Procesos de Inventario

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando el flujo de venta o compra de tu empresa está separado en varios pasos (primero se despacha o recibe la mercancía, y después se factura), es fácil que queden pedidos con cantidades despachadas, recibidas o transferidas que todavía no se facturaron. Estas cuatro pantallas existen para que ese trabajo pendiente no se acumule ni se haga línea por línea:

• Pedidos por Despachar: crea el Despacho de las líneas de una Orden de Venta que aún no se han sacado del almacén.
• Pedidos Despachados por Facturar: convierte en Factura de Crédito o Factura de Caja las cantidades ya despachadas de una Orden de Venta.
• Órdenes de Compra Recibidas por Facturar: prepara la Factura de Proveedor a Crédito para las cantidades ya recibidas de una Orden de Compra.
• Pedidos de Consignación Transferidos por Facturar: factura al consignatario la mercancía que transfirió desde su ubicación de consignación (lo cual indica que la vendió).

En todos los casos el patrón es el mismo: filtras, ves un listado de líneas pendientes con la cantidad ya movida y la cantidad ya facturada, seleccionas las que quieres procesar (pudiendo ajustar la cantidad) y generas el documento final con un solo clic.

Cómo se usa

1. Pedidos por Despachar

1. Elige el Cliente (obligatorio) y, si tu empresa tiene Subsidiarias, la Subsidiaria.
2. Pulsa Actualizar para ver las líneas de Órdenes de Venta autorizadas con cantidad pendiente por despachar.
3. Marca las líneas a procesar y, si lo necesitas, ajusta la Cantidad a Despachar de cada una.
4. Pulsa Despachar. AdmCloud crea el documento de Despacho correspondiente.

2. Pedidos Despachados por Facturar

1. Filtra por rango de Fecha, Subsidiaria, Cliente, Orden de Venta o Territorio de Ventas, e indica la Ubicación donde se procesará la factura.
2. El listado muestra, por cada línea de Orden de Venta ya despachada, cuánto se ordenó, cuánto se despachó y cuánto ya se facturó.
3. Selecciona las líneas y ajusta la Cantidad a Facturar si tu empresa permite facturar cantidades no despachadas.
4. Pulsa Crear Factura de Crédito o, si vas a cobrar de inmediato, Crear Factura de Caja (indicando además Método de Pago y Cuenta de Caja).

3. Órdenes de Compra Recibidas por Facturar

1. Elige el Proveedor y la Moneda de la factura (ambos obligatorios); una vez que el listado tiene datos en pantalla, estos dos campos quedan bloqueados para evitar mezclar monedas o proveedores por error.
2. Filtra opcionalmente por fecha, Subsidiaria o Ubicación y pulsa Actualizar.
3. El listado muestra, por línea de Orden de Compra ya recibida, la cantidad ordenada, la recibida y la ya facturada.
4. Selecciona las líneas, ajusta la Cantidad a Facturar si aplica, y pulsa Facturar.
5. AdmCloud te lleva al formulario de Factura de Proveedor a Crédito con esas líneas ya cargadas (precio, descuento, impuestos y cuenta contable incluidos) para que completes y guardes el documento.

4. Pedidos de Consignación Transferidos por Facturar

1. Elige el Cliente (el consignatario) y su Ubicación de Consignación; opcionalmente filtra por una Orden de Venta de consignación específica.
2. El listado muestra las líneas transferidas desde esa ubicación —es decir, vendidas por el consignatario— junto con lo ya facturado y lo devuelto sin vender.
3. Selecciona las líneas a facturar y, si tu empresa usa cuotas, revisa o ajusta la pestaña de Cuotas.
4. Pulsa Facturar. AdmCloud genera la Factura de Crédito y te lleva a su detalle.

Capacidades principales

• Genera varios documentos a la vez a partir de líneas de distintas Órdenes de Venta o de Compra, evitando crearlos uno por uno.
• Permite ajustar la cantidad a despachar o facturar por línea antes de procesar, sin tener que usar la cantidad total pendiente.
• Agrupa y muestra en cada línea la cantidad ya movida (despachada, recibida o transferida) frente a la ya facturada, para que siempre sepas cuánto queda pendiente.
• En Órdenes de Compra Recibidas por Facturar, arrastra al formulario de Factura de Proveedor a Crédito el precio, descuento, impuestos y cuenta contable ya definidos en la Orden de Compra.
• En Pedidos de Consignación Transferidos por Facturar, agrupa automáticamente los números de serie cuando el artículo es serializado.
• El trabajo de más de 5 líneas se procesa de forma asíncrona, sin bloquear tu sesión mientras se generan los documentos.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Debe seleccionarse al menos una línea antes de despachar o facturar; si no, AdmCloud muestra un aviso pidiendo elegir un documento.
• La Orden de Venta o de Compra origen debe estar autorizada y no anulada en el momento de procesar; si cambió mientras tenías el listado abierto, la línea se rechaza.
• Ubicación obligatoria para generar el Despacho o la Factura de Crédito/Caja en Pedidos Despachados por Facturar.
• Método de Pago y Cuenta de Caja obligatorios al crear una Factura de Caja.
• Cliente, Proveedor, Moneda o Ubicación de Consignación obligatorios antes de poder ver el listado, según la pantalla; una vez hay datos en pantalla, Proveedor, Subsidiaria y Moneda quedan bloqueados en Órdenes de Compra Recibidas por Facturar para no mezclar monedas.
• En Pedidos de Consignación Transferidos por Facturar, la cantidad a facturar respeta lo ya devuelto: no puedes facturar más de lo transferido menos lo devuelto y lo ya facturado.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• Estas pantallas requieren el módulo de Inventario activo, además del módulo de Órdenes de Venta (Pedidos por Despachar, Pedidos Despachados por Facturar) o de Órdenes de Compra (Órdenes de Compra Recibidas por Facturar). En la edición Enterprise, estos módulos deben estar activos para tu empresa.
• Pedidos por Despachar y Pedidos Despachados por Facturar solo aparecen si tu empresa tiene activada la preferencia de facturación y despacho masivo de Órdenes de Venta; permitir facturar o despachar por encima de lo ya movido es una preferencia adicional independiente.
• Órdenes de Compra Recibidas por Facturar solo aparece si tu empresa tiene activada la preferencia de facturación masiva de Órdenes de Compra; mostrar cantidades no recibidas es una preferencia adicional independiente.
• Pedidos de Consignación Transferidos por Facturar requiere que tu empresa tenga habilitadas las Órdenes de Venta de Consignación.
• Para generar cada documento necesitas, además, el permiso específico de ese documento en tu grupo de usuarios: Despachos, Facturas de Crédito, Facturas de Caja o Facturas de Proveedor a Crédito, según la pantalla.
• Con Subsidiarias habilitadas y más de una activa, debes elegir una Subsidiaria antes de ver resultados.
• Las columnas de Atributos (por ejemplo Color o Talla) y de Números de Serie solo aparecen si tu empresa tiene esas funciones de Inventario Avanzado habilitadas.

Consejos y errores comunes