Recepción de Devolución/Transferencia

¿Qué es y para qué sirve?

A diferencia de una Recepción normal (que casi siempre viene de una Orden de Compra), la Recepción de Devolución/Transferencia nunca es un documento libre: siempre depende de otra transacción que autorizó el movimiento con anticipación. Esto garantiza que solo entre al inventario lo que realmente se autorizó devolver o transferir, y evita que se reciba dos veces la misma mercancía.

El documento origen puede ser uno de estos tres:

• Una Autorización de Devolución de Clientes (RA), cuando un cliente le devuelve mercancía de una venta.
• Una Solicitud de Transferencia de Ubicación, cuando está recibiendo en un almacén lo que se despachó desde otro.
• Un Despacho ya generado, que a su vez está ligado a una de las dos transacciones anteriores.

Cómo se usa

1. Abra la Autorización de Devolución de Clientes, la Solicitud de Transferencia de Ubicación o el Despacho relacionado, y genere la Recepción desde ahí; AdmCloud prellena automáticamente la Localidad, el Proveedor/Cliente y las líneas de artículos con lo pendiente de recibir.
2. Confirme la Localidad donde está entrando la mercancía y, si su empresa tiene Subsidiarias activas, la Subsidiaria del documento.
3. Revise cada línea: cantidad recibida, unidad, y si el artículo lo requiere, el Bin, el Lote, los números de Serie, la Declaración de Aduana o los Atributos. Puede escribir el Documento Origen a nivel de cabecera y copiarlo a todas las líneas con el botón de flecha, o indicar un origen distinto por línea. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
4. Adjunte archivos de soporte si los necesita y guarde el documento. AdmCloud aumenta el inventario, contabiliza el movimiento y actualiza el estado de pendiente de recepción del documento origen.
5. Desde el Detalle puede imprimir la Recepción (con o sin costos, según su privilegio), duplicarla, ver su Asiento Contable, o eliminarla/anularla si todavía no tiene documentos dependientes.

Capacidades principales

• Genera la recepción automáticamente a partir de una Autorización de Devolución de Clientes, una Solicitud de Transferencia de Ubicación, o un Despacho ligado a cualquiera de las dos.
• No permite recibir más cantidad de la que está pendiente en el documento origen, salvo que su empresa haya activado la preferencia que permite recibir en exceso las Solicitudes de Transferencia.
• Soporta Bins, Lotes con fecha de expiración, números de Serie, Declaraciones de Aduana, Atributos y campos personalizados, igual que el resto de las transacciones de Inventario.
• Calcula el costo de cada línea según el método de costeo de su empresa, y lo muestra en el Detalle y en el reporte con costos si tiene el privilegio correspondiente.
• Permite imprimir con plantillas de documento personalizadas, además del formato estándar.
• El listado se puede filtrar por rango de fechas y Subsidiaria, y sus columnas son personalizables.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El período contable de Inventario debe estar abierto para la fecha del documento.
• Debe existir al menos una línea de artículo válida.
• La Localidad debe existir y pertenecer a la misma Subsidiaria del documento.
• Cada línea debe tener un Documento Origen (por cabecera o por línea); ese documento debe existir, no estar anulado, pertenecer a la misma Subsidiaria y estar autorizado.
• No se puede recibir más cantidad de la pendiente en el documento origen para ese artículo.
• Si el origen es una Solicitud de Transferencia, la Localidad de la recepción debe coincidir con la Localidad de destino de esa solicitud.
• El artículo debe existir y estar activo; no se admiten Kits en este tipo de documento.
• Si el artículo requiere Lote, Series, Bin, Declaración de Aduana o Atributos, esos datos son obligatorios en la línea.
• El número de documento se asigna automáticamente y no puede modificarse una vez creado.
• No se puede editar una Recepción cuya cuenta bancaria relacionada ya esté conciliada.

Disponibilidad, planes y condiciones

• Esta función solo está disponible en la edición Enterprise, y únicamente si su empresa tiene contratado el módulo adicional de Inventario Avanzado (habilita la recepción de devoluciones de clientes) o el módulo de Solicitudes de Transferencia entre Ubicaciones (habilita la recepción de transferencias). No es una preferencia que usted mismo pueda activar: debe estar contratada a nivel de su empresa.
• El acceso se controla con el permiso de "Recepciones", el mismo que usan las Recepciones normales.
• Ver la columna de Costo en el Detalle puede requerir, según la configuración de su empresa, el privilegio de consulta de costos de artículos.
• Los campos de Bin, Series, Lotes, Declaraciones de Aduana y Atributos solo aparecen si el módulo correspondiente está activo en su empresa y el artículo lo requiere.

Consejos y errores comunes