Proyectos

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Proyecto es un registro central con su cliente, gerente/responsable, fechas estimadas, moneda, división/departamento/ubicación y línea de negocio. A partir de ahí puedes:

• Registrar cuánto esperas facturar y cuánto esperas gastar (presupuesto de ingresos y egresos), por cuenta contable.
• Definir la lista de materiales (artículos) que planeas consumir, para comparar lo comprometido contra lo entregado.
• Armar un plan de tareas con fechas, horas y recursos asignados, visible como lista o como diagrama de Gantt.
• Ver, sin capturarlas de nuevo, todas las facturas, pedidos, órdenes de compra, despachos y transacciones de nómina que ya se vincularon al proyecto.
• Organizar proyectos grandes en subproyectos, usando la jerarquía de proyecto padre / proyecto hijo.

Un proyecto se puede crear en blanco o generarlo directamente desde un Pedido de Venta (Sales Order): en ese caso hereda automáticamente el cliente, la moneda, los artículos del pedido (como presupuesto de materiales) y una línea de presupuesto de ingreso por el monto del pedido.

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Cómo se usa paso a paso

1. Crea el proyecto desde el Catálogo de Proyectos, o géneralo directamente desde un Pedido de Venta ya existente para heredar automáticamente su cliente, moneda, artículos y monto presupuestado.
2. Completa los datos generales: nombre (obligatorio), código, cliente, gerente, fechas estimadas, orden de compra, tipo de proyecto, subsidiaria y demás dimensiones que uses (división, departamento, ubicación, línea de negocio).
3. Si tienes activado el presupuesto de proyectos, registra tus líneas de ingreso y egreso esperadas por cuenta contable y, si manejas inventario, la lista de materiales que planeas consumir.
4. Si necesitas dar seguimiento a tareas, abre el Plan de Trabajo del proyecto y agrega cada tarea con su fecha, horas estimadas y el recurso (usuario) responsable; consúltalo también como diagrama de Gantt.
5. Vincula el proyecto a tus transacciones normales (facturas, pedidos, despachos, órdenes de compra, nómina) seleccionándolo en el campo Proyecto de cada documento; no necesitas volver a capturar nada en el proyecto mismo.
6. Da seguimiento al avance desde el Detalle del proyecto o desde sus reportes: Resumen de Resultados (presupuesto vs. ejecutado), Detalle de Transacciones, Estado de Materiales Pendientes y Análisis de Horas.
7. Cambia el estado del proyecto (Estimado, Abierto, En pausa, Completado, Cerrado o Cancelado) para reflejar su situación real y que aparezca en la pestaña correcta del catálogo.

Capacidades principales

• Jerarquía de proyecto padre / proyecto hijo, útil para dividir un proyecto grande en fases o subproyectos (deben compartir la misma subsidiaria).
• Generación automática desde un Pedido de Venta, heredando cliente, moneda, artículos y presupuesto de ingreso.
• Presupuesto de ingresos y egresos por cuenta contable, con desglose opcional por división, línea de negocio, ubicación o departamento cuando esas dimensiones actúan como centro de utilidad.
• Presupuesto de materiales (BOM) por artículo, comparado contra lo realmente entregado en el Estado de Materiales Pendientes.
• Plan de trabajo con tareas (fechas, horas, recursos y estado), con vista de lista y vista de Gantt, y un gráfico de estado de tareas en el Detalle.
• Vinculación automática a documentos de ventas, compras, contabilidad y nómina, visibles desde el Detalle sin tener que buscarlos por separado.
• Accesos rápidos desde el Detalle para despachar inventario o registrar horas de una orden de servicio directamente sobre el proyecto.
• Múltiples vendedores por proyecto, cuando tu empresa tiene activa esa función.
• Campos personalizados, etiquetas, archivos adjuntos y columnas de listado personalizables.
• "Pegado inteligente" con IA: pega un texto libre (por ejemplo, de un correo o cotización) y AdmCloud sugiere el nombre y código del proyecto.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El nombre es obligatorio.
• La subsidiaria es obligatoria si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, y no puede ser distinta a la subsidiaria fija de tu sesión cuando aplica.
• La moneda es obligatoria en cuanto el proyecto tiene alguna línea de presupuesto con monto distinto de cero, y debe ser una moneda válida y activa.
• El proyecto padre no puede ser el proyecto mismo, debe existir y estar activo, y debe pertenecer a la misma subsidiaria que el proyecto.
• La fecha de fin no puede ser anterior a la fecha de inicio.
• El código no puede repetirse con el de otro proyecto; si la numeración automática está activada y no eres administrador, no puedes cambiar el código de un proyecto ya creado.
• Cada etiqueta admite hasta 20 caracteres.
• Los archivos adjuntos no pueden superar el máximo permitido por tu plan.
• No se puede eliminar un proyecto que tenga proyectos hijos, líneas de presupuesto, transacciones de venta, compra o contables que lo referencien (en su encabezado, en sus cuentas o en sus líneas de artículo o de empleado), transacciones de nómina, o reglas de distribución contable vinculadas a él.

Disponibilidad y permisos

• En el plan Enterprise, además requiere tener activo el módulo "Proyectos".
• El presupuesto de proyectos (ingresos, egresos y lista de materiales) requiere, desde el plan Premium, la función "Presupuesto de Proyectos" habilitada para tu empresa, o el módulo Enterprise "Proyectos Avanzados"; además del permiso "Consultar Presupuesto de Proyecto".
• El Plan de Trabajo y el Gantt requieren el módulo Enterprise "Proyectos Avanzados" y el permiso "Tareas de Proyecto".
• El botón de despacho de inventario desde el Detalle requiere el módulo de Inventario; registrar horas de servicio y el Análisis de Horas requieren el módulo de Servicio al Cliente.
• La pestaña de múltiples vendedores solo aparece si tu empresa tiene activa esa función.
• El permiso base "Proyectos" del grupo de usuarios controla el acceso de consulta, creación, edición y eliminación en todas las pantallas del área.

Consejos y errores comunes