Presupuestos de Ventas
Los Presupuestos de Ventas te permiten planificar, mes a mes, cuánto esperas vender de cada artículo durante un año: en cantidad y en precio, por artículo. Puedes armarlos a mano, línea por línea, o dejar que AdmCloud los genere automáticamente a partir de tu historial de ventas. Luego los comparas contra lo realmente facturado en los Reportes de Presupuesto de Ventas, para saber si vas por encima o por debajo de tu meta.
¿Qué es y para qué sirve?
Un Presupuesto de Ventas es un documento por año que reparte, entre los períodos contables de ese año, la cantidad y el precio que esperas vender de cada artículo. Sirve para:
- Fijar una meta de ventas por artículo, mes a mes, que luego puedas comparar contra lo realmente facturado.
- Segmentar el presupuesto por Vendedor, Cliente, Clase de Cliente, Territorio de Venta, Ubicación o Destino, según cómo organices tu fuerza de ventas.
- Ahorrarte el trabajo de calcular la meta a mano: AdmCloud puede proyectarla por ti a partir de tu historial de ventas (promedio, regresión lineal o análisis estadístico de series de tiempo).
El Presupuesto de Ventas es independiente del Presupuesto Contable (por cuenta, división, departamento o proyecto): comparten la misma pantalla de períodos, pero uno se organiza por artículo y clientes/vendedores, y el otro por cuentas contables y dimensiones de análisis.
Cómo se usa
- Entra a Ventas > Presupuestos de Ventas. Antes de crear el primero, confirma que ya tengas Períodos Contables definidos para el año que quieres presupuestar; sin ellos AdmCloud no puede repartir el presupuesto mes a mes.
- Pulsa Nuevo y elige el año a presupuestar del desplegable (solo se ofrecen los años que ya tienen períodos contables configurados).
- Completa el encabezado: Nombre, Subsidiaria/Ubicación si aplica, Moneda y Tasa de Cambio, y opcionalmente Vendedor, Cliente, Clase de Cliente, Territorio de Venta y Destino, según a quién le asignes este presupuesto.
- En la pestaña de artículos, elige la Línea de Negocio (Clase de Artículo) para cargar sus artículos y captura, por cada uno, la cantidad y el precio esperados en cada período del año. Usa el botón Copiar de la primera columna para repetir el mismo valor en el resto de los períodos de ese artículo, y Copiar Tabla / Pegar para trasladar valores desde una hoja de cálculo.
- Guarda con Guardar o Guardar y Continuar Editando si vas a seguir capturando líneas.
- Si prefieres no calcular la proyección a mano, usa Generación Automática desde el listado (ver la sección siguiente) para que AdmCloud cree el presupuesto completo por ti a partir de tus ventas históricas.
Generación automática del presupuesto
En vez de capturar cantidades a mano, puedes pedirle a AdmCloud que proyecte el presupuesto de un año completo a partir de tu historial de ventas, desde Ventas > Presupuestos de Ventas > Generación Automática.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Subsidiaria | Obligatoria si tu empresa maneja más de una subsidiaria; determina qué historial de ventas se analiza y a qué subsidiaria queda asignado el presupuesto generado. |
| Ubicación | Opcional; limita el historial de ventas analizado a esa ubicación (y sus sub-ubicaciones). |
| Línea de Negocio (obligatoria), Familia y Marca | Acotan qué artículos entran en el presupuesto generado. También puedes indicar un Artículo puntual. |
| Método de Proyección | Predeterminado del Artículo, Regresión Lineal, Promedio o, si tu empresa tiene la función habilitada, Análisis de Espectro Simple (series de tiempo). |
| Meses a Analizar (1-36) y Año a Proyectar | Cuánto historial usar como base y para qué año se genera el presupuesto. |
| Excluir Desviaciones Fuera de (Sigma) | Descarta meses con ventas atípicamente altas o bajas antes de calcular el promedio o la regresión. |
| Ajustar Días Sin Existencia | Corrige la proyección considerando los días en que el artículo estuvo agotado, para no subestimar su demanda real. |
Si eliges un solo Artículo (o estás en un ambiente de prueba/desarrollo), AdmCloud genera el presupuesto de inmediato y te lleva directo a su Detalle. Si generas para toda una Línea de Negocio, el cálculo puede tardar y se ejecuta en segundo plano: AdmCloud te envía a la pantalla de Procesos para que sigas su progreso y abras el presupuesto cuando termine.
Capacidades principales
- Un presupuesto por año, con sus artículos repartidos automáticamente en los períodos contables definidos para ese año.
- Captura manual línea por línea, con copiar/pegar entre períodos y desde/hacia el portapapeles (hoja de cálculo).
- Generación automática a partir del historial de ventas, con tres o cuatro métodos de proyección estadística.
- Segmentación opcional por Vendedor, Cliente, Clase de Cliente, Territorio de Venta, Ubicación y (si usas Transporte) Destino.
- Duplicar un presupuesto existente desde su Detalle, para partir de uno ya armado en vez de empezar de cero.
- Reportes de Presupuesto de Ventas (por artículo o por vendedor, en unidades o en monto) accesibles desde el mismo listado, para comparar lo presupuestado contra lo realmente facturado.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica el presupuesto en el listado; es obligatorio. |
| Subsidiaria | A qué subsidiaria pertenece el presupuesto; solo aparece si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, y es obligatoria para crear uno nuevo en ese caso. |
| Ubicación | Ubicación a la que aplica el presupuesto, si segmentas por ubicación. |
| Moneda y Tasa de Cambio | Moneda en la que se capturan los precios del presupuesto y su tasa de cambio; ambos son obligatorios. |
| Vendedor | Vendedor al que se le asigna la meta, si presupuestas por vendedor. |
| Cliente / Clase de Cliente | Cliente puntual o categoría de clientes a la que aplica el presupuesto. |
| Territorio de Venta | Territorio al que aplica el presupuesto, si organizas tus ventas por zona geográfica. |
| Destino | Solo visible si tu empresa usa el módulo de Transporte (TMS); asocia el presupuesto a un destino de entrega. |
| Línea de Negocio (Clase de Artículo) | Filtra qué artículos se listan en la pestaña de captura; no se guarda como parte del documento, solo sirve para encontrar los artículos. |
| Cantidad y Precio por período | Por cada artículo y cada período contable del año, la cantidad esperada a vender y el precio esperado; el monto (cantidad × precio) se calcula solo. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio.
- La Moneda debe existir y estar activa; la Tasa de Cambio debe ser mayor que cero (si la dejas en cero, AdmCloud la ajusta a 1 automáticamente).
- Si indicas Vendedor, Cliente, Ubicación o Destino, cada uno debe existir y no estar anulado.
- No puedes guardar (ni eliminar) un presupuesto en una subsidiaria marcada como de solo lectura.
- Para crear un presupuesto nuevo cuando tu empresa maneja subsidiarias, debes tener una subsidiaria seleccionada en tu sesión.
- Para generar el presupuesto de un año, ese año debe tener al menos un Período Contable definido; si no, AdmCloud te lo indica al elegir el año.
- En la Generación Automática: la Línea de Negocio es obligatoria, los Meses a Analizar deben estar entre 1 y 36, el Año a Proyectar debe ser válido y la exclusión por Sigma no puede ser negativa.
Disponibilidad y permisos
- Esta función debe estar habilitada por AdmCloud para tu empresa. Si no ves la opción "Presupuestos de Ventas" en el menú de Ventas, contacta a soporte de AdmCloud para activarla.
- Consultar, crear, editar o eliminar Presupuestos de Ventas requiere el permiso "Presupuesto de Ventas" de tu grupo de usuarios, en el nivel correspondiente (Consultar, Editar o Completo para poder eliminar).
- El campo Destino solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo de Transporte (TMS).
- El método de proyección Análisis de Espectro Simple solo aparece en la Generación Automática si tu empresa tiene esa función habilitada; de lo contrario solo verás Predeterminado del Artículo, Regresión Lineal y Promedio.
- El campo Subsidiaria solo aparece si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
No aparece el año que necesito al pulsar "Nuevo". Verifica primero que exista un Período Contable definido para ese año; el desplegable de años solo muestra los que ya tienen períodos configurados.
Tengo muchos artículos y capturar uno por uno es lento. Usa la Generación Automática para que AdmCloud proponga la cantidad de cada artículo según tu historial de ventas; luego entra al presupuesto generado y ajusta a mano solo los artículos que necesites corregir.
La Generación Automática no termina de inmediato. Si la generaste para una Línea de Negocio completa (no un solo artículo), el cálculo corre en segundo plano; revisa su progreso en Procesos en vez de esperar en la misma pantalla.
El Presupuesto de Ventas no genera ningún asiento contable ni afecta tu inventario: es solo una meta de referencia que luego comparas contra tus ventas reales en los Reportes de Presupuesto de Ventas.