Facturas Históricas
La factura histórica te permite registrar en AdmCloud una factura de venta que ya existía antes de usar el sistema (por ejemplo, al migrar desde tu software anterior), conservando su número, fecha y monto originales. A diferencia de una factura a crédito o al contado, no mueve inventario ni genera un asiento contable: es un registro de referencia dentro de Cuentas por Cobrar.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando empiezas a usar AdmCloud, es común que un cliente ya tenga facturas pendientes o cerradas de tu sistema anterior. La factura histórica existe para dejar constancia de esas facturas dentro de AdmCloud sin tener que reconstruir la venta completa (artículos, impuestos, movimiento de inventario y asiento contable) como si fuera una venta nueva.
Su uso principal es poder generar Notas de Crédito o de Débito sobre facturas que ya no tienen saldo pendiente registrado en el sistema, o que nunca lo tuvieron porque se emitieron antes de migrar a AdmCloud. También sirve para mantener completo el historial de compras de un cliente en su ficha y en sus reportes de Cuentas por Cobrar.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de facturas históricas | Lista todas las facturas históricas con filtros por cliente, subsidiaria, ubicación, vendedor y rango de fechas. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración, y desde aquí crear, eliminar o abrir el reporte. |
| Crear / Editar | El formulario de la factura: datos generales, número de documento (digitado a mano, igual en modo de creación que de edición) y la tabla de artículos con impuestos y descuentos. |
| Detalles | La misma factura en modo de solo consulta, con su historial de actividades y los botones de acción: imprimir, duplicar, editar, anular o eliminar según tus permisos. |
| Imprimir | El formato imprimible de la factura, en su formato predeterminado o en cualquier plantilla personalizada que tu compañía haya creado en Plantillas HTML. |
Cómo registrar una factura histórica paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de facturas; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Selecciona el cliente. El sistema propone su moneda y sus términos de pago guardados.
- Escribe el número de documento original tal como aparecía en tu sistema anterior; en esta pantalla el número siempre se digita a mano, no lo asigna AdmCloud.
- Agrega los artículos o un renglón resumen con la descripción, cantidad y precio necesarios para que el total coincida con el monto original de la factura. Si no necesitas el detalle exacto de artículos, puedes usar una sola línea de descripción libre con el monto total.
- Completa los datos fiscales si tu país usa comprobantes fiscales y la factura original ya tenía uno asignado.
- Guarda. El sistema valida el cliente, la moneda y la lista de artículos; al no mover inventario ni contabilidad, el guardado es inmediato.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | A quién se le vendió originalmente. Determina la moneda y los términos de pago propuestos por defecto. |
| Número de documento | El número original de la factura en tu sistema anterior. Se digita manualmente y, a diferencia de otras facturas, puede seguir editándose incluso después de guardada. |
| Fecha del documento | Fecha original de la factura; se usa en los reportes y en la antigüedad de saldos del cliente. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del documento original y su tasa frente a la moneda local; debe ser mayor que cero. |
| Artículos | Cada línea indica artículo o descripción libre, cantidad, unidad, precio, impuesto y, según tu configuración, atributos. No es necesario detallar cada artículo original: basta con que el total coincida. |
| Vendedor | Responsable comercial de la venta original, si lo necesitas para tus reportes de comisiones o territorio. |
| Subsidiaria / Ubicación | A qué subsidiaria y ubicación se asocia el documento, si tu compañía las usa. |
| Comprobante fiscal (NCF) | El comprobante fiscal que ya tenía la factura original, si tu país maneja comprobantes fiscales. Es opcional, a diferencia de una factura nueva. |
| Referencia y notas | Información libre para identificar o anotar detalles del documento. |
| Archivos adjuntos | Puedes adjuntar el PDF o la imagen de la factura original como respaldo. |
Validaciones al guardar
- Cliente requerido, existente y activo (al crear la factura).
- Número de documento requerido y no puede repetirse entre facturas históricas.
- Moneda requerida y válida, con tasa de cambio mayor que cero.
- Vendedor válido, si se indica uno.
- Lista de artículos no vacía: al menos una línea con artículo o descripción.
- Descuento dentro de un porcentaje válido (entre 0% y 100%).
- Toda línea con cantidad o precio debe tener artículo o descripción.
- Formato del comprobante fiscal válido, si tu país usa comprobantes fiscales y capturas uno.
- Límite máximo de líneas por documento, igual que en el resto de las transacciones de ventas.
A diferencia de una factura a crédito, la factura histórica no valida el límite de crédito del cliente ni bloquea el guardado por facturas vencidas, ya que representa un movimiento que ya ocurrió en el pasado.
Gestión del documento
Desde el detalle de una factura histórica ya guardada puedes, según tus permisos:
- Editarla, incluyendo su número de documento; a diferencia de otras facturas, este campo nunca queda bloqueado.
- Anularla, indicando un motivo de anulación; una factura anulada no puede volver a editarse.
- Eliminarla, si tus permisos lo permiten.
- Duplicarla para crear una nueva factura histórica a partir de sus datos.
- Imprimirla con el formato predeterminado o con cualquier plantilla personalizada disponible.
Funciones adicionales según tu configuración
- Comprobantes fiscales: si tu país los usa, puedes capturar el NCF u otro número fiscal que ya traía la factura original.
- Territorio de ventas: filtros y campo de territorio de la transacción, si tu compañía los usa.
- Proyectos: puedes asociar la factura histórica a un proyecto, si tu compañía usa Contabilidad de Proyectos.
- Atributos de artículos: columnas de atributo 1 y 2 por línea, disponibles con Inventario Avanzado.
- Campos personalizados: tu compañía puede agregar campos propios al formulario y a la vista de detalle.
- Importación masiva: tu equipo de migración puede cargar facturas históricas por lote (por ejemplo, desde una planilla) al pasar tus datos desde otro sistema.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el mismo permiso "Facturas" del grupo de usuarios que usan las facturas a crédito, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Cambiar precios de las líneas requiere el permiso específico de "Cambiar precios" de facturas/cotizaciones.
- Cambiar el vendedor de la factura requiere un permiso de edición aparte, separado del permiso general de facturas.
- Con subsidiarias habilitadas, cada factura histórica queda asociada a una subsidiaria y filtra por ella en los listados y reportes.
- Los campos de comprobante fiscal solo aparecen si tu país maneja comprobantes fiscales.
Consejos y errores comunes
Úsala al migrar desde otro sistema. Registra aquí las facturas de tus clientes que quedaron pendientes o que quieras conservar en el historial, para que tus reportes de Cuentas por Cobrar y la ficha del cliente queden completos desde el primer día.
No la uses para una venta nueva. La factura histórica no descuenta inventario ni genera asiento contable; para registrar una venta actual usa la factura a crédito o al contado, según cómo te vaya a pagar el cliente.
¿Necesitas hacer una nota de crédito sobre una factura antigua? Registra primero esa factura como histórica, con el mismo número y monto que tenía en tu sistema anterior, y luego genera la nota de crédito o débito contra ella con normalidad.
El número de documento no se bloquea al editar. Verifica bien el número original antes de guardar, ya que otros documentos o tus clientes podrían hacer referencia a él.