Tarifas de Transporte
Una Tarifa es un catálogo del módulo de Gestión de Transporte (TMS) que define cuánto cuesta un flete para una combinación de Proveedor (transportista), Ruta y Categoría de Equipo, además de una cuota opcional de combustible. AdmCloud usa estas tarifas para calcular automáticamente el costo de un Viaje sin que tengas que digitarlo cada vez.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada Tarifa representa uno de estos dos conceptos:
- Una tarifa de flete normal: el costo (y, si aplica, el combustible) que cobra un Proveedor por recorrer una Ruta específica con una Categoría de Equipo determinada.
- Una tarifa de descarga (marcada con la casilla "Tarifa de Descarga"): un cargo aparte por descargar el equipo, que no depende de la ruta ni del destino, solo del Proveedor y/o la Categoría de Equipo.
Cuando registras un Viaje en el módulo TMS, AdmCloud busca automáticamente la tarifa que corresponde según el Proveedor, la Categoría de Equipo, el origen y el destino de la ruta del viaje. Si encuentra exactamente una tarifa que coincide, usa su Costo. Para la tarifa de descarga, la búsqueda es más flexible y avanza en cascada: primero intenta encontrar una tarifa para ese Proveedor y esa Categoría de Equipo; si no existe, busca una tarifa general del Proveedor (sin categoría de equipo); si tampoco existe, usa una tarifa general sin Proveedor ni Categoría de Equipo, si la tienes registrada. Así puedes dejar tarifas de descarga "por defecto" para los casos que no tengan una tarifa más específica.
Cómo se usa
- Elige la vista que necesitas, disponibles como pestañas en la parte superior de la pantalla: Listado, Edición en Línea y Actualización Masiva.
- Para crear o editar una tarifa individual, haz clic en Crear desde el Listado o la Edición en Línea. Escribe el Nombre (único y obligatorio), y selecciona el Proveedor, la Ruta y la Categoría de Equipo a la que aplica. Indica el Costo y, si corresponde, la cantidad de Combustible. Marca la casilla Tarifa de Descarga si esta tarifa es para el cargo de descarga en vez de la tarifa de flete normal. Agrega Notas si lo necesitas y guarda.
- Para editar varias tarifas rápido sin abrir cada una, usa Edición en Línea: filtra por Proveedor, Ruta, Origen, Destino o Categoría de Equipo, y modifica directamente en la tabla el Proveedor, la Ruta, la Categoría de Equipo, el Costo, el Combustible o la Tarifa de Descarga de cada fila, guardando con el botón de cada renglón. La tabla pagina de 50 en 50 registros.
- Para subir o bajar precios en bloque, usa Actualización Masiva: filtra qué tarifas quieres afectar (Proveedor, Ruta, Origen, Destino, Categoría de Equipo, Categoría de Proveedor, o etiquetas de Proveedor a incluir o excluir), marca si quieres actualizar el Costo, el Combustible, o ambos, elige el Tipo de Actualización (aumentar por monto fijo, aumentar por porcentaje, o fijar un monto exacto), indica el monto o porcentaje y haz clic en Aceptar.
Capacidades principales
- Listado con búsqueda, personalización de columnas (Costo, Combustible, Tarifa de Descarga y Notas están ocultas por defecto) y filtro por Proveedor, Ruta, Origen, Destino y Categoría de Equipo.
- Edición en línea paginada, para ajustar Proveedor, Ruta, Categoría de Equipo, Costo, Combustible y Tarifa de Descarga sin salir del listado.
- Actualización masiva por lote, con filtros adicionales de Categoría de Proveedor y etiquetas del Proveedor a incluir o excluir, y tres formas de recalcular el monto: aumento fijo, aumento porcentual o monto fijo. Se procesa como un Proceso en segundo plano que puedes seguir (y en algunos casos cancelar) desde la pantalla de Procesos.
- Resolución automática de tarifas en los Viajes: la tarifa de flete se aplica solo si hay una única coincidencia por Proveedor, Ruta y Categoría de Equipo; la tarifa de descarga se resuelve en cascada (Proveedor + Categoría de Equipo, luego solo Proveedor, luego una tarifa general).
- Autocompletado por nombre en las pantallas que seleccionan una tarifa, filtrando si buscas una tarifa de flete normal o una de descarga.
- Eliminación protegida: AdmCloud impide borrar una tarifa que ya está siendo usada en un Viaje.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la tarifa en todo el sistema. Es obligatorio y no se puede repetir. |
| Proveedor | El transportista al que aplica esta tarifa. Opcional: si lo dejas vacío, la tarifa de descarga se vuelve una tarifa general aplicable a cualquier proveedor. |
| Ruta | La ruta (origen y destino) a la que aplica esta tarifa de flete. Solo aplica a la tarifa de flete normal, no a la de descarga. |
| Categoría de Equipo | El tipo de vehículo o equipo al que aplica esta tarifa. Opcional: si lo dejas vacío en una tarifa de descarga, se vuelve más general. |
| Costo | El monto que se cobra por esta tarifa. |
| Combustible | La cantidad o cargo adicional de combustible asociado a esta tarifa. |
| Tarifa de Descarga | Casilla que marca esta tarifa como un cargo de descarga en vez de una tarifa de flete normal. Cambia cómo se busca y aplica automáticamente en los Viajes. |
| Notas | Observaciones libres sobre la tarifa. |
| Categoría de Proveedor, Etiquetas a incluir/excluir | Filtros exclusivos de la Actualización Masiva, para elegir con precisión qué tarifas se van a modificar en el lote sin tener que seleccionarlas una por una. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio y no se puede repetir; no puedes crear dos tarifas con el mismo nombre.
- Si seleccionas un Proveedor, debe ser un proveedor válido y activo.
- Si seleccionas una Ruta, debe ser una ruta de transporte válida y activa.
- Si seleccionas una Categoría de Equipo, debe ser una categoría válida y activa.
- Al eliminar una tarifa, AdmCloud verifica que no esté vinculada a ningún Viaje. Si encuentra viajes que la usan, muestra su número de documento y no permite eliminarla.
- En la Actualización Masiva, debes marcar al menos uno de los campos a actualizar (Costo o Combustible) y elegir un Tipo de Actualización antes de aceptar; de lo contrario AdmCloud rechaza la operación.
Disponibilidad y permisos
- Consultar, crear, editar y eliminar Tarifas requiere el permiso "Tarifas" de tu grupo de usuarios, con niveles independientes por acción; la Actualización Masiva y el guardado de la Edición en Línea requieren específicamente el nivel de edición.
- El catálogo de Tarifas solo está disponible en el plan Enterprise, con el módulo de Gestión de Transporte (TMS) activo en tu empresa. Si no ves esta pantalla en tu menú, contacta a AdmCloud para activar el módulo.
Consejos y errores comunes
"El registro ya existe": ya tienes una tarifa guardada con ese mismo nombre. Búscala en el listado en vez de crear una duplicada.
"No se puede eliminar por tener registros relacionados": la tarifa ya está siendo usada en un Viaje. Revisa el mensaje para identificar cuál viaje la referencia antes de intentar eliminarla de nuevo.
Si un Viaje no toma el costo automáticamente, revisa que exista una sola tarifa de flete que coincida exactamente con el Proveedor, la Ruta y la Categoría de Equipo del viaje. Si hay más de una tarifa que coincide (o ninguna), AdmCloud no puede decidir cuál usar y deja el costo en blanco para que lo indiques a mano.
Registra una tarifa de descarga general (sin Proveedor ni Categoría de Equipo) como respaldo. Así, cualquier viaje que no tenga una tarifa de descarga más específica para su proveedor o su equipo, igual va a tomar un costo de descarga por defecto.
Usa la Actualización Masiva para ajustes de temporada (por ejemplo, un aumento anual de combustible). Filtrar por Categoría de Proveedor o por etiquetas te permite subir tarifas a un grupo de transportistas sin afectar al resto, y el proceso corre en segundo plano para no bloquear tu sesión.