Facturas Borrador a Crédito

¿Qué es y para qué sirve?

Las facturas borrador existen para separar, en empresas con un equipo dedicado a facturación, el trabajo de preparar una factura del trabajo de emitirla. Una factura borrador puede generarse de dos formas, según cómo vende tu empresa:

• Desde Reservas de Inventario por Facturar. Flujo: Pedido → Reserva de Inventario → Factura Borrador → Factura Final. Se usa cuando tu empresa reserva inventario para un pedido de venta (una Reserva de Inventario) antes de facturarlo; la factura borrador se genera a partir de las reservas que aún están pendientes de facturar.
• Desde Pedidos por Facturar. Flujo: Pedido → Factura Borrador → Factura Final. Se usa cuando tu empresa factura directamente desde el pedido, sin pasar por una reserva de inventario. Un mismo pedido solo puede seguir uno de los dos caminos: una vez vinculado a una reserva de inventario, deja de aparecer en el listado de pedidos disponibles para crear una factura borrador por esta vía, y viceversa.

En ambos casos, cuando la factura borrador está lista, usas la acción Convertir a Factura a Crédito para generar la Factura a Crédito real y definitiva, que es la que efectivamente mueve el inventario, contabiliza el asiento, crea el saldo por cobrar del cliente y, cuando tu país lo exige, el comprobante fiscal.

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Cómo usarla paso a paso

1. Abre el listado y haz clic en Nuevo. Elige Reservas de Inventario por Facturar o Pedidos por Facturar, según cómo tu empresa reserva y factura el inventario. Necesitas el nivel de "adición" del permiso Facturas Borrador.
2. Filtra por ubicación, cliente y moneda (los tres obligatorios) para encontrar las reservas o pedidos pendientes; puedes acotar más el listado por un pedido específico o un rango de fecha del documento.
3. Selecciona las filas a facturar y guarda. El sistema copia los artículos, precios, impuestos, lotes, depósitos, atributos y seriales desde la reserva o pedido de origen hacia la nueva factura borrador, y propone automáticamente el término de pago y el vendedor del cliente.
4. Revisa y completa el borrador desde Editar: ajusta notas, direcciones de facturación/envío o adjunta archivos de soporte. También puedes agregar más reservas o pedidos al mismo borrador con el botón en la pestaña de artículos.
5. Convertirla en factura final. Abre los Detalles del borrador y haz clic en Convertir a Factura a Crédito. El sistema genera la Factura a Crédito real con la fecha de hoy, validando el límite de crédito y las facturas vencidas del cliente antes de confirmarla.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Ubicación, cliente y moneda obligatorios para generar una factura borrador tanto desde reservas como desde pedidos.
• El cliente debe tener un término de pago configurado en su ficha; de lo contrario no se puede crear el borrador.
• Un pedido solo puede usarse una vez. Si intentas crear un borrador directamente desde un pedido que ya está vinculado a una reserva de inventario, una factura, una factura al contado u otra factura borrador, el guardado se bloquea y se indica el número del pedido en conflicto.
• Precio no negativo en cada línea, y un nivel de precio válido si se utiliza uno.
• El período contable correspondiente a la subsidiaria y fecha del documento debe estar abierto.
• Pedido de origen todavía válido: cuando una línea conserva la referencia a su pedido de origen, ese pedido debe existir, no estar anulado, pertenecer a la misma subsidiaria y, si es un pedido de venta, estar autorizado y facturado al mismo cliente.
• Artículo, unidad de medida, esquema de impuesto y retención válidos en cada línea, igual que en un documento de ventas regular.

Gestión del documento

Según tus permisos y si el borrador ya fue convertido o no, puedes:

• Editarla y agregar más reservas o pedidos, siempre que no haya sido convertida en factura final y no esté anulada.
• Eliminarla o anularla, también solo mientras no haya sido convertida; una vez existe una factura final generada desde ella, esas acciones dejan de ofrecerse.
• Convertirla en Factura a Crédito desde su pantalla de Detalles, generando el documento definitivo con numeración fiscal.
• Imprimirla, en el diseño por defecto o en una plantilla HTML personalizada configurada para facturas borrador.
• Ejecutar los reportes detallados desde el listado, tanto para facturas borrador pendientes de convertir como para las facturas a crédito ya generadas a partir de ellas.

Qué ocurre al convertirla

• El sistema copia el cliente, la moneda, los artículos y las direcciones del borrador hacia una Factura a Crédito completamente nueva, con la fecha de hoy, y vincula ambos documentos entre sí.
• Valida el límite de crédito disponible y las facturas vencidas del cliente antes de confirmar la venta, salvo que tu grupo de usuarios tenga los permisos específicos para exceder cada uno de esos controles.
• Si tu empresa tiene activada la aplicación automática de anticipos o los pagos sin aplicar en Recibos de Ingreso, estos se aplican automáticamente a la nueva factura.
• Si la configuración de tu empresa exige que la factura borrador y la factura final compartan el mismo número de documento, la factura a crédito conserva el número del borrador en lugar de tomar uno nuevo.
• Convertir requiere, además del permiso de Facturas Borrador, el nivel de anulación del permiso de Facturas a Crédito: un control adicional, ya que este paso emite un documento fiscal real y definitivo.

Disponibilidad y permisos

• Toda esta área requiere que el plan de tu empresa incluya el módulo de Inventario Avanzado (un módulo adicional de la edición Enterprise) con la función de Reservas de Inventario habilitada. Sin ambos, las pantallas muestran un aviso de "no disponible para tu edición" y la opción del menú queda oculta.
• El acceso se controla con el permiso "Facturas Borrador" del grupo de usuarios, con niveles independientes para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
• Convertir un borrador en factura final requiere además el nivel de anulación del permiso de Facturas a Crédito.
• Con las subsidiarias habilitadas, la columna y el filtro de subsidiaria aparecen en el listado, y los borradores se filtran por la subsidiaria de su ubicación.

Consejos y errores comunes