Lotes de Artículos
Un Lote identifica un grupo específico de existencia de un mismo artículo, normalmente asociado a una fecha de vencimiento o a un número de producción (por ejemplo, "LOTE-2026-04" de un medicamento o un alimento). Registrar tus artículos por Lote te permite saber exactamente qué existencia entró, se movió o venció, en vez de tratar todo el inventario del artículo como un solo bloque indistinguible.
¿Qué es y para qué sirve?
El uso de Lotes es opcional por artículo: solo los artículos marcados con la opción Requerir Lotes en su ficha piden seleccionar (o crear) un Lote al registrarse en una transacción de inventario. Si un artículo no tiene esa opción marcada, no puede tener Lotes.
Llevar el inventario por Lote te permite:
- Saber en qué Lote entró cada existencia, para rastrearla hasta la compra o producción que la originó (trazabilidad).
- Registrar la fecha de vencimiento de cada Lote y detectar existencia próxima a caducar o ya caducada.
- Elegir el Lote correcto al vender, despachar o hacer un ajuste, en vez de mover el artículo "en general".
- Aplicar un flujo de autorización antes de que un Lote nuevo quede disponible para usarse, si tu empresa lo requiere.
Cómo se usa
- Marca el artículo. En la ficha del Artículo, activa la opción Requerir Lotes. A partir de ese momento, ese artículo pedirá un Lote en sus transacciones de inventario (compras, ventas, transferencias, ajustes, producción, etc.).
- Crea el Lote desde el catálogo de Lotes, o directamente desde el selector de Lote dentro de una transacción, indicando el código del Lote y, opcionalmente, su fecha de vencimiento. También puedes crearlo por adelantado si ya conoces el código antes de recibir la mercancía.
- Guarda. AdmCloud valida que el código del Lote no esté vacío, que el artículo esté seleccionado y que ese código no se repita para el mismo artículo.
- Selecciónalo en tus transacciones. Al agregar una línea de un artículo que requiere Lotes, el sistema te pide elegir uno de los Lotes existentes de ese artículo (o crear uno nuevo al vuelo).
- Consulta o edita un Lote existente. Desde el listado puedes ver su detalle, corregir su fecha de vencimiento, o cambiar su estado de autorización.
Estados de autorización
Cada Lote tiene un estado: Pendiente, Autorizado o Rechazado. El listado de Lotes te deja filtrar por cualquiera de estos estados (o ver todos), y desde el detalle de un Lote puedes cambiar su estado con los botones Autorizar, Rechazar y Marcar como pendiente.
Si tu empresa tiene activada la preferencia de requerir autorización de Lotes (en la configuración de la Empresa), cada Lote nuevo se crea como Pendiente y debe autorizarse. Si esa preferencia está desactivada, los Lotes nuevos se crean directamente como Autorizados.
Para autorizar o rechazar un Lote necesitas el nivel de permiso Autorizar del permiso "Artículos y Servicios"; para marcarlo de nuevo como pendiente basta con el nivel Autorizar o Editar.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Lote | Código o nombre que identifica el Lote (por ejemplo, el número de producción impreso en el empaque). Obligatorio y único por artículo. |
| Artículo | El artículo al que pertenece el Lote. Debe tener activada la opción "Requerir Lotes". Obligatorio y no se puede cambiar luego de creado el registro. |
| Fecha de Vencimiento | Fecha de caducidad de esa existencia, si aplica. Opcional; se usa para ordenar el listado y para alertar de próximos vencimientos. |
| Estado de Autorización | Pendiente, Autorizado o Rechazado. Determina si el Lote ya está disponible para su uso normal. |
Validaciones al guardar
- El código del Lote es requerido.
- El Artículo es requerido y debe tener activada la opción "Requerir Lotes"; si el artículo no la tiene activada, AdmCloud rechaza el Lote indicando que "el artículo no soporta lotes".
- No se puede repetir el mismo código de Lote para el mismo Artículo. Sí puedes repetir un código de Lote en artículos distintos.
- El Artículo de un Lote no se puede cambiar una vez creado; si te equivocaste de artículo, debes crear un Lote nuevo en el artículo correcto.
Eliminar un lote
Un Lote no se puede eliminar si:
- Tiene transacciones de inventario registradas con ese Lote (compras, ventas, transferencias, ajustes, producción, etc.); en ese caso AdmCloud te muestra el tipo de documento y número que lo está usando.
- Está referenciado en un movimiento de recolección ("picking") de bodega.
En cualquiera de estos casos, primero debes revisar o corregir esos documentos antes de poder eliminar el Lote.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Esta función requiere la edición Enterprise con el módulo adicional de Inventario Avanzado activo, y que la función "Lotes" esté encendida en la pantalla de Preferencias/Features (pestaña de Inventario) de tu empresa. Si no está disponible, la pantalla del catálogo muestra un aviso de "no disponible en esta edición".
- El acceso se controla con el permiso "Artículos y Servicios" (el mismo que controla el catálogo de Artículos), con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y autorizar.
- Solo los artículos con la opción "Requerir Lotes" activa en su ficha piden o permiten seleccionar un Lote en las transacciones de inventario.
- Si tu empresa requiere autorización de Lotes (preferencia de la Empresa), los Lotes nuevos quedan Pendientes hasta que alguien con el permiso adecuado los autorice.
Consejos y errores comunes
Usa el mismo código que trae el empaque o la orden de producción. Así podrás cruzar fácilmente el Lote de AdmCloud con la etiqueta física del producto, sin inventar una numeración adicional.
Piensa bien el Artículo antes de guardar. No podrás cambiarlo después; si un Lote quedó asignado al artículo equivocado, tendrás que crear uno nuevo en el artículo correcto.
"El artículo no soporta lotes". Este mensaje aparece si intentas crear un Lote para un artículo que no tiene marcada la opción "Requerir Lotes" en su ficha; activa esa opción en el artículo primero.