Espacio de Trabajo de Cobros

¿Qué es y para qué sirve?

A diferencia del Estado de Cuenta, que se abre desde la ficha de un cliente específico, el Espacio de Trabajo de Cobros parte de todos tus documentos por cobrar abiertos (de todos tus clientes) y está pensado para que una persona dedicada a cobranza avance, documento por documento, registrando el resultado de cada gestión sin perder de vista el resto de la cartera.

Al seleccionar un documento en la lista, el resto de la pantalla se actualiza para mostrar su detalle, los comentarios y correos ya registrados sobre él, y los datos de contacto de ese cliente — todo sin recargar la página, para poder revisar muchos documentos seguidos con fluidez.

Cómo se usa

1. Revisa el gráfico de mayores saldos (opcional). En la parte superior, el panel Top de Clientes muestra, en un gráfico de barras, a tus 20 clientes con mayor saldo pendiente, dividiendo cada barra entre lo vencido y lo por vencer, todo consolidado a tu moneda local. Puedes colapsarlo con la flecha del encabezado para ganar espacio en pantalla.
2. Ordena y filtra la lista de documentos. El listado de la izquierda muestra tus documentos por cobrar abiertos (con saldo positivo). El selector Ordenar por los organiza por Antigüedad (los más vencidos primero, es el orden por defecto), Monto, Cliente o Último comentario (los documentos sin seguimiento reciente suben al principio). El cuadro de texto filtra la lista, ya cargada, por nombre de cliente, sin volver a consultar el servidor.
3. Selecciona un documento. Al hacer clic en una fila se resalta y se cargan, a la derecha, su detalle, sus comentarios y correos, y los datos de contacto del cliente de ese documento. Los documentos vencidos se muestran en rojo en la lista.
4. Ajusta la fecha estimada de cobro si es necesario. En el detalle del documento, el ícono de lápiz junto a la Fecha Estimada de Cobro abre un editor en línea para actualizarla — por ejemplo, después de que el cliente prometa pagar en una fecha distinta a la de vencimiento formal.
5. Registra un comentario de la gestión. El cuadro Nuevo Comentario se habilita al seleccionar un documento; escribe el resultado de tu llamada o gestión y pulsa Agregar Comentario para que quede en el historial, visible para cualquiera que revise ese documento después.
6. Envía un correo de cobro puntual. El botón Correo de Cobro (en el panel de detalle) abre un formulario para redactar y enviar un correo al cliente sobre ese documento en particular, sin salir de la pantalla.
7. Da mantenimiento a los contactos del cliente. En el panel de contacto puedes agregar un nuevo contacto, y para cada uno alternar si ve información de cuentas por cobrar o si se le incluye en el envío de estados de cuenta, y otorgarle o quitarle acceso al Portal de Clientes.
8. Envía el estado de cuenta completo del cliente con el botón Enviar Estado de Cuenta, cuando el seguimiento de un documento requiere mostrarle todo lo que debe, no solo ese documento.

Correo de cobro con sugerencias de IA

Al abrir el formulario de Correo de Cobro, los campos Para y Asunto se llenan automáticamente: el destinatario incluye el correo del cliente y el de los contactos marcados para recibir estados de cuenta, y el asunto retoma el número del documento.

Si tu plan tiene habilitado el asistente de IA, además verás varios botones para generar o reescribir el cuerpo del mensaje: redactarlo en tono de cobro desde cero, reescribir lo ya escrito con un tono más profesional o más amigable, o simplemente acortarlo. La sugerencia reemplaza el contenido del cuadro de texto; siempre puedes editarla antes de enviar.

Envío del estado de cuenta con modo de prueba

El botón Enviar Estado de Cuenta abre una ventana con las opciones de envío, reutilizando el mismo generador de estado de cuenta en PDF que usa la pantalla de envío masivo de estados de cuenta:

• La casilla Enviarme también a mí desvía el envío a tu propio correo (el de tu usuario en sesión) en lugar del cliente, útil para revisar cómo se verá antes de enviarlo de verdad; en este modo no se copia a ningún contacto.
• El Asunto se sugiere automáticamente con el nombre del cliente, y puedes modificarlo.
• Puedes marcar qué contactos con correo del cliente recibirán copia (CC); por defecto se preseleccionan los contactos marcados para incluirse en estados de cuenta.
• El campo de Mensaje opcional se agrega al cuerpo del correo antes del estado de cuenta adjunto.

Campos clave del detalle del documento

Validaciones al guardar

• El comentario no puede quedar en blanco, tanto al agregar uno nuevo como al editar uno existente.
• Solo puedes editar tus propios comentarios; el enlace "Editar" únicamente aparece en los comentarios que tú registraste.
• El correo de cobro necesita al menos un destinatario en el campo Para antes de poder enviarse.
• La nueva fecha estimada de cobro debe ser una fecha válida antes de guardarse.
• El estado de cuenta requiere un correo de destino; si el cliente no tiene correo registrado (y no activaste el modo de prueba), la ventana lo advierte y deshabilita el botón de envío.

Disponibilidad y permisos

• El Espacio de Trabajo de Cobros está disponible únicamente en la edición Enterprise, y además debe estar activado para tu empresa.
• Para abrir la pantalla necesitas el permiso de consulta sobre Cuentas por Cobrar de Clientes de tu grupo de usuarios.
• Registrar un comentario requiere el permiso de creación sobre Actividades del CRM; editar uno requiere el permiso de edición sobre esas mismas actividades.
• Agregar un contacto requiere el permiso de creación sobre Contactos; editar sus banderas de cobros requiere el permiso de edición correspondiente.
• La columna Subsidiaria del detalle solo aparece si tu plan tiene Subsidiarias habilitadas.
• Los botones de sugerencia de texto con IA en el correo de cobro solo se muestran si tu plan tiene el asistente de IA habilitado.

Consejos y errores comunes