Registro de Horas

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Registro de Horas es un documento individual para un solo empleado: indicas su fecha, el Tipo de Nómina al que pertenece, la Fecha de Aplicación (la quincena o período al que se van a aplicar esas horas) y el Contrato de Trabajo base vigente del empleado. En el detalle registras, por cada Tipo de Hora habilitado (normal, extra al 25%/50%/100%, nocturna, etc.), la cantidad trabajada.

Al guardarlo, AdmCloud calcula automáticamente si el documento queda Pendiente de autorización o se marca Autorizado de inmediato, según si tú mismo tienes el nivel de autorización de este permiso. Si queda pendiente, se envía una notificación (con correo opcional) al supervisor del empleado para que lo revise.

El listado principal tiene dos formas de verse, sin salir de la pantalla: Todos (una fila por Registro de Horas, con columnas personalizables) y Pendientes de Autorizar (los documentos que aún esperan aprobación, con un botón de autorización masiva). Puedes alternar entre ambas con los enlaces sobre la tabla, o llegar directo a la variante de pendientes desde un recordatorio del dashboard.

Un Registro de Horas también puede generarse automáticamente al autorizar una línea de Entrada Masiva de Horas; en ese caso el documento queda vinculado a ella y no se puede editar directamente desde aquí.

Cómo se usa

1. Crea un nuevo documento con el botón "Nuevo" e indica su Sucursal (si tu empresa usa sucursales), el Empleado y la Fecha del registro.
2. Revisa el Contrato de Trabajo que AdmCloud sugiere para ese empleado (su contrato base activo) y el Tipo de Nómina, que se completa solo cuando el empleado tiene un único tipo de nómina o contrato activo.
3. Indica la Fecha de Aplicación: la quincena o período de nómina al que corresponden estas horas.
4. Agrega una línea por cada Tipo de Hora trabajado (por ejemplo "Horas Extra 25%") con su Cantidad. Debes indicar al menos una línea con cantidad mayor a cero.
5. Adjunta archivos de soporte si los necesitas, en la sección de Archivos.
6. Guarda el documento. Queda Autorizado o Pendiente de autorización según tu permiso.
7. Si quedó pendiente, un usuario con el nivel de autorización del permiso lo revisa desde el detalle o desde el listado y usa Autorizar, Rechazar o Marcar Pendiente de Autorizar (para regresarlo a pendiente si se rechazó por error).

Capacidades principales

• Autorización individual o masiva: autoriza uno o varios registros seleccionados directamente desde el listado de "Pendientes de Autorizar", sin abrir cada documento.
• Vista previa con autorización: el ícono de ojo de cada fila abre un panel lateral con los datos del registro y sus adjuntos; si tienes privilegio de autorizar, el panel incluye los botones Autorizar y Rechazar para despachar el documento sin abrirlo. La fila desaparece del listado de pendientes al instante, también para los demás usuarios que estén viendo esa lista.
• Alcance por equipo: si no tienes el privilegio de examinar todos los registros pero sí el de tus subordinados, solo ves los tuyos y los de tu equipo; si no tienes ninguno de los dos, solo ves los tuyos propios.
• Columnas personalizables en el listado "Todos": elige y ordena qué columnas ver (número, fecha, empleado, tipo de nómina, fecha de aplicación, contrato, estado de autorización, sucursal, anulado, supervisor y autorizador) y guarda tus configuraciones favoritas.
• Reportes dedicados: un reporte general y un acceso directo al reporte filtrado por "Pendientes de Autorizar", ambos filtrables por fecha, empleado, sucursal, ubicación, departamento y tipo de nómina.
• Duplicar: crea un nuevo registro a partir de uno existente, sin volver a capturar todos los datos.
• Anular: anula un registro ya guardado sin eliminarlo, dejando constancia en el historial.
• Trazabilidad hacia la nómina: desde el detalle puedes ver en qué nóminas ya procesadas se incluyó este registro de horas.
• Origen desde Entrada Masiva de Horas: si el registro se generó al autorizar una línea de Entrada Masiva, el detalle muestra un enlace directo al documento de origen.
• Adjuntos, campos y formularios personalizados: puedes adjuntar archivos de soporte y, según tu plan, agregar tus propios campos al formulario.

Usuario asignado para autorizar

Cada registro de horas puede tener un usuario asignado para autorizar: la persona a la que le toca revisarlo. En modo consulta, el detalle muestra ese usuario junto al estado de autorización, y el botón Cambiar Usuario que Autoriza permite asignarlo o cambiarlo sin entrar a modo edición. En la lista de candidatos solo aparecen los usuarios que tienen el privilegio de autorizar registros de horas, y siempre puedes dejar el registro Sin asignar.

Al asignar un autorizador, esa persona recibe un correo y un aviso emergente en pantalla, igual que en las autorizaciones de pagos. Cada usuario puede apagar cualquiera de los dos canales desde Preferencias de notificaciones (la campana de la barra superior). Los listados muestran las columnas Supervisor y Autorizador para ver de un vistazo a quién le corresponde cada registro; si no las necesitas, puedes ocultarlas desde el diálogo de personalización de columnas.

El recordatorio "Mis Horas por Autorizar" del panel de inicio cuenta y te lleva a los registros que te toca autorizar: los que están asignados a ti y, si además tienes el privilegio de autorizar los registros de tus subordinados, también los de los empleados que supervisas. Quien autoriza debe tener el privilegio de autorizar registros de horas; el supervisor de un empleado puede autorizar los de su equipo siempre que tenga el privilegio de alcance "Subordinados".

Validaciones al guardar y autorizar

• No se permite registrar en sucursales marcadas como solo lectura.
• El Empleado, la Fecha y la Fecha de Aplicación son obligatorios.
• El Tipo de Nómina es obligatorio y debe ser uno válido y activo.
• El Contrato de Trabajo debe existir, estar activo y ser de tipo Contrato Base; no se puede vincular el registro a un contrato de otro tipo.
• Debe indicarse al menos un Tipo de Hora con cantidad mayor a cero; las cantidades no pueden ser negativas.
• La ubicación indicada, si aplica, debe existir y estar activa.
• Una vez guardado, la sucursal del documento no se puede modificar.
• No se puede editar, eliminar, anular ni cambiar el estado de autorización de un registro vinculado a una Entrada Masiva de Horas directamente desde esta pantalla.
• No se puede eliminar ni anular un registro ya incluido en una nómina procesada (se indican los documentos de nómina que lo están usando).
• Para autorizar, rechazar o marcar pendiente un registro de horas ajeno, debes tener el nivel de autorización del permiso o ser el supervisor directo del empleado.

Campos clave

Disponibilidad

• Requiere el plan Premium Plus Nómina o la edición Enterprise con el módulo de Nómina activo para tu empresa.
• El acceso se controla con el permiso "Horas Extras"; el nivel de "Autorizar" de ese mismo permiso determina quién puede aprobar, rechazar o devolver a pendiente los registros de otros empleados.
• El permiso "Horas Extras de Subordinados" permite ver y gestionar, sin el permiso general, los registros de los empleados que reportan directamente a ti.

Consejos y errores comunes