Hojas de Cálculo

Las Hojas de Cálculo son un editor de hojas de cálculo tipo Excel, integrado dentro de AdmCloud, con el que puedes armar tus propios análisis financieros, de ventas o de nómina usando fórmulas conectadas en vivo a la información de tu empresa. Puedes empezar de una hoja en blanco o desde una de las plantillas prediseñadas (gastos, estado de resultados, presupuesto, ventas, nómina...), que llegan ya llenas con fórmulas listas para recalcularse. El archivo terminado se guarda como un verdadero .xlsx dentro del Gabinete de Archivos de tu empresa: guardar la hoja es, en sí mismo, tu exportación a Excel.

Requiere el plan Enterprise, con la función de Hojas de Cálculo habilitada para tu empresa Requiere el permiso de consulta de Hojas de Cálculo; eliminar archivos requiere además el permiso completo del Gabinete de Archivos

¿Qué son y para qué sirven?

A diferencia de un reporte fijo, aquí obtienes una hoja de cálculo real y editable: puedes dar formato a las celdas, agregar tus propias columnas, insertar gráficos y, sobre todo, escribir fórmulas que consultan datos de AdmCloud directamente (saldos y movimientos de cuentas contables, ventas y presupuestos por artículo, ventas y cobros por vendedor, salarios de nómina) sin exportar nada primero. Cuando cambias el año, el mes o el código que le pasas a una fórmula, el valor se recalcula solo, contra tu información real.

Cada hoja se guarda en el mismo Gabinete de Archivos que usa el resto de AdmCloud para adjuntos, logos y otros documentos. Puedes marcarla como pública (visible para toda la empresa) o dejarla privada, para ti y para tu grupo de usuarios.

Cómo se usa, paso a paso

Entra a Hojas de Cálculo desde el menú lateral. Verás el listado de las hojas que ya existen: las tuyas, las públicas y las que tu grupo de usuarios comparte contigo.
Pulsa el botón Nueva y elige entre una hoja en blanco o una de las plantillas prediseñadas (ver la tabla más abajo). Algunas plantillas solo aparecen si tu empresa tiene el módulo o la función correspondiente activa.
Si eliges una plantilla, AdmCloud genera la hoja al instante: escribe los encabezados, las filas de tu catálogo (cuentas, artículos, vendedores o empleados, según el caso) y una fórmula por celda que trae el dato real del período correspondiente.
Ajusta la hoja a tu gusto: cambia el formato, agrega columnas propias, mete tus propias fórmulas usando las funciones especiales de AdmCloud (ver la tabla de fórmulas), o borra lo que no necesites.
Pulsa Guardar como, escribe un nombre de archivo y decide si la hoja será pública. AdmCloud la guarda como un archivo .xlsx nuevo en el Gabinete de Archivos y te lleva de vuelta al listado.
Para seguir editando una hoja ya guardada, ábrela desde el listado, haz tus cambios y pulsa Guardar (sobrescribe el mismo archivo) o Guardar como (crea una copia nueva con otro nombre).

Plantillas disponibles

Cada plantilla existe en dos variantes: Mensual (12 columnas, una por mes del año actual, más un total) o Período (una sola columna con el mes actual), salvo las cuatro últimas de la tabla, que solo existen en versión Período.

Plantilla	Qué genera	Condición para verla
Hoja en blanco	Una hoja vacía, lista para que armes tus propias fórmulas desde cero.	Siempre disponible.
Gastos	Una fila por cada cuenta de gasto de tu catálogo, con su movimiento mes a mes.	Requiere el módulo de Contabilidad.
Estado de Resultados	Ingresos, costos y gastos agrupados por clase contable, con subtotales por clase y el resultado del período.	Requiere el módulo de Contabilidad.
Resultados vs Presupuesto	Lo mismo que el Estado de Resultados, pero con columnas de Presupuesto, Ejecutado y Diferencia por período.	Requiere Contabilidad y el módulo de Presupuesto.
Ventas por Monto / Cantidad de Artículo	Una fila por artículo vendible, agrupada por línea de negocio, con el monto o la cantidad vendida.	Siempre disponible.
Presupuesto de Ventas por Monto / Cantidad de Artículo	Lo mismo, con columnas de Presupuesto, Vendido y Diferencia.	Requiere el módulo de Presupuesto de Ventas.
Ventas por Vendedor	Una fila por vendedor con el monto vendido en el mes actual.	Siempre disponible.
Cobros por Vendedor	Una fila por vendedor con lo cobrado en el mes actual.	Siempre disponible.
Contratos Laborales	Los contratos de nómina activos, con empleado, subsidiaria, ubicación, departamento, división, cliente, moneda y salario.	Requiere el módulo de Nómina.
Nómina	Una fila por empleado con el salario pagado en la nómina del mes anterior.	Requiere el módulo de Nómina.

Fórmulas especiales de AdmCloud

Estas mismas fórmulas son las que llenan las plantillas prediseñadas, pero también puedes escribirlas tú mismo en cualquier celda de una hoja en blanco (o de una plantilla ya generada) para armar tu propio análisis, siempre que tengas el permiso de consulta del módulo al que pertenece cada dato.

Fórmula	Qué devuelve
`AccountBudget(Cuenta, Año, Mes)`	El presupuesto de esa cuenta contable en el período.
`AccountLocalBalance(Cuenta, Año, Mes)`	El saldo de la cuenta en moneda local, a esa fecha.
`AccountLocalMovement(Cuenta, Año, Mes)`	El movimiento (débito/crédito neto) de la cuenta en el período.
`AccountClassLocalBalance(ClaseDeCuenta, Año, Mes)`	El saldo de todas las cuentas de esa clase, sumado.
`AccountClassLocalMovement(ClaseDeCuenta, Año, Mes)`	El movimiento de todas las cuentas de esa clase, sumado.
`ItemSalesAmount(SKU, Año, Mes)`	El monto vendido de ese artículo en el período.
`ItemSalesQuantity(SKU, Año, Mes)`	Las unidades vendidas de ese artículo (en su unidad de venta) en el período.
`ItemSalesBudgetAmount(SKU, Año, Mes)`	El presupuesto de ventas de ese artículo, en monto, para el período.
`ItemSalesBudgetQuantity(SKU, Año, Mes)`	El presupuesto de ventas de ese artículo, en unidades, para el período.
`SalesRepSales(CódigoVendedor, Año, Mes)`	Lo vendido por ese vendedor en el período.
`SalesRepCollections(CódigoVendedor, Año, Mes)`	Lo cobrado por ese vendedor en el período.
`LaborContractSalary(CódigoEmpleado)`	El salario vigente del contrato laboral de ese empleado.
`PayrollSalary(CódigoEmpleado, Año, Mes)`	El salario ya pagado a ese empleado en la nómina de ese mes.

Capacidades principales

Editor de hoja de cálculo completo: formato de celdas, fórmulas propias de Excel, gráficos y todo lo que esperarías de una hoja de cálculo, no solo una tabla de datos fija.
Fórmulas conectadas en vivo a tus cuentas contables, artículos, vendedores y nómina, para que el valor se recalcule al cambiar el año, el mes o el código consultado.
18 plantillas prediseñadas que ahorran el trabajo de armar la hoja desde cero, cada una filtrada automáticamente por tu Subsidiaria en sesión.
Guardado como archivo real: el resultado se guarda como un .xlsx genuino en el Gabinete de Archivos; puedes reabrirlo y seguir editándolo cuando quieras.
Pública o privada: decide si una hoja se comparte con toda la empresa o se queda solo para ti y tu grupo de usuarios.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Nombre del archivo	El nombre con el que se guarda y se muestra la hoja en el listado. Obligatorio.
Público	Si lo marcas, cualquier usuario de tu empresa puede ver y abrir la hoja; si lo dejas sin marcar, solo tú y tu grupo de usuarios podrán verla.

Validaciones al guardar

El nombre del archivo es obligatorio. No se puede guardar una hoja sin nombre.
Una hoja privada siempre tiene un dueño registrado (el usuario que la guarda), aunque no lo veas capturar en pantalla: AdmCloud lo asigna automáticamente para poder mostrártela luego en tu listado personal.
Cada fórmula tiene un límite de evaluaciones por minuto a nivel de usuario; si una hoja tiene demasiadas celdas con fórmulas y se recalculan todas de golpe, AdmCloud puede pausar el cálculo con un aviso y reanudarlo un momento después.

Disponibilidad

Las Hojas de Cálculo son una función del plan Enterprise, y además debe estar habilitada para tu empresa; no están disponibles en Billing, Start, Basic, Standard, Premium, Premium Plus ni Premium Plus Payroll.
Necesitas el permiso de consulta de Hojas de Cálculo para ver el menú y entrar a la pantalla; para eliminar un archivo necesitas además el permiso completo del Gabinete de Archivos.
Las plantillas de Gastos y Estado de Resultados requieren el módulo de Contabilidad; Resultados vs Presupuesto requiere además el módulo de Presupuesto.
Las plantillas de Presupuesto de Ventas (por monto o cantidad) requieren el módulo de Presupuesto de Ventas.
Las plantillas de Contratos Laborales y Nómina requieren el módulo de Nómina.
Las plantillas de Ventas por Artículo, Ventas por Vendedor y Cobros por Vendedor no tienen una condición adicional una vez que ya tienes acceso a Hojas de Cálculo.

Consejos y errores comunes

💡

Usa una plantilla como punto de partida, aunque quieras algo distinto. Es más rápido generar la plantilla más parecida a lo que necesitas y luego borrar o ajustar columnas, que armar toda la hoja y las fórmulas desde una hoja en blanco.

ℹ️

"Guardar" solo aparece si la hoja ya existe. Si acabas de generar una plantilla o abriste una hoja en blanco, usa Guardar como la primera vez; una vez guardada, ya podrás usar Guardar para sobrescribirla sin pedirte de nuevo el nombre.

⚠️

No confundas guardar con exportar a otro sistema. El archivo .xlsx queda dentro del Gabinete de Archivos de AdmCloud; si necesitas trabajarlo fuera del sistema, ábrelo desde el listado y descárgalo desde ahí como harías con cualquier otro archivo adjunto.