Contabilización de Ventas Externas

¿Qué es y para qué sirve?

Si facturas desde un punto de venta externo que firma con Polaris, esas ventas existen ante la DGII pero no en tu contabilidad. Esta integración cierra esa brecha sin que nadie tenga que digitar nada: cada 4 horas AdmCloud revisa qué comprobantes nuevos aceptó la DGII y los registra; de madrugada agrupa lo registrado por fecha de emisión y crea la entrada de diario de cada día.

La integración alimenta ingresos e impuestos. No mueve inventario, no calcula costo de ventas y no crea el auxiliar de cuentas por cobrar por cliente: todas las ventas se tratan como ventas al contado contra una cuenta de contrapartida que tú eliges.

Antes de empezar

• Tu empresa debe tener la facturación electrónica habilitada con Polaris como intermediario, y el token ya configurado. Esta pantalla reutiliza esa configuración: no vuelve a pedir el token.
• La moneda funcional de la empresa debe ser el peso dominicano, porque los montos de los comprobantes fiscales vienen en pesos.
• Necesitas tener creadas las cuentas contables que vas a mapear.
• Si tu empresa usa subsidiarias, debes haber ingresado con una subsidiaria seleccionada. La configuración y la bitácora son de una subsidiaria; si tu grupo de usuario ingresó sin elegir ninguna, ambas pantallas no te dejan entrar.
• El RNC de la empresa o subsidiaria debe coincidir con el del token de Polaris. AdmCloud no le pregunta a la ficha de la empresa de cuál RNC traer comprobantes: se lo pregunta al token, que es el que Polaris emitió para tu empresa y no se puede sustituir. La ficha se usa solo para contrastar. Si los dos no coinciden, la integración se detiene y el mensaje muestra los dos RNC, para que corrijas el de la ficha o revises cuál token quedó configurado.

Configuración

Entra por Fiscal → Configuración de contabilización de ventas externas. La pantalla tiene tres bloques.

General

• Habilitada. Enciende la integración para la subsidiaria en la que estás. Mientras esté apagada no se trae ni se contabiliza nada.
• Traer desde. No se traen comprobantes con fecha de emisión anterior a esta. Sirve para no generar asientos de meses que ya contabilizaste de otra forma. Por defecto es el día de hoy.

Los tipos de comprobante no se configuran: se contabilizan todos los que afectan ventas, y la pantalla te los muestra como referencia. Quedan fuera los tres que son de compra, porque los emite quien paga y no quien vende: comprobante de compras (proveedores informales), gastos menores y pagos al exterior.

El día en curso tampoco se configura: siempre se deja para la corrida siguiente, de modo que cada día quede en una sola entrada de diario en vez de partirse en dos.

Cuentas contables

Cada concepto del comprobante va a la cuenta que indiques aquí. Las obligatorias son la contrapartida, los ingresos gravados a la tasa 1, los ingresos exentos y el ITBIS de la tasa 1; las demás solo hacen falta si aparecen en tus comprobantes.

Conviene distinguir las cuentas de ingreso de las de impuesto, porque los nombres se parecen:

• Ingresos gravados tasa 1, 2 y 3. Son cuentas de ingreso: la venta, sin el ITBIS. La DGII define tres tasas —18%, 16% y 0%— y el comprobante trae el monto vendido bajo cada una.
• Ingresos exentos. También es ingreso. La venta está exenta de ITBIS, pero el monto vendido existe y hay que registrarlo. Sin esta cuenta, un comprobante con renglones exentos queda con error porque su asiento no cuadraría.
• ITBIS por pagar tasa 1 y 2. Estas sí son de impuesto: lo que le cobraste al cliente y le debes a la DGII.

No se pide cuenta de ITBIS para la tasa 3, porque esa tasa es 0% por norma de la DGII: el impuesto siempre es cero y la cuenta nunca se usaría. La cuenta de ingresos gravados tasa 3 sí hace falta, porque la venta sí tiene monto aunque no lleve impuesto.

Los montos del comprobante vienen netos de descuento. AdmCloud registra el ingreso en bruto y lleva el descuento a la cuenta de Descuentos en ventas, para que se vea por separado en lugar de quedar escondido dentro del ingreso. El asiento cuadra igual: se suma lo mismo a ambos lados.

Se contemplan los descuentos de los dos lugares donde el comprobante los puede declarar: el descuento de renglón —"este artículo lleva 10%"— y el descuento global —"10% a toda la factura"—. Cada uno se devuelve al tipo de venta que le corresponde, así que un descuento sobre una venta exenta no ensucia los ingresos gravados.

Ejemplo: un artículo de 1,000 con 100 de descuento de renglón y 50 de descuento global. El comprobante declara 850 de venta gravada, 153 de ITBIS y 1,003 de total. La entrada de diario registra 1,000 de ingreso, 150 de descuento, 153 de ITBIS por pagar y 1,003 en la contrapartida.

Los recargos no se registran por separado. A diferencia del descuento, un recargo ya viene sumado dentro del monto de la venta, así que volver a considerarlo lo contaría dos veces.

La contrapartida es la única cuenta del debe y recibe lo que el cliente pagó: gravados más exento más impuestos, menos las retenciones que le hicieron a tu empresa. Conviene que sea una cuenta puente y no caja directamente, porque los depósitos reales del punto de venta —netos de comisión de tarjeta, por ejemplo— no entran por esta integración.

De los impuestos adicionales solo se ofrecen los que ya aparecieron en tus comprobantes, más la propina legal. Si llega uno con un impuesto que no tenías mapeado, ese comprobante queda con error indicando cuál cuenta falta, y el impuesto aparece en esta pantalla la próxima vez que entres.

Notificaciones

Notificar por correo decide cuándo te avisamos del resultado de la contabilización. La corrida se ejecuta igual con cualquiera de las tres opciones: esto solo cambia si además llega un correo. El resultado completo siempre queda en la bitácora.

• No notificar. No se envía ningún correo. Hay que entrar a la bitácora para enterarse de un problema. Tiene sentido cuando alguien ya revisa la contabilidad a diario.
• Solo cuando haya problemas. Llega correo únicamente si la corrida dejó comprobantes con error o bloqueados por período cerrado; si todo salió bien no llega nada. Es la opción recomendada: un correo diario que siempre dice lo mismo deja de leerse, y este solo llega cuando hay algo que hacer.
• Resumen de cada corrida. Un correo por cada corrida de contabilización, haya o no problemas, con las entradas de diario creadas y el conteo de comprobantes. Útil los primeros días, para confirmar que la integración está trabajando; después suele convenir cambiar a la opción anterior.

En Correos de notificación van los destinatarios separados por coma. Si eliges No notificar este campo no se usa; con cualquiera de las otras dos opciones es obligatorio, porque un aviso sin destinatario no le llega a nadie y nadie se entera de que falta.

La lectura de comprobantes de Polaris, que corre cada 4 horas, avisa aparte cuando deja comprobantes con error -por ejemplo, uno cuyo XML no se pudo leer- o cuando la propia lectura se interrumpe. Ese aviso llega con cualquiera de las dos opciones que notifican, y solo cuando hay algo que atender: un resumen de cada pasada serían 6 correos al día de ruido.

Bitácora

El historial tiene dos pestañas. Se llega desde el menú, con Bitácora de contabilización de ventas externas, o desde el botón de esta pantalla. Van separadas en el menú a propósito: la configuración se toca una vez y la bitácora se consulta a diario.

Comprobantes

Una fila por cada comprobante fiscal, con su estado y, si ya se contabilizó, el número de la entrada de diario que lo cubre. Como el asiento es resumido y no lleva los números de comprobante, esta pantalla es la forma de saber qué compone una entrada: copia el número del asiento y péguelo en el filtro Entrada de diario.

Dos columnas son enlaces. El e-NCF abre la consulta de timbre de la DGII para ese comprobante, que es la forma de comprobar ante la DGII que existe y cómo lo recibió; se abre en otra pestaña. La Entrada de diario abre el asiento que contabiliza el comprobante. El e-NCF no lleva enlace cuando el comprobante se registró antes de que AdmCloud empezara a guardarlo, o cuando el intermediario no lo devolvió.

La última columna, Acción, solo trae botón en los comprobantes que se pueden reprocesar: los que quedaron con error o bloqueados por período cerrado. Si está vacía en todas las filas es porque no hay nada que reintentar.

Corridas

El historial de ejecuciones, con cuántos comprobantes se leyeron, se registraron, se omitieron y cuántas entradas de diario se crearon. El Proceso distingue las dos etapas: Barrido es la lectura de comprobantes de Polaris y Contabilización la creación de los asientos. El Inicio va en la zona horaria configurada en tu usuario, no en la del servidor.

El Estado es el de la ejecución, no el de los comprobantes:

• En curso. Todavía está trabajando.
• Terminada. Llegó al final. Que termine no quiere decir que todo se haya contabilizado: la columna Con error dice cuántos comprobantes quedaron pendientes de atención.
• Interrumpida. Se cayó antes de terminar y el motivo aparece en Detalle. Es lo único que se muestra en esa columna: el fallo de un comprobante concreto se ve en la pestaña Comprobantes.

Estados de un comprobante

No todos los comprobantes terminan en un asiento, y no todos los que no terminan son un error.

• Pendiente de firma. Estado histórico: ya no se usa. Un comprobante que la DGII todavía no acepta no entra en la bitácora; AdmCloud lo recoge en la corrida siguiente a su aceptación, así que un comprobante que pasa días esperando respuesta no se pierde.
• Pendiente de contabilizar. Aceptado por la DGII y a la espera de la próxima corrida de contabilización.
• Contabilizado. Ya forma parte de una entrada de diario.
• Emitido desde AdmCloud. Esa factura la emitió AdmCloud, así que ya tiene su propia contabilización y no se vuelve a contabilizar.
• Período cerrado. Su fecha de emisión cae en un período contable cerrado. No se mueve la fecha: queda bloqueado hasta que reabras el período y lo reproceses.
• Rechazado por DGII. No representa una venta válida y no se contabiliza.
• Error. Falló al contabilizar. La columna de detalle dice exactamente por qué: falta una cuenta, los montos del comprobante no cuadran, etc.

Reprocesar un comprobante

Los comprobantes con error o bloqueados por período cerrado tienen un botón Reprocesar que los devuelve a pendiente para que la próxima corrida los intente de nuevo. Úsalo después de corregir lo que causó el problema: agregar la cuenta que faltaba, reabrir el período, etc.

Un comprobante ya contabilizado no se puede reprocesar, porque crearía un segundo asiento por la misma venta.

Preguntas frecuentes

Emití hoy una factura con fecha de la semana pasada. ¿Qué pasa?

Entra normalmente y genera su propia entrada de diario, fechada en la semana pasada. La entrada que ya existía de ese día no se toca. Si ese período ya está cerrado, el comprobante queda bloqueado y te avisa.

¿Se van a duplicar las facturas que emito desde AdmCloud?

No. AdmCloud reconoce los comprobantes que emitió y los marca como Emitido desde AdmCloud sin contabilizarlos, porque esas facturas ya tienen su propia contabilización.

¿Por qué un día tiene dos entradas de diario?

Porque llegaron comprobantes de ese día después de que se contabilizó. Los rezagados no modifican la entrada original: generan una entrada independiente fechada en el mismo día. Así la contabilidad queda auditable y nunca se reescribe un asiento ya contabilizado.

El total de un comprobante no cuadra y quedó con error. ¿Qué hago?

Ese comprobante viene mal formado desde el sistema que lo emitió: su monto total no coincide con la suma de sus componentes. AdmCloud lo rechaza en vez de forzar el cuadre con una cuenta de ajuste, para no ensuciar la contabilidad. Hay que corregirlo en el origen, normalmente con una nota de crédito.