Recibos de Ingreso

¿Qué es y para qué sirve?

Cada recibo de ingreso registra un cobro a un cliente y contra qué se aplica ese dinero. Lo más común es aplicarlo a una o varias facturas, notas de débito u otros documentos con saldo pendiente, indicando cuánto se paga de cada uno; también puedes indicar un descuento por pronto pago o una retención de impuestos si tu compañía las maneja. Al guardar el recibo, el sistema genera el asiento contable en el mayor general (si tu compañía usa el módulo de Contabilidad) contra la cuenta de caja o banco donde entró el dinero, y reduce el saldo de las facturas aplicadas.

El recibo puede tener uno o varios modos de pago (por ejemplo, parte en efectivo y parte con cheque), cada uno con su propia referencia e institución financiera. Una vez guardado, puedes generar un depósito bancario a partir del recibo, o registrar una devolución de cheque si el pago del cliente fue rechazado.

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Cómo registrar un recibo de ingreso paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de recibos de ingreso; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
2. Selecciona el cliente. El sistema propone la cuenta de caja/banco, la moneda y la tasa de cambio por defecto configuradas en tus preferencias.
3. Elige los documentos a pagar. En la pestaña de documentos, marca las facturas u otros documentos pendientes de cobro de ese cliente e indica cuánto abonas a cada uno; el sistema no permite pagar más del saldo pendiente de cada documento salvo que tu compañía tenga activados los pagos no aplicados. Si la lista es muy larga, usa el control de Periodo (un solo control de rango de fecha: al abrirlo puedes elegir un periodo relativo como "Este mes" o marcar las fechas desde/hasta en los calendarios) y presiona el botón de refrescar; déjalo vacío para ver los documentos de todas las fechas.
4. Registra el o los modos de pago. En la pestaña de modos de pago indica cómo te pagó el cliente (efectivo, cheque, tarjeta, transferencia), con su monto, referencia e institución financiera si aplica.
5. Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales para este tipo de documento.
6. Guarda. El sistema valida el cliente, la cuenta de caja, los documentos aplicados y que el total cuadre antes de confirmar el recibo. Después de guardar, ya puedes imprimirlo, enviarlo por correo o generar un depósito bancario.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Cliente requerido y activo.
• Cuenta de caja/banco requerida, activa y con la misma moneda que el recibo.
• Al menos un documento aplicado, una cuenta contable o un modo de pago con monto, según qué funciones tenga activas tu compañía; un recibo vacío no se puede guardar.
• Tasa de cambio mayor que cero cuando el recibo o los documentos aplicados están en moneda extranjera.
• Un modo de pago requerido, y no se puede indicar cuenta de caja tanto en el encabezado como en el detalle de modos de pago a la vez.
• El documento aplicado debe existir, no estar anulado, pertenecer a la misma subsidiaria y, cuando corresponde, al mismo cliente del encabezado.
• Sin pagos no aplicados habilitados, la fecha del documento aplicado no puede ser posterior a la del recibo.
• No se permite pagar con tarjeta de crédito una factura de un período (mes/año) distinto al del recibo, si tu compañía tiene activada esa restricción en Preferencias (aplica de forma general o solo a facturas con impuestos). Esta restricción es opcional: sus casillas solo aparecen en Preferencias, y la validación solo se ejecuta, cuando la funcionalidad está habilitada para tu compañía.
• Período contable abierto para la fecha del recibo.
• Comprobante fiscal (NCF) único y numeración automática configurada, cuando tu país lo requiere.
• Máximo de líneas por recibo entre documentos, cuentas y modos de pago combinados.

Gestión del documento

Desde el detalle de un recibo ya guardado puedes, según tus permisos:

• Depositarlo, generando un depósito bancario a partir del recibo, o marcarlo manualmente como depositado. La opción Depositar del menú de Acciones abre el Depósito Bancario con el recibo ya marcado en la pestaña de documentos no depositados y el monto a depositar calculado. Si el recibo no tiene saldo en una cuenta de caja pendiente por depositar (su dinero entró directo a un banco o ya fue depositado), la opción aparece deshabilitada.
• Registrar una devolución de cheque si el pago del cliente fue rechazado por el banco.
• Anularlo, indicando un motivo de anulación; un recibo anulado no puede volver a editarse.
• Eliminarlo, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente.
• Duplicarlo para crear un nuevo recibo a partir de sus datos.
• Imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público del recibo, incluso por WhatsApp.
• Consultar y registrar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
• Firmarlo electrónicamente, en los países donde el recibo de ingreso es un documento fiscal firmable (por ejemplo, complemento de pago en México).

Funciones adicionales según tu configuración

• Aplicar a cuentas contables: agrega la pestaña Cuentas al formulario, para abonar directamente contra el mayor general en lugar de (o junto con) aplicar a facturas.
• Pagos no aplicados: permite guardar un recibo cuyo monto no coincide exactamente con el total de los documentos aplicados, dejando un saldo "por aplicar" que se abona después a facturas futuras.
• Retenciones de impuestos: si tu compañía tiene configurado un régimen de retenciones para pagos, se agregan columnas de retención por documento aplicado.
• Descuento por pronto pago: si tu compañía lo tiene activo, se puede aplicar un descuento por pago anticipado sobre las facturas del recibo.
• Divisiones, departamentos, clases y ubicaciones como centro de costo: columnas adicionales en la pestaña de cuentas según los módulos que tenga activos tu compañía.
• Proyectos: columna de proyecto en documentos y cuentas, si tu compañía usa el módulo de Proyectos.
• Restricción de tarjeta de crédito por período: preferencia de empresa que impide pagar con tarjeta de crédito facturas de un mes distinto al del recibo (de forma general o solo para facturas con impuestos). Las dos casillas se muestran en Preferencias de la Empresa únicamente cuando la funcionalidad está habilitada para tu compañía; mientras no lo esté, la validación no se aplica aunque las casillas se hayan marcado antes.
• Facturación electrónica: en países donde el recibo de ingreso es firmable, el listado muestra la pestaña de documentos pendientes de firmar y el detalle permite firmarlo.
• Impresión masiva: disponible en el plan Enterprise y para usuarios de tipo Partner.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Recibos de Ingreso" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y reimprimir.
• Cambiar el vendedor del recibo requiere un permiso de edición aparte, separado del permiso general de recibos de ingreso.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud, desde el plan Billing en adelante. En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
• Con subsidiarias habilitadas, cada recibo queda asociado a una subsidiaria.
• Las funciones de aplicar a cuentas y pagos no aplicados solo están disponibles si tu administrador las activó.
• El campo de secuencia fiscal / NCF solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para este documento.

Consejos y errores comunes