Calendarios Compartidos
Los Calendarios Compartidos te permiten crear agendas con nombre (por ejemplo "Calendario de Ventas" o "Calendario de Instalaciones") y decidir qué usuarios pueden verlas. Luego, al crear una Actividad (evento, tarea, llamada, etc.) en el CRM, puedes asignarla a uno de esos calendarios para que sea visible por todo el equipo con acceso, en vez de que solo la vea quien la creó o la persona a la que está asignada.
¿Qué son y para qué sirven?
Un Calendario Compartido es un catálogo sencillo: tiene un Nombre, unas Notas opcionales y una lista de Usuarios con acceso para verlo. El calendario en sí no contiene eventos; lo que hace es servir de "etiqueta de visibilidad" para las Actividades del CRM (citas, tareas, llamadas, notas, visitas).
Cuando registras una Actividad de tipo evento (o cualquier otra) y le asignas un Calendario Compartido en su campo Calendario Compartido, esa actividad deja de ser visible solo para ti o para la persona asignada: todos los usuarios que agregaste a ese calendario pueden verla desde el panel de Calendario de su pantalla de Inicio, eligiendo ese calendario en lugar de "Mis Eventos".
Sirve, por ejemplo, para llevar una sola agenda de todas las visitas de un equipo de ventas, de todas las instalaciones programadas de un equipo técnico, o de cualquier grupo de actividades que varias personas necesiten consultar en conjunto, sin tener que revisar la agenda personal de cada compañero.
Cómo se usa
- Crea el calendario. Entra a Calendarios Compartidos y usa el botón Agregar. Indica su Nombre (obligatorio) y, si quieres, unas Notas que expliquen su propósito.
- Da acceso a los usuarios. En la sección Usuarios del formulario, marca la casilla de cada usuario (empleado con acceso al sistema) al que quieras permitirle ver este calendario. Solo los usuarios marcados podrán verlo; puedes usar Seleccionar todos o Deseleccionar todos para agilizar la selección.
- Guarda el calendario. Desde su pantalla de detalle puedes ver el nombre, las notas y la lista de usuarios con acceso, editarlo o eliminarlo.
- Asígnalo a una Actividad. Al crear o editar una Actividad en el CRM, selecciona el calendario deseado en el campo Calendario Compartido. Este campo es opcional: si lo dejas en blanco, la actividad se sigue mostrando de la forma normal (solo a quien corresponda), sin pasar por ningún calendario compartido.
- Consulta el calendario compartido. En el panel de Calendario de la pantalla de Inicio, si tienes acceso a uno o más calendarios compartidos, aparece un selector adicional junto a "Mis Eventos". Elige el calendario que quieras revisar para ver únicamente las actividades asignadas a él; AdmCloud recuerda tu última selección la próxima vez que entres.
Al editar un calendario, la lista de usuarios se reemplaza por completo con lo que marques en ese momento: si un usuario que ya tenía acceso queda sin marcar al guardar, pierde el acceso a ese calendario.
Capacidades principales
- Crear tantos calendarios compartidos como necesites, cada uno con su propio nombre y notas.
- Dar acceso de visualización a un calendario a cualquier combinación de usuarios de tu empresa.
- Asignar cualquier Actividad del CRM (eventos, tareas, llamadas, notas, visitas) a un calendario compartido, desde su propio formulario.
- Elegir, desde el panel de Calendario del Inicio, entre ver tus propios eventos ("Mis Eventos") o los de un calendario compartido específico al que tengas acceso.
- AdmCloud recuerda cuál fue el último calendario que elegiste ver, como preferencia personal.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica el calendario en el listado y en el selector del panel de Inicio. Es obligatorio y no puede repetirse. |
| Notas | Texto libre y opcional para explicar el propósito del calendario o cualquier detalle que le sirva a tu equipo. |
| Usuarios | Lista de usuarios con acceso para ver este calendario y las Actividades que se le asignen. Solo pueden elegirse empleados con acceso al sistema. |
| Calendario Compartido (en Actividades) | Campo opcional del formulario de Actividades del CRM que vincula esa actividad a uno de tus calendarios compartidos. |
Validaciones al guardar
- Nombre obligatorio: no puedes guardar un calendario sin nombre.
- Nombre único: no se permite crear un calendario con un nombre que ya use otro calendario existente.
- No se puede eliminar un calendario con actividades vinculadas: si una o más Actividades del CRM tienen asignado ese calendario, el sistema bloquea la eliminación y te muestra la lista de esas actividades (por fecha); primero debes quitarles el calendario o reasignarles otro.
Disponibilidad, plan y condiciones
- Esta función requiere la edición Enterprise. En las demás ediciones no aparece la opción de Calendarios Compartidos ni el campo "Calendario Compartido" en las Actividades.
- El acceso se controla con el permiso "Calendarios Compartidos" del grupo de usuarios (con sus niveles de Ver, Crear, Editar y Eliminar).
- Esta es una función en fase beta: además de la edición Enterprise, tu empresa necesita tenerla activada específicamente. Si no ves la opción "Calendarios Compartidos" en el menú de Administración del Sistema, contacta a soporte de AdmCloud para solicitar su activación.
Consejos y errores comunes
Usa un calendario compartido por equipo o proceso (ventas, instalaciones, cobros) en lugar de uno solo para toda la empresa; así cada equipo revisa únicamente lo que le corresponde desde el panel de Inicio.
¿No puedes eliminar un calendario? Revisa el mensaje de error: te indica qué actividades todavía lo tienen asignado. Edítalas para quitarles el calendario (o asignarles otro) antes de intentar eliminarlo de nuevo.
Si una Actividad no tiene un Calendario Compartido asignado, solo la verán quienes normalmente la verían (por ejemplo, su creador o la persona asignada); asignar un calendario es lo que la hace visible para todo el equipo con acceso a ese calendario.