Reglas de Descuentos Autorizados
Las Reglas de Descuentos Autorizados definen, por adelantado, cuál es el máximo descuento que se puede otorgar sobre un artículo o una línea de negocio, a un vendedor o a un grupo de vendedores completo. No son una transacción ni generan movimiento contable: son una configuración que el sistema consulta automáticamente al momento de autorizar una Cotización o un Pedido, para impedir que se apruebe un documento con un descuento mayor al permitido.
¿Qué son y para qué sirven?
Cada vendedor tiene, en su ficha de empleado, un porcentaje de descuento máximo que puede otorgar por su cuenta. Cada artículo, además, puede tener su propio descuento máximo configurado en su nivel de precio. Las Reglas de Descuentos Autorizados te permiten abrir excepciones adicionales por encima de esos dos límites, sin tener que modificar la ficha del empleado ni el precio del artículo: por ejemplo, autorizar temporalmente un descuento mayor en una línea de negocio específica, para un grupo de usuarios puntual, o solo durante una campaña con fecha de inicio y fin.
Estas reglas solo tienen efecto cuando tu empresa usa el flujo de autorización de Cotizaciones o Pedidos (documentos que un vendedor registra con un descuento y que un supervisor debe aprobar antes de que sigan su curso). Si tu empresa no usa ese flujo, las reglas no bloquean nada.
Cómo funciona la validación
Al autorizar una Cotización o un Pedido, el sistema revisa cada artículo de la transacción por separado. Si el mismo artículo aparece en varias líneas del documento, se calcula su descuento efectivo como el promedio ponderado de todas esas líneas (tal como lo indica la descripción de la pantalla: "si un artículo se encuentra más de una vez en la transacción, se tomará como descuento efectivo el descuento promedio de la transacción").
Ese descuento efectivo se compara contra el descuento máximo permitido para ese artículo, que es el más alto entre estos tres valores:
- El descuento base configurado en la ficha del vendedor que registró (o autoriza) el documento.
- El descuento configurado en el nivel de precio del artículo, para esa unidad de medida, moneda y destino.
- El descuento de la Regla de Descuento Autorizado que mejor coincida con el artículo (o su línea de negocio), el usuario (o su grupo), la subsidiaria y la fecha del documento.
Si el descuento efectivo del artículo supera ese máximo, la autorización se rechaza con un mensaje que indica el nombre del artículo, el descuento otorgado y el máximo permitido, para que el vendedor o supervisor sepa exactamente qué corregir.
Al buscar la regla que aplica, un campo en blanco se interpreta como "sin restricción" en esa dimensión: una regla sin Artículo aplica a cualquier artículo (a menos que tenga Línea de Negocio), y una regla sin Usuario aplica a cualquier usuario (a menos que tenga Grupo de Usuario). Esto te permite crear reglas tan generales o tan específicas como necesites.
Campos clave
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Subsidiaria | Limita la regla a una subsidiaria específica. Solo aparece si tu empresa tiene habilitadas subsidiarias; si se deja en blanco, aplica a todas. |
| Artículo | Limita la regla a un artículo específico. No puede llenarse junto con Línea de Negocio. |
| Línea de Negocio | Limita la regla a todos los artículos de esa línea de negocio (clase de artículo). No puede llenarse junto con Artículo. |
| Usuario | Limita la regla a un vendedor/usuario específico. No puede llenarse junto con Grupo de Usuario. |
| Grupo de Usuario | Limita la regla a todos los usuarios de ese grupo. No puede llenarse junto con Usuario. |
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Ventana de vigencia opcional de la regla, útil para promociones o autorizaciones temporales. Si se deja en blanco, la regla no vence. |
| % Descuento | El descuento máximo que autoriza esta regla. Es obligatorio y debe ser mayor a 0 y hasta 100. |
| Observaciones | Notas libres para documentar el motivo de la excepción (por ejemplo, el nombre de la campaña o quién la autorizó). |
Cómo usarlo paso a paso
- Abre Reglas de Descuentos desde el menú de Inventario.
- Pulsa Nuevo y decide el alcance de la excepción: un Artículo puntual o toda una Línea de Negocio (elige solo uno de los dos).
- Decide a quién aplica: un Usuario puntual o todo un Grupo de Usuario (elige solo uno de los dos), o deja ambos en blanco para que aplique a cualquier vendedor.
- Si tu empresa usa subsidiarias, selecciona la subsidiaria donde aplica, o déjala en blanco para todas.
- Si la excepción es temporal, define la Fecha Desde y la Fecha Hasta.
- Captura el % Descuento máximo que quieres autorizar y, si quieres, una nota explicando el motivo.
- Guarda. La regla queda activa de inmediato para la próxima autorización de Cotizaciones o Pedidos que coincida con sus condiciones.
- Usa el enlace Visualizar del listado para revisar una regla existente, o elimínala cuando la excepción ya no aplique.
Validaciones al guardar
- No se puede llenar Artículo y Línea de Negocio al mismo tiempo.
- No se puede llenar Usuario y Grupo de Usuario al mismo tiempo.
- El Artículo, Línea de Negocio, Usuario, Grupo de Usuario y Subsidiaria seleccionados deben existir.
- El % Descuento debe ser mayor a 0 y hasta 100.
- No se permite guardar dos reglas con exactamente la misma combinación de Artículo, Línea de Negocio, Usuario, Grupo de Usuario y Subsidiaria; el sistema avisa que "Esta configuración ya existe".
Disponibilidad
- Dentro del plan Enterprise, esta pantalla se habilita mediante una función que tu proveedor activa en tu cuenta; si no la ves disponible, solicita su activación.
- Requiere el permiso "Precios" de Inventario en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar o eliminar según la acción que quieras realizar).
- La columna y el filtro por Subsidiaria solo aparecen si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas.
- Solo tiene efecto sobre Cotizaciones y Pedidos que usan el flujo de autorización; si tu empresa no lo usa, las reglas quedan guardadas pero no bloquean ningún documento.
Consejos y errores comunes
Deja Artículo/Línea de Negocio y Usuario/Grupo en blanco para una regla general. Una regla completamente en blanco en esas cuatro casillas aplica a cualquier artículo y cualquier usuario; combínalas solo cuando de verdad necesites una excepción puntual.
Usa Fecha Desde y Fecha Hasta para promociones temporales. Así no tienes que recordar eliminar la regla cuando termine la campaña: deja de aplicar sola al vencer.
La regla no siempre "gana". El sistema siempre usa el más alto entre el descuento base del vendedor, el del nivel de precio del artículo y el de la regla. Si el descuento del vendedor o del artículo ya es mayor al de tu regla, la regla no tendrá ningún efecto adicional.
Recuerda que se evalúa por artículo, no por línea. Si el mismo artículo aparece varias veces en la Cotización o Pedido con descuentos distintos, lo que se compara contra el máximo permitido es el promedio de todas esas líneas, no cada línea por separado.