Viajes

Un Viaje es el documento central del módulo de Gestión de Transporte (TMS): agrupa las Facturas, Pedidos/Despachos o Recibos de Venta que se van a entregar juntos en un mismo recorrido, junto con el Proveedor de transporte, el equipo (camión/vehículo), el chofer y, si aplica, el Proveedor y equipo de descarga. Con esta información AdmCloud calcula el costo del flete y de la descarga, da seguimiento al estado de la entrega y, al final, genera la factura del transportista.

Módulo: Gestión de Transporte (TMS) Requiere el permiso "Viajes" (TMS_TRIPS) de tu grupo de usuarios

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando tu empresa entrega mercancía en camiones o equipos propios o de terceros, normalmente varias Facturas, Pedidos/Despachos o Recibos de Venta salen juntos en un mismo recorrido. El Viaje representa exactamente eso: un recorrido de transporte al que le asignas los documentos de venta que se van a entregar, el Proveedor de transporte (con su equipo, tarifa y chofer) que hace la entrega, y opcionalmente un segundo Proveedor de descarga que recibe o descarga la mercancía en destino.

A partir de esa información, AdmCloud calcula automáticamente el costo del flete y de la descarga usando tus Tarifas de Transporte (según Proveedor, Ruta y Categoría de Equipo), da seguimiento al estado del viaje (planificado, pendiente, enviado, entregado), y una vez entregado, te permite generar directamente la Factura al Proveedor de transporte con el costo del flete, sin volver a digitarla a mano.

Cómo se usa

Crea el viaje desde el Planificador (opción "Desde Planificador" del botón Nuevo): filtra las Facturas y Despachos pendientes de entregar por Ubicación, Periodo (un solo control de rango de fecha: al abrirlo puedes elegir un periodo relativo como "Este mes" o marcar las fechas desde/hasta en los calendarios), Cliente, Representante de Ventas, Territorio de Ventas o Destino, marca los documentos que quieres incluir (agrupados automáticamente por Destino) y, para cada destino, indica el Equipo de Transporte, el Chofer (interno o externo) y, si aplica, el Equipo de Descarga. Al guardar, AdmCloud crea un viaje por cada destino en estado Planificado.
O crea el viaje con Adición Rápida (opción "Adición Rápida" del botón Nuevo) cuando prefieras registrar primero el viaje y vincularle los documentos después, uno por uno, desde la pestaña "Documentos Enlazados" del Detalle.
Completa el Registro de Carga (botón "Registro de Carga de Transporte", disponible en viajes en estado Planificado): confirma o escanea las transacciones que efectivamente se cargaron, y completa los datos de Equipo de Transporte, Chofer y Equipo de Descarga si aún faltan. Al completarlo, el viaje queda listo para enviarse.
Cambia el estado a "Enviado" desde el Detalle del viaje, usando el menú de cambio de estado (requiere el permiso "Cambio de Estado"). AdmCloud no permite marcar un viaje como enviado o entregado si no tiene documentos de venta vinculados.
Concilia la entrega con "Reconciliación de Transacciones Entregadas" (disponible en viajes en estado Enviado): confirma o escanea qué transacciones realmente se entregaron para marcar el viaje como Entregado.
Genera la factura al transportista desde "Entregados sin Facturar": filtra por fecha, Subsidiaria o Transportista los viajes ya entregados cuyo Proveedor de transporte todavía no tiene factura generada (y que esté configurado para incluirse en esta generación), indica la Fecha de Aplicación y genera las facturas de compra en bloque.
En cualquier momento puedes editar el viaje (proveedor, equipo, tarifa y choferes de transporte y descarga), vincular o desvincular documentos desde la pestaña de Documentos Enlazados, revisar la ubicación de entrega en el mapa, o imprimirlo con una plantilla predefinida o una propia.

Flujo de estados

Un viaje avanza, típicamente, por estos estados:

Estado	Qué significa
Planificado	Se creó desde el Planificador y está a la espera de completar el Registro de Carga.
Pendiente	Ya tiene la carga confirmada (o se creó por Adición Rápida) y está listo para enviarse.
Enviado	El viaje está en ruta hacia su destino.
Enviado - Pendiente de Aprobación Interna	El envío requiere aprobación antes de considerarse formalmente "Enviado" (según tu flujo de aprobación).
Entregado	Se confirmó la entrega mediante la Reconciliación de Transacciones Entregadas; el viaje queda listo para facturarle al transportista.
Entregado - Pendiente de Aprobación Interna	La entrega requiere aprobación antes de considerarse formalmente "Entregada".
Cancelado	El viaje fue anulado y no participa en ningún reporte ni cálculo de costos.

Capacidades principales

Listado general ("Todos") y listado filtrado de viajes en proceso ("Pendiente"), con filtros por rango de fechas, Subsidiaria y Transportista.
Creación desde un Planificador que agrupa automáticamente por Destino las Facturas y Despachos pendientes de asignar a un viaje.
Registro de Carga y Reconciliación de Entrega con búsqueda/escaneo de documentos, pensados para usarse en el momento de cargar o entregar la mercancía.
Dos tipos de relación por viaje: Transporte (proveedor, equipo, tarifa y chofer que hace el flete) y Soporte/Descarga (proveedor y equipo que descarga en destino), cada una con su propia factura al proveedor.
Vinculación y desvinculación de documentos de venta (Facturas, Despachos, Recibos de Venta) en cualquier momento, desde un modal de búsqueda.
Mapa con la ubicación de cada entrega del viaje (según la dirección de envío de los documentos vinculados).
Generación en bloque de Facturas al Transportista para los viajes ya entregados y aún no facturados.
Impresión con plantillas predefinidas o plantillas HTML propias de tu empresa.
Campos personalizados, adjuntos, bitácora de cambios y actividades, como en el resto de las transacciones de AdmCloud.
Filtrado automático por Subsidiaria cuando esta función está habilitada en tu empresa.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Número	Identifica el viaje. Se asigna automáticamente según la numeración configurada y no se puede modificar luego de creado.
Fecha	La fecha del viaje.
Subsidiaria	Obligatoria si tu empresa tiene habilitadas las Subsidiarias.
Referencia	Texto libre opcional para anotar cualquier dato adicional del viaje.
Tipo de operación (Transporte / Soporte)	Distingue si una fila de la tabla de relaciones corresponde al Proveedor que transporta la mercancía o al que la descarga/recibe en destino.
Proveedor	El transportista (o el proveedor de descarga) responsable de esa parte del viaje.
Equipo	El vehículo o equipo (activo fijo) usado para transportar o descargar la mercancía.
Tarifa	La Tarifa de Transporte que determina el costo de esa relación; debe pertenecer al Proveedor seleccionado y coincidir en categoría con el Equipo.
Chofer interno / Chofer externo	Quién conduce el equipo: un empleado tuyo (chofer interno) o un contacto externo (chofer externo). Solo puedes indicar uno de los dos.
Factura al Transportista (Vendor Bill)	Enlace de solo lectura hacia la factura de compra ya generada para esa relación, si existe.
Estado	El estado actual del viaje (ver la tabla de "Flujo de estados" arriba).
Documentos Enlazados	Las Facturas, Despachos o Recibos de Venta que viajan juntos en este recorrido, cada uno con su cliente, dirección, ciudad, destino y, si aplica, su horario de entrega.

Validaciones al guardar

Si tu empresa tiene Subsidiarias habilitadas, la Subsidiaria es obligatoria.
Si el viaje tiene relaciones de proveedor registradas, al menos una debe tener el Proveedor indicado.
Si el viaje ya no está en estado Planificado, la relación de Transporte debe tener un Equipo asignado, y si hay Equipo, debe haber también un Proveedor de transporte.
La Tarifa elegida debe pertenecer al Proveedor de esa relación y su Categoría de Equipo debe coincidir con el Equipo asignado; si hay más de una tarifa posible (o ninguna) para esa combinación, AdmCloud no puede resolverla automáticamente.
No puedes indicar Chofer interno y Chofer externo al mismo tiempo en una misma relación.
No se puede cambiar el estado del viaje a Enviado o Entregado si no tiene Despachos o Facturas vinculados.
Un viaje ya anulado no se puede editar.
El Número del viaje no se puede modificar una vez creado.
Un viaje no se puede eliminar si ya está siendo referenciado por otros registros relacionados (por ejemplo, solicitudes de despacho de combustible generadas a partir de él).

Disponibilidad y permisos

El módulo de Viajes solo está disponible en el plan Enterprise, con el módulo de Gestión de Transporte (TMS) activo en tu empresa. Si no ves esta pantalla en tu menú, contacta a AdmCloud para activar el módulo.
Consultar, crear, editar, eliminar y anular Viajes requiere el permiso "Viajes" (TMS_TRIPS) de tu grupo de usuarios, con niveles independientes por acción.
Cambiar el estado de un viaje desde el Detalle requiere además el permiso de "Cambio de Estado" (TMS_CHANGE_STATUS).
El "Registro de Carga de Transporte" requiere el permiso específico TMS_TRANSPORT_EQUIPMENT_LOAD, y la "Reconciliación de Transacciones Entregadas" requiere TMS_DELIVERED_TRANSACTIONS_CONCILIATION.
La columna de Horario de entrega en los documentos vinculados solo aparece si la función de Horarios de Direcciones ("AddressesSchedules") está habilitada en tu empresa.

Consejos y errores comunes

⚠️

"No se puede cambiar el viaje a este estado sin despachos o facturas vinculados". Antes de marcar el viaje como Enviado o Entregado, verifica que tenga al menos un documento de venta vinculado en la pestaña "Documentos Enlazados".

⚠️

"La tarifa no pertenece a este proveedor" o "la categoría del equipo no coincide con la tarifa". Revisa que la Tarifa seleccionada esté creada para ese mismo Proveedor y para la misma Categoría de Equipo que el vehículo asignado; de lo contrario AdmCloud no puede aplicarla.

⚠️

"No puede seleccionar chofer interno y chofer externo". Cada relación de Transporte o Soporte admite un solo chofer: elige si es un empleado tuyo o un contacto externo, no ambos.

ℹ️

Un viaje sin factura al transportista no aparece como facturado en "Entregados sin Facturar" hasta que el Proveedor de esa relación esté marcado para incluirse en la generación de facturas de transporte; verifica esa configuración en la ficha del Proveedor si no lo ves en la lista.

💡

Usa el Planificador cuando ya sabes qué Facturas o Despachos vas a entregar juntos: te ahorra tener que vincular cada documento manualmente, porque agrupa automáticamente por Destino. Usa la Adición Rápida cuando el viaje se organiza sobre la marcha y prefieres ir agregando documentos después.