Reportes Laborales
Los Reportes Laborales generan, a partir de tus Contratos de Trabajo y de tus nóminas ya procesadas, la información en el formato exigido por las autoridades laborales, de seguridad social y fiscales de República Dominicana: el Ministerio de Trabajo (DGT-3 y DGT-4), la Tesorería de la Seguridad Social/TSS (Autodeterminación) y la DGII (IR-3). En lugar de armar estos reportes a mano, AdmCloud toma los datos de tus empleados, sus contratos y los conceptos ya calculados en nómina, y entrega tanto la vista previa en pantalla como, para la mayoría de los reportes, el archivo de texto listo para subir al portal de la entidad correspondiente.
¿Qué es y para qué sirve?
La pantalla de Reportes Laborales es un menú que reúne cuatro reportes independientes. Cada empresa ve únicamente los que su proveedor le haya activado:
- DGT-3 · Registro de Planilla de Personal Fijo: lista a los empleados con contrato vigente en el año seleccionado, como "movimiento de ingreso" (novedad de ingreso a la planilla).
- DGT-4 · Registro de Cambios de Personal Fijo: para un mes puntual, reporta los empleados que ingresaron, salieron o tuvieron un cambio de puesto o de salario en ese mes.
- Autodeterminación (TSS): reporta, por empleado y por mes, el salario cotizable a la Seguridad Social, a INFOTEP y el salario sujeto a Impuesto Sobre la Renta (ISR), junto con otras remuneraciones y montos exentos.
- IR-3 · Declaración de Retenciones y Retribuciones Complementarias: muestra un resumen (no un listado de empleados) con los totales de salarios pagados, remuneraciones y el Impuesto Sobre la Renta retenido en el mes.
DGT-3, DGT-4 y Autodeterminación, además de la vista previa en pantalla, permiten descargar un archivo de texto con el formato exacto que exige cada organismo (DGT o TSS) para cargarlo directamente en su portal, sin tener que digitar la información de nuevo. El IR-3 es solo de consulta: no genera archivo, ya que es un resumen para preparar tu propia declaración ante la DGII.
Cómo se usa
- Entra a Reportes Laborales desde el menú de Nómina. Verás únicamente los enlaces de los reportes que tu proveedor tenga habilitados (DGT-3, DGT-4, IR-3 y/o Autodeterminación).
- Elige el reporte que necesitas. Cada uno abre su propia pantalla de filtros; ningún dato se muestra todavía.
- Completa los filtros obligatorios: Año en DGT-3, y Año más Mes en DGT-4, Autodeterminación e IR-3. Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, también puedes (o debes) elegir la Subsidiaria.
- Usa los filtros opcionales para acotar el resultado: Departamento, Clase de Empleado, Ubicación, Tipo de Nómina o Clave de Nómina (TSS), según el reporte.
- Pulsa Actualizar para cargar la tabla en pantalla con los datos que arrojaría el reporte.
- Revisa la tabla y, si todo está correcto, en DGT-3, DGT-4 y Autodeterminación pulsa el enlace de Descargar archivo de texto para obtener el archivo con los mismos filtros ya aplicados. Súbelo tal cual al portal del Ministerio de Trabajo (DGT-3/DGT-4) o de la TSS (Autodeterminación).
- En el IR-3 no hay descarga: usa los ocho totales que muestra la pantalla como base para preparar tu declaración ante la DGII.
Campos clave
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Año / Mes | Período que se va a reportar. DGT-3 solo pide Año (planilla vigente en ese año); los demás piden Año y Mes. |
| Fecha Hasta (DGT-3) | Opcional: limita el reporte a los contratos vigentes hasta esa fecha, en vez de usar el último día del año. |
| Subsidiaria | Solo aparece si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas. En el IR-3 puede ser obligatoria si mezclas monedas entre subsidiarias, para no sumar montos en monedas distintas. |
| Departamento / Ubicación | Filtran por la jerarquía de departamentos o ubicaciones del empleado, incluyendo sus subdepartamentos o sub-ubicaciones. |
| Clase de Empleado | Filtra por la clasificación del empleado (DGT-3 y DGT-4). |
| Tipo de Nómina | Filtra por el tipo de nómina del contrato (Autodeterminación e IR-3). |
| Clave de Nómina (TSS) | Filtra por el código de nómina registrado ante la TSS (Autodeterminación). |
| Tipo de Movimiento (DGT-3/DGT-4) | Calculado automáticamente: "NI" (ingreso) en DGT-3; "NI", "NS" (salida) o "NC" (cambio de puesto o salario) en DGT-4. |
| Salario Cotizable SS / ISR / INFOTEP (Autodeterminación) | Los tres salarios que exige la TSS por empleado: base de Seguridad Social, base de Impuesto Sobre la Renta y base de INFOTEP. |
Validaciones al generar el archivo
- Para generar el archivo de Autodeterminación, cada empleado incluido debe tener Clave de Nómina (TSS), Tipo y Número de Documento; si el tipo de documento es Pasaporte, además son obligatorios Nombres, Primer Apellido, Segundo Apellido, Género y Fecha de Nacimiento.
- Para generar el archivo de DGT-3, cada empleado debe tener Tipo y Número de Documento (o NSS si no tiene documento), Género, Salario mayor a cero, Fecha de Entrada, Código de Ocupación y Puesto.
- El archivo de Autodeterminación exige además el RNC de la empresa (o de la subsidiaria) configurado en Configuración de la Empresa; sin ese dato no se puede generar.
- El IR-3 exige seleccionar una Subsidiaria cuando tu sesión mezcla monedas entre subsidiarias y no consolida por tipo de cambio; de lo contrario, la pantalla te pide elegirla antes de mostrar el resumen.
- Los reportes solo consideran nóminas ya generadas correctamente: las nóminas en proceso o con errores de generación no se incluyen en Autodeterminación ni en el IR-3.
Disponibilidad
- Esta función requiere el plan Premium Plus Nómina o superior, o el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo.
- Solo está disponible para empresas configuradas en República Dominicana, ya que los cuatro reportes siguen los formatos oficiales de sus organismos (Ministerio de Trabajo, TSS y DGII).
- Requiere el permiso "Empleados" de Administración del Sistema en tu grupo de usuarios.
- Cada uno de los cuatro reportes (DGT-3, DGT-4, IR-3 y Autodeterminación) se activa de forma independiente; el enlace correspondiente solo aparece en el menú si tu proveedor lo tiene habilitado. Si no ves ninguno, la opción de Reportes Laborales no aparece en el menú de Nómina.
- El campo Subsidiaria solo aparece si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
Revisa siempre la vista previa antes de descargar. Pulsa "Actualizar" y valida en pantalla que los empleados y montos sean los esperados antes de generar y subir el archivo de texto al portal de la DGT o de la TSS.
¿No aparece el enlace a un reporte? Verifica con tu proveedor que el reporte (DGT-3, DGT-4, IR-3 o Autodeterminación) esté habilitado; cada uno se activa por separado.
Un empleado no aparece en Autodeterminación o DGT-3. Revisa que su Contrato de Trabajo tenga completos los datos obligatorios para el reporte (documento, género, fecha de nacimiento si es pasaporte, salario, fecha de entrada, ocupación y puesto); si falta alguno, el empleado no se incluye o el archivo no se puede generar.
El IR-3 no genera archivo de descarga: es un resumen de consulta para que prepares tu propia declaración de retenciones ante la DGII.