Reglas de Distribución Contable
Las Reglas de Distribución Contable (también llamadas reglas de prorrateo o amortización) te permiten redistribuir automáticamente, mes a mes, el saldo acumulado en unas cuentas y dimensiones origen hacia otras cuentas y dimensiones destino. Se usan, por ejemplo, para prorratear un gasto general (alquiler, servicios, depreciación) entre varios departamentos, sucursales o proyectos, sin tener que dividir manualmente cada asiento todos los meses.
¿Qué son y para qué sirven?
Muchas empresas registran ciertos costos o gastos en una sola cuenta y dimensión (por ejemplo, el alquiler del edificio principal, o la electricidad de toda la planta), aunque en realidad ese costo debería repartirse entre varios departamentos, sucursales, clases de artículo o proyectos según algún criterio. Una Regla de Distribución define una sola vez ese criterio de reparto: de dónde sale el saldo (líneas Origen) y hacia dónde se reparte (líneas Destino, o una cuenta estadística que calcula el reparto automáticamente). Luego, cada mes, solo tienes que ejecutar la regla para generar el asiento de distribución correspondiente.
Regla Estática vs. Regla Dinámica
Al crear una regla eliges entre dos comportamientos distintos:
- Regla Estática: tú defines manualmente las líneas Destino (cuentas y dimensiones que reciben la distribución) y le asignas a cada una un Peso de Distribución (un número relativo, por ejemplo 40, 30 y 30). AdmCloud calcula automáticamente el porcentaje de cada línea sobre el total. El reparto es siempre en las mismas proporciones, mes tras mes, hasta que edites la regla.
- Regla Dinámica: en vez de líneas destino fijas, señalas una Cuenta de Ponderación, que debe ser una Cuenta Estadística (una cuenta contable especial que no maneja dinero, sino unidades: metros cuadrados, número de empleados, kilovatios consumidos, etc.). Cuando ejecutas la regla, AdmCloud revisa los movimientos reales registrados en esa cuenta estadística, por dimensión, durante el mes indicado, y reparte el saldo en proporción a esos valores reales. Así, el reparto se ajusta solo cada mes según la realidad de cada dimensión, sin que tengas que editar pesos manualmente.
Cómo se usa
- Crea la regla. Desde el listado de Reglas de Distribución, usa el botón Nuevo y elige Regla Estática o Regla Dinámica según el comportamiento que necesites.
- Completa los datos generales. Nombre de la regla, Moneda (y Subsidiaria, si tu plan tiene subsidiarias habilitadas). En una regla dinámica, además eliges la Cuenta de Ponderación (cuenta estadística).
- Define las líneas Origen. Agrega una o más líneas indicando la Cuenta contable de la que sale el saldo, y opcionalmente la División, Departamento, Clase de Artículo, Sucursal o Proyecto (solo aparecen las dimensiones que tu empresa tenga habilitadas como centro de costo).
- Define las líneas Destino (solo reglas estáticas). Agrega las cuentas y dimensiones que recibirán la distribución, con su Peso de Distribución. El sistema muestra el porcentaje que representa cada línea sobre el total a medida que las agregas.
- Guarda la regla. Queda disponible en el listado, y puedes marcarla Inactiva más adelante si dejas de usarla.
- Ejecuta la distribución del mes. Ve a Correr Reglas de Distribución (accesible desde el listado), indica el Año y el Mes a distribuir y, opcionalmente, una regla específica (si lo dejas en blanco, se ejecutan todas las reglas activas). Al confirmar, el proceso corre en segundo plano y genera el asiento de distribución con fecha al último día del mes indicado; puedes seguir su avance desde la pantalla de Procesos.
Campos clave
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identifica la regla en el listado; no puede repetirse. |
| Moneda | Moneda de la regla; las cuentas usadas en sus líneas deben coincidir con ella. |
| Subsidiaria | Restringe la regla a una subsidiaria específica (solo si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas). |
| Tipo (Estática / Dinámica) | Se elige al crear la regla y determina si el reparto se hace con Líneas Destino y Peso fijo, o con una Cuenta de Ponderación estadística. |
| Cuenta de Ponderación | Solo en reglas dinámicas: cuenta estadística cuyos movimientos reales del mes determinan la proporción de reparto. |
| Líneas Origen | Cuenta (y dimensiones opcionales) de donde sale el saldo a redistribuir. |
| Líneas Destino | Solo en reglas estáticas: cuenta (y dimensiones opcionales) que recibe la distribución, con su Peso relativo. |
| Inactiva | Oculta la regla de la ejecución masiva sin necesidad de eliminarla. |
| Notas | Comentario libre; columna oculta por defecto en el listado. |
Validaciones al guardar
| Validación | Motivo |
|---|---|
| El Nombre es obligatorio | Identifica la regla en el listado y en los reportes. |
| La Moneda es obligatoria y debe estar vigente | Todas las cuentas usadas en la regla deben poder expresarse en esa moneda. |
| Una regla dinámica exige una Cuenta de Ponderación; una regla estática no puede tenerla | Cada tipo de regla calcula el reparto de forma distinta. |
| La Cuenta de Ponderación debe ser una Cuenta Estadística | Solo una cuenta estadística acumula las unidades (m², empleados, etc.) que sirven de base al reparto. |
| Debe existir al menos una Línea Origen | Sin origen no hay saldo que redistribuir. |
| En reglas estáticas, debe existir al menos una Línea Destino | Sin destino no hay a dónde repartir el saldo. |
| La moneda de cada cuenta usada en las líneas debe coincidir con la moneda de la regla | Evita mezclar saldos expresados en monedas distintas. |
| Las cuentas y dimensiones usadas no pueden estar inactivas o eliminadas | No tendría sentido distribuir hacia una cuenta o dimensión que ya no se usa. |
| El Peso de cada Línea Destino debe ser mayor que cero | Un peso en cero o negativo no representa una proporción válida de reparto. |
Una regla no se puede eliminar si ya existen transacciones (asientos de distribución) que la referencian; en ese caso, primero tendrías que anular o revisar esos asientos.
Disponibilidad
- Esta función requiere el módulo Enterprise "Finanzas Avanzadas" activo en tu compañía (el mismo módulo habilita también las Cuentas Estadísticas y los Centros de Costos Avanzados). Si no está activo, las pantallas muestran el mensaje de función no disponible.
- Las columnas de dimensión (División, Departamento, Clase de Artículo, Sucursal, Proyecto) solo aparecen en las líneas Origen/Destino cuando esa función está habilitada como centro de costo en tu compañía; si no la usas, esa columna permanece oculta.
- La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
"La cuenta X no es una cuenta estadística". Este mensaje aparece cuando intentas usar como Cuenta de Ponderación (regla dinámica) una cuenta contable normal. Ve al Catálogo de Cuentas y verifica que esa cuenta esté clasificada como Cuenta Estadística antes de usarla aquí.
"La moneda de la cuenta no coincide con la de esta caja de distribución". Revisa que todas las cuentas usadas en las líneas Origen y Destino compartan la misma moneda que configuraste en la regla.
No necesitas quedarte esperando. Ejecutar la distribución del mes corre como un proceso en segundo plano; puedes seguir trabajando y revisar su avance más tarde desde la pantalla de Procesos.
Antes de volver a ejecutar la distribución de un mes ya procesado, revisa en Procesos si esa regla y ese período ya se corrieron, para evitar generar asientos de distribución duplicados.