Recepción e Importación de Documentos

¿Qué es y para qué sirve?

Cada vez que recibes una factura de un proveedor, un comprobante de gasto o cualquier documento que eventualmente debas registrar en AdmCloud, esta pantalla te evita perder tiempo copiando los datos a mano. Los documentos pueden llegar de tres formas:

• Por correo: reenvía o pide a tus proveedores que envíen la factura a receipts@admcloud.net; AdmCloud recibe el correo y adjunta automáticamente sus archivos a tu empresa.
• Carga manual: sube uno o varios archivos directamente desde la pantalla (PDF, imágenes, XML, etc.).
• App móvil de AdmCloud: los documentos enviados desde la app también llegan a esta misma bandeja.

Una vez que el documento está en la bandeja, lo registras como el tipo de documento que corresponda (Factura de Proveedor a Crédito, Informe de Gastos, Nota de Crédito o Débito a Proveedor, Recepción de Compra, Transferencia Bancaria, entre otros): al elegir el tipo, AdmCloud abre la pantalla de creación con el archivo ya adjunto como respaldo del documento.

Si tu empresa está en República Dominicana y tiene activada la facturación electrónica, esta misma pantalla recibe además los Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF) que tus proveedores emiten y envían a la DGII: no necesitas que te reenvíen nada, AdmCloud los detecta automáticamente por tu RNC receptor y te permite revisarlos, previsualizarlos y registrarlos como Factura de Proveedor a Crédito o Informe de Gasto con los datos ya tomados del XML firmado.

Cómo se usa

1. Revisa la pestaña "Por Procesar". Es lo primero que ves al entrar: la lista de correos/archivos recibidos o cargados que todavía no se han convertido en un documento. Puedes filtrar por Enviado por (el correo del remitente) y usar Actualizar para refrescar la lista.
2. Sube archivos manualmente si lo necesitas. Arrastra uno o varios archivos desde el explorador de tu equipo y suéltalos en el recuadro Arrastra y suelta aquí tus archivos que está debajo de la barra de botones: el recuadro se resalta al pasar por encima y los archivos se suben y aparecen de inmediato en la lista. Si prefieres elegirlos con el selector de archivos de siempre, haz clic sobre el mismo recuadro (o pulsa Enter o Espacio cuando esté enfocado). Hay un límite de tamaño por archivo configurado para tu cuenta y un máximo de 50 archivos por carga.
3. Asigna la empresa, si el documento no la trae. Los correos recibidos sin contexto de empresa muestran la etiqueta Sin Asignar; usa el botón de la empresa en la tarjeta del documento para asignarla, cambiarla o quitarla.
4. Da acceso a otros usuarios si varias personas deben verlo. Desde el botón de usuarios de cada documento (o "Asignar Todos a un Usuario" para hacerlo en bloque), agrega a quien necesite consultarlo; la persona recibe un correo de aviso con el enlace directo a la pantalla.
5. Registra el documento. En cada archivo adjunto, usa el botón Registrar y elige el tipo de documento correspondiente (Factura de Proveedor a Crédito, Informe de Gasto, Recepción, Nota de Crédito/Débito a Proveedor, Transferencia Bancaria, etc.). AdmCloud abre la pantalla de creación de ese documento con el archivo ya adjunto como respaldo. Si además tu empresa tiene Programaciones de Impuestos marcadas para importación de documentos, verás accesos directos como "Factura de Proveedor a Crédito con Impuestos (Programación X)" que preseleccionan esa programación de impuestos.
6. Usa "Registro con AtIna agente de gastos" para que la Inteligencia Artificial lea los documentos por ti (si está disponible). La guía completa está en AtIna, agente de gastos. Sube tus facturas y gastos arrastrándolos y soltándolos en el recuadro Cargar y Asignar a Agente que está debajo de la barra de botones, o haciendo clic en él para elegirlos (hasta 20 archivos por carga): cada documento se procesa en cola y, al terminar de leerlo, aparece como una tarjeta editable con el proveedor, la fecha, el monto, los impuestos y demás datos ya sugeridos. Corrígelos si algo no quedó exacto, elige si es una Factura de Proveedor a Crédito o un Informe de Gasto, y usa Registro Rápido para crear el documento de un clic, o el menú junto a él para un Registro Detallado (abre el formulario completo). También puedes seleccionar varias tarjetas y presionar Registrar Documentos Seleccionados para registrarlas todas de una vez (máximo 20 por lote), o eliminar varias seleccionadas al mismo tiempo.
7. Trabaja los Comprobantes Electrónicos recibidos (solo República Dominicana). La guía completa está en Comprobantes Electrónicos Recibidos. En la pestaña Comprobantes Electrónicos Recibidos, filtra por eNCF, RNC del emisor o un rango de fechas (no puede abarcar dos años distintos). Sobre cada tarjeta puedes: Ver XML (el comprobante firmado tal cual), Vista Previa (una versión legible del comprobante), Descargar PDF (la representación impresa que firmó la DGII, si tu cuenta tiene esta función activa y el comprobante ya fue enviado/firmado), Ignorar (lo saca de esta lista sin borrarlo) o registrarlo como Factura de Proveedor a Crédito o Informe de Gasto, ya sea con Registro Rápido (si tu cuenta lo tiene activo; usa el proveedor sugerido por el RNC del emisor y la cuenta contable recomendada automáticamente) o con Registro Detallado.
8. Restaura un comprobante ignorado si lo necesitas. Desde la pestaña Ignorados puedes ver los comprobantes electrónicos que marcaste como Ignorar y devolverlos al listado principal.
9. Consulta el historial en "Procesados". Ahí quedan los documentos que ya registraste como una transacción, con acceso directo a esa transacción cuando aplica.

Capacidades principales

• Tres formas de recibir documentos: correo a receipts@admcloud.net, carga manual y app móvil de AdmCloud.
• Asignación de empresa y de usuarios con acceso, con aviso automático por correo a cada usuario agregado.
• Registro directo como Factura de Proveedor a Crédito, Informe de Gasto, Recepción de Compra, Nota de Crédito/Débito a Proveedor, Transferencia Bancaria y otros tipos de documento, con el archivo ya adjunto.
• Accesos directos de "Factura de Proveedor a Crédito con Impuestos" e "Informe de Gasto con Impuestos" cuando tienes Programaciones de Impuestos marcadas para importación.
• Registro en Masa con Inteligencia Artificial: lee tus facturas y gastos automáticamente, sugiere proveedor, cuenta, impuestos, retenciones y montos, y permite corregir y registrar en bloque (hasta 20 documentos a la vez).
• Comprobantes Electrónicos (República Dominicana): recepción automática de los e-CF que tus proveedores emiten ante la DGII, sin duplicar los que ya registraste, con filtro por eNCF, RNC del emisor y rango de fechas.
• Vista previa amigable y visor del XML firmado de cada comprobante electrónico, y descarga del PDF firmado por la DGII cuando la función está activa para tu cuenta.
• Registro rápido (un clic, con datos sugeridos) o detallado (formulario completo) para comprobantes electrónicos y para el registro en masa.
• Ignorar y restaurar comprobantes electrónicos que no necesitas registrar, sin perderlos.
• Historial de documentos ya procesados, con enlace directo a la transacción generada.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Archivo obligatorio al subir: no se puede completar una carga manual sin seleccionar al menos un archivo, y cada archivo debe respetar el límite de tamaño configurado para tu cuenta.
• Rango de fechas de un solo año: al filtrar Comprobantes Electrónicos, la fecha "Desde" y "Hasta" deben estar en el mismo año calendario.
• Privilegio de consulta requerido: para ver las pestañas de "Registro en Masa" y "Comprobantes Electrónicos" necesitas poder consultar al menos "Facturas de Proveedores a Crédito" o "Informes de Gastos"; sin ninguno de los dos, la pestaña muestra un mensaje de acceso denegado en vez del listado.
• Solo tus documentos: únicamente ves los documentos de tu empresa logueada (o sin empresa asignada) a los que tienes acceso otorgado; no puedes consultar ni modificar comprobantes de otra empresa.
• Usuario válido y con acceso permitido: para agregar acceso a un documento, la persona debe existir como contacto con permiso de acceso habilitado; de lo contrario la operación se rechaza.
• Campos obligatorios antes de registrar: proveedor, cuenta contable, moneda, tasa de cambio y (para Factura de Proveedor a Crédito) la referencia deben tener valor antes de poder registrar el documento, sea por registro rápido o detallado.
• Registro rápido solo con XML válido: un comprobante electrónico solo se puede registrar por la vía rápida si su XML pudo leerse correctamente; si no, el botón queda deshabilitado y solo puedes usar el registro detallado.
• No se duplican comprobantes ya registrados: un e-CF cuyo eNCF y RNC del emisor ya existan en una transacción tuya no vuelve a aparecer en el listado de Comprobantes Electrónicos.

Disponibilidad, plan y módulos

• La recepción de documentos por correo, la carga manual y su registro como Factura de Proveedor a Crédito o Informe de Gasto no tienen una restricción de plan identificada: aplican en todas las ediciones, sujeto al privilegio de consulta sobre esos documentos.
• La pestaña Comprobantes Electrónicos (e-CF vía DGII) es exclusiva de empresas de República Dominicana con la facturación/recepción electrónica activada para tu compañía; esa activación la gestiona AdmCloud a nivel de tu cuenta, no es una casilla que enciendas tú mismo en Preferencias.
• El botón de Registro Rápido (por tarjeta o en bloque, tanto en "Registro en Masa" como en "Comprobantes Electrónicos") y la descarga del PDF firmado son funciones que deben estar activadas para tu cuenta; si no las ves, tu compañía simplemente no las tiene encendidas todavía.
• Si no ves alguno de los accesos directos de "Factura/Informe de Gasto con Impuestos", es porque tu empresa no tiene Programaciones de Impuestos marcadas para mostrarse en la importación de documentos.

Consejos y errores comunes