Conciliación Bancaria

¿Qué es y para qué sirve?

Cada conciliación pertenece a una Cuenta Bancaria y a una Fecha del Estado de Cuenta. Al elegir ambas, AdmCloud calcula automáticamente el Saldo Contable de esa cuenta a esa fecha y te muestra todas las transacciones registradas contra ella que todavía no se han conciliado.

Marcas (con un checkbox) las transacciones que ya aparecen efectivas en tu estado de cuenta bancario; las que dejas sin marcar se consideran en tránsito (por ejemplo, un cheque que emitiste pero que el beneficiario todavía no ha cobrado). Con eso, AdmCloud calcula:

• Saldo Conciliado = Saldo del Banco +/- Documentos en Tránsito.
• Diferencia = Saldo Contable − Saldo Conciliado.

Cuando esa Diferencia llega a cero, tu contabilidad y tu banco están cuadrados a esa fecha. La conciliación no modifica los montos de las transacciones existentes: solo marca cuáles quedaron cotejadas con el banco.

Cómo se usa

1. Abre la lista y haz clic en Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Conciliación Bancaria.
2. Elige la Cuenta Bancaria. El selector solo ofrece cuentas activas. Si tu empresa solo tiene una cuenta de banco activa, AdmCloud la selecciona por ti. Una vez guardes la conciliación por primera vez, no podrás cambiarla.
3. Indica la Fecha del Estado de Cuenta (por defecto, el último día del mes anterior) y el Saldo del Banco tal como aparece en tu estado de cuenta bancario a esa fecha.
4. Revisa la lista de transacciones pendientes de conciliar que AdmCloud carga automáticamente para esa cuenta y fecha. Marca las que ya salieron o entraron en tu banco; usa los botones "Seleccionar todo" / "Deseleccionar todo" para acelerar el trabajo.
5. Revisa el resumen de saldos: Saldo del Banco, +/- Documentos en Tránsito = Saldo Conciliado; y Saldo Contable − Saldo Conciliado = Diferencia. Debe quedar en cero.
6. Si falta una transacción (un depósito o un cargo que el banco ya aplicó pero que no registraste), créala sin salir de la pantalla con el botón desplegable Registro rápido (ver más abajo), o ábrela en otra pestaña desde el panel del estado de cuenta importado.
7. Opcional: activa "Mostrar/ocultar estado de cuenta". Muestra en un panel lateral los movimientos que importaste de tu banco (vía Importación de Archivos Bancarios) para que puedas compararlos visualmente y vincular cada uno con su transacción contable.
8. Guarda. Puedes volver a editar la conciliación después si necesitas ajustar el saldo del banco o las transacciones marcadas.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Cuenta bancaria requerida, y no puede estar inactiva al crear o duplicar la conciliación. Al editar una conciliación ya guardada se conserva su cuenta bancaria aunque se haya inactivado después de haberla creado.
• Fecha del Estado de Cuenta requerida.
• Período contable abierto para la fecha del documento (módulo de Banca).
• Al editar, el número del documento y la Cuenta Bancaria no se pueden modificar.
• Cada documento marcado debe existir y no estar anulado.
• Documentos con comprobante fiscal electrónico deben estar firmados antes de poder incluirse en la conciliación (esta validación puede desactivarse solo vía integración API).
• Máximo 5,000 transacciones pendientes de conciliar por cuenta.

Gestión del documento

Desde los detalles de una Conciliación Bancaria ya guardada puedes, según tus permisos:

• Editar la conciliación: reabre la pantalla con las mismas transacciones marcadas, para ajustar el Saldo del Banco o las transacciones cotejadas.
• Eliminar la conciliación, si no tiene otros registros vinculados que lo impidan; al eliminarla, las transacciones que había marcado como cotejadas vuelven a quedar pendientes de conciliar.
• Imprimir la conciliación, con el saldo inicial del período, los depósitos y pagos del mes, y el detalle de las transacciones que aún no se han conciliado a la fecha de corte.

Funciones adicionales según tu configuración

• Registro rápido de depósitos y cargos bancarios: desde el botón "Registro rápido" de la pantalla de conciliación, registra un depósito o un cargo bancario que falta sin abrir otra pantalla, incluyendo centros de costo (División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación) en el cargo bancario, si tu empresa los tiene habilitados como centro de costo.
• Panel de estado de cuenta importado (Bank Feed): muestra los movimientos que importaste con Importación de Archivos Bancarios y te permite vincular o desvincular manualmente cada uno con su transacción contable; puedes filtrar por "Todos", "Sólo sin vincular" o "Sólo vinculados" y por rango de fechas.
• Ajuste automático del signo en cuentas de tarjeta de crédito: una preferencia de tu empresa decide si, al conciliar una tarjeta de crédito, ingresas el Saldo del Banco en positivo (ajuste automático) o en negativo (modo manual clásico).
• Scripts y acciones personalizadas, si tu empresa los configuró para esta pantalla.
• Personalización de columnas del listado: guarda tu propia configuración de columnas visibles en la pantalla de listado.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Conciliación Bancaria" del módulo de Banca, con niveles independientes de ver, agregar, editar y eliminar.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud, como parte del módulo de Banca.
• Con Sucursales habilitadas, cada conciliación pertenece a una sucursal específica y el campo se vuelve obligatorio.
• El ajuste automático del signo para cuentas de tarjeta de crédito se activa o desactiva desde las Preferencias de tu empresa.

Consejos y errores comunes