Validación de NCF y Sugerencia Inteligente de Cuentas (Compras)

¿Qué es y para qué sirve?

Son dos utilidades independientes, pensadas para reducir trabajo manual y errores en tus documentos de compra:

• Validación de NCF: confirma, en línea con la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) de República Dominicana, que el número de comprobante fiscal que un proveedor te entregó es real, corresponde a ese RNC y no está vencido, antes de que confíes en él para tus reportes fiscales.
• Sugerencia inteligente de cuentas: un modelo de Inteligencia Artificial aprende de las cuentas contables que tu empresa ha usado históricamente para cada proveedor y artículo/descripción, y te avisa cuando la cuenta asignada en un documento nuevo no coincide con lo que normalmente usarías, para que la corrijas con un clic si fue un error de digitación.

Validación de NCF (Comprobantes Fiscales)

Esta pantalla lista los documentos de compra que tienen un NCF pendiente de validar. Solo aparecen documentos de proveedores cuya secuencia de NCF está configurada como "No generar" (es decir, proveedores que te entregan ellos mismos su propio NCF, en lugar de que AdmCloud les asigne uno de tus secuencias fiscales).

• Aplica a Facturas de Proveedor a Crédito, Recepciones, Notas de Crédito y Débito a Proveedor, e Informes de Gasto que tengan un NCF registrado.
• Cada fila muestra Número, Tipo de documento, Fecha, Proveedor, RNC (ID Fiscal) y el NCF a validar, además de su estatus (Pendiente, Válido, Inválido o Desconocido).
• Puedes personalizar qué columnas ver y guardar tu propia configuración de columnas para este listado, igual que en otros listados de AdmCloud.

Cómo se usa

1. Entra a la pantalla de Validación de NCF; verás los documentos con NCF pendiente de validar.
2. Pulsa el botón Validar en la fila del documento que quieras verificar.
3. AdmCloud envía el RNC del proveedor y el NCF a la DGII y recibe la respuesta: si el comprobante es válido, a nombre de quién está, su vigencia y, si aplica, el motivo por el que no es válido.
4. El estatus del documento se actualiza automáticamente a Válido, Inválido o queda registrado el mensaje devuelto por la DGII para tu revisión.

Sugerencia Inteligente de Cuenta Contable (IA)

Cuando registras una línea en una Factura de Proveedor a Crédito, Recepción, Nota de Crédito o Débito a Proveedor, Informe de Gasto, Pago a Cuenta o Cargo Bancario, el modelo de Inteligencia Artificial predice, a partir del nombre del proveedor y la descripción del artículo, qué cuenta contable probablemente corresponde. Cuando la cuenta que realmente quedó asignada en el documento es distinta a la que el modelo hubiera sugerido, la transacción aparece en la pestaña de sugerencias por revisar.

• El modelo se entrena con el historial real de tu empresa: mientras más documentos contabilices de forma consistente, mejores serán sus sugerencias.
• Puedes filtrar las sugerencias por rango de fechas, subsidiaria, ubicación, proveedor, artículo, cuenta asignada y cuenta sugerida.
• Cada fila permite consultar rápidamente las últimas compras de ese proveedor con un ícono de información junto a su nombre.

Las dos pestañas

• Sugerencias por Revisar: documentos donde la cuenta asignada no coincide con la que el modelo sugiere y que aún no has decidido qué hacer con ellos.
• Sugerencias Ignoradas: sugerencias que decidiste descartar para esa transacción específica; puedes regresarlas a revisión en cualquier momento.

Acciones disponibles por línea

• Aceptar: cambia la cuenta de la línea del documento por la cuenta que sugirió el modelo.
• Ignorar: descarta la sugerencia para esa línea puntual y la mueve a la pestaña de Sugerencias Ignoradas.
• No sugerir esta cuenta: excluye esa cuenta contable de forma permanente de todas las futuras sugerencias del modelo, sin importar el proveedor o artículo.
• Reversar (en la pestaña de Ignoradas): regresa la sugerencia a la lista de pendientes por revisar.

Campos clave

Validaciones

• La validación de NCF requiere que el documento tenga un NCF registrado y que el proveedor tenga su RNC (ID Fiscal) completo en su ficha; si falta, la validación se rechaza indicando el motivo.
• Si tu compañía exige NCF en tus propios documentos fiscales, un documento sin NCF no podrá procesarse por esta validación.
• Al "Aceptar" o "Ignorar" una sugerencia, AdmCloud primero confirma que la transacción todavía exista; si fue eliminada o anulada mientras tanto, la acción se rechaza.
• Solo se pueden aceptar o ignorar sugerencias sobre los tipos de documento soportados: Factura de Proveedor a Crédito, Recepción, Nota de Crédito o Débito a Proveedor, Informe de Gasto, Pago a Cuenta y Cargo Bancario.

Disponibilidad

• La validación de NCF solo tiene sentido para compañías con la función "Documentos Fiscales" activada (por defecto viene activada en República Dominicana y Costa Rica, y puede activarse o desactivarse desde la configuración de funciones de tu compañía).
• La sugerencia inteligente de cuentas requiere la función "Recomendación de cuenta contable usando ML" activada para tu compañía. Si no ves sugerencias, contacta a soporte para confirmar que esta función esté habilitada en tu cuenta.
• El re-entrenamiento manual del modelo (botones de actualización del modelo) está reservado para personal técnico de AdmCloud; como usuario, solo revisas y aceptas o ignoras las sugerencias que el modelo ya generó.

Consejos y errores comunes