición Enterprise, además del plan, se requiere tener activo el módulo de Núcleo (Core) para tu compañía.
• Necesitas el permiso Órdenes de Compra; los niveles de agregar, editar, eliminar y anular se controlan por separado dentro de ese mismo permiso.
• Aunque no tengas el nivel de edición, puedes seguir editando una orden que te fue asignada como autorizador.
• La importación con reconocimiento de documentos (OCR) requiere el plan Premium o superior, o que tu usuario sea de soporte técnico/partner.
• La validación contra Presupuesto solo aplica si tu compañía usa el módulo de Presupuesto (edición Enterprise).

Consejos y errores comunes