Registro de Novedades

¿Qué es y para qué sirve?

Muchas veces un empleado necesita un ingreso o una deducción que no está incluido en su salario base ni en las tablas fijas de su contrato: un bono puntual, una comisión de un mes específico, un descuento por un préstamo interno, un pago único de la empresa. El Registro de Novedades te permite capturar ese movimiento una sola vez, para un empleado específico, y que se refleje automáticamente cuando generes la nómina correspondiente, sin tener que editar el contrato de trabajo del empleado.

Cada concepto que agregas a la novedad viene de tu catálogo de Conceptos de Beneficios y Descuentos y puede ser un Ingreso, una Deducción, un Pago de Empresa o una Provisión; el listado y el detalle de la novedad muestran de cuál se trata con una etiqueta de color.

Qué conceptos puedes registrar aquí

Esta pantalla solo permite conceptos cuyo monto se puede determinar de forma directa. Al elegir un concepto en una línea, AdmCloud calcula y sugiere automáticamente su monto y su unidad:

• Monto Fijo: busca si el empleado tiene ese concepto configurado en su contrato de trabajo (o en un grupo de contratos activo) y sugiere ese monto.
• Porcentaje del Salario del Contrato: calcula el monto como el porcentaje configurado sobre el salario vigente del empleado en la fecha indicada.

El monto y la unidad sugeridos se pueden ajustar manualmente antes de guardar. Dos casos quedan fuera de esta pantalla:

• Los conceptos con método de cálculo por Fórmula no están disponibles aquí (no aparecen en la lista de conceptos para elegir).
• Los conceptos de Horas Extra no se pueden registrar desde esta pantalla; AdmCloud te pedirá usar la pantalla de registro de horas (Entrada Masiva de Horas) en su lugar.

Cómo se usa

1. Abre el listado de Registro de Novedades y pulsa Nuevo.
2. Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, elige la Subsidiaria; luego selecciona el Empleado. Si tiene un solo contrato activo, AdmCloud completa la moneda automáticamente y, al guardar, vincula la novedad a ese contrato sin que tengas que elegirlo.
3. Indica la Fecha del registro, la Fecha de Aplicación (a partir de cuándo debe considerarse este concepto en la nómina) y el Tipo de Nómina del empleado.
4. Si el empleado tiene más de un contrato activo, selecciona el Contrato al que corresponde esta novedad.
5. En la pestaña de Conceptos, elige un concepto por línea. AdmCloud sugiere automáticamente el Monto y la Unidad; ajusta la Cantidad y el monto si es necesario. Agrega tantas líneas como conceptos necesites con el botón de insertar fila.
6. Adjunta algún archivo de respaldo si lo necesitas (por ejemplo, la solicitud firmada del bono).
7. Guarda. Si tu empresa tiene habilitada la autorización de transacciones de nómina, la novedad queda Pendiente de Autorización hasta que el supervisor del empleado (o un usuario con privilegio de autorizar) la apruebe.
8. Desde el listado puedes alternar entre ver Todas las novedades o solo las Pendientes de Autorización, y personalizar qué columnas se muestran.

Autorización

Si tu empresa tiene habilitada la Autorización de Transacciones de Nómina, cada novedad nueva queda en estado Pendiente y se notifica por correo al supervisor directo del empleado. Desde el detalle de la novedad, quien tenga el privilegio de autorizar (o sea el supervisor directo del empleado) puede:

• Autorizar: aprueba la novedad para que se incluya en la próxima nómina.
• Rechazar: la descarta sin eliminarla, dejando constancia del rechazo.
• Marcar Pendiente: la regresa a estado pendiente si ya había sido autorizada o rechazada.

Cualquier edición posterior a una novedad ya autorizada la regresa automáticamente a estado Pendiente, para que se vuelva a revisar antes de aplicarse.

El botón de vista previa (el ícono de ojo de cada fila) abre un panel lateral con los datos de la novedad, el total de ingresos, el total de deducciones y sus adjuntos, sin salir del listado. Si tienes privilegio de autorizar, el panel incluye al final los botones Autorizar y Rechazar, de modo que puedes revisar el impacto de la novedad y despacharla sin abrirla. Al autorizar o rechazar, la fila desaparece del listado de pendientes al instante, también en las pantallas de los demás usuarios que estén viendo esa misma lista.

Usuario asignado para autorizar

Cada novedad puede tener un usuario asignado para autorizar: la persona a la que le toca revisarla. En modo consulta, el detalle muestra ese usuario junto al estado de autorización, y el botón Cambiar Usuario que Autoriza permite asignarlo o cambiarlo sin entrar a modo edición. En la lista de candidatos solo aparecen los usuarios que tienen el privilegio de autorizar novedades, y siempre puedes dejar la novedad Sin asignar.

Al asignar un autorizador, esa persona recibe un correo y un aviso emergente en pantalla, igual que en las autorizaciones de pagos. Cada usuario puede apagar cualquiera de los dos canales desde Preferencias de notificaciones (la campana de la barra superior). Los listados muestran las columnas Supervisor y Autorizador para ver de un vistazo a quién le corresponde cada novedad; si no las necesitas, puedes ocultarlas desde el diálogo de personalización de columnas.

El recordatorio "Mis Novedades por Autorizar" del panel de inicio cuenta y te lleva a las novedades que te toca autorizar: las que están asignadas a ti y, si además tienes el privilegio de autorizar las novedades de tus subordinados, también las de los empleados que supervisas. Quien autoriza debe tener el privilegio de autorizar novedades; el supervisor de un empleado puede autorizar las de su equipo siempre que tenga el privilegio de alcance "Subordinados".

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Empleado, la Moneda y el Tipo de Nómina deben existir y estar activos (no dados de baja).
• La Fecha de Aplicación es obligatoria.
• Si el empleado no tiene ningún contrato de trabajo activo, no se puede guardar la novedad.
• El contrato indicado (o el que AdmCloud asigna automáticamente) debe pertenecer al mismo empleado, subsidiaria, tipo de nómina y moneda del encabezado, y debe ser un Contrato Base (no un grupo de contratos).
• Los conceptos de tipo Horas Extra no se pueden registrar desde esta pantalla; el sistema pedirá usar la pantalla de registro de horas.
• El documento debe tener al menos una línea de concepto válida; no se puede guardar en blanco.
• No se puede crear ni editar en una subsidiaria marcada como de solo lectura.
• La Subsidiaria del documento no se puede modificar una vez creado.
• No se puede editar, eliminar ni anular una novedad que fue generada automáticamente desde una Entrada Masiva de Horas; solo se puede cambiar su estado de autorización.
• No se puede eliminar ni anular una novedad que ya fue incluida en una nómina generada (primero debes revertir esa vinculación).
• Editar una novedad ya autorizada la regresa automáticamente a estado Pendiente de Autorización.

Disponibilidad

• Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo en tu compañía; si no está disponible, la pantalla muestra el mensaje de función no disponible para esta edición.
• Requiere el permiso "Registro de Novedades" de Nómina en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar, eliminar o anular según la acción). Existe también un permiso de alcance "Subordinados", para ver y gestionar solo las novedades del propio equipo.
• Los botones de Autorizar, Rechazar y Marcar Pendiente, y la columna de Estado de Autorización, solo aparecen si tu empresa tiene habilitada la Autorización de Transacciones de Nómina.
• La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
• Si tu empresa usa Entrada Masiva de Horas, las novedades generadas desde ahí muestran un enlace al registro de horas de origen y no se pueden editar directamente desde esta pantalla.

Consejos y errores comunes