Ajustes de Inventario con Costos
Un Ajuste de Inventario con Costos es la variante del Ajuste de Inventario que usas cuando, además de corregir la existencia de un artículo, necesitas indicar tú mismo el costo unitario exacto de cada línea, en vez de dejar que AdmCloud lo calcule automáticamente según el método de costeo de tu empresa.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada línea del documento indica un artículo, una cantidad (positiva para aumentar la existencia, negativa para disminuirla) y un costo unitario que tú escribes directamente. Al guardar, AdmCloud actualiza la existencia del artículo en la Ubicación indicada usando ese costo y genera el asiento contable correspondiente: debita o acredita la cuenta de Inventario del artículo contra una Cuenta de Ajuste.
Los Ajustes de Inventario con Costos no se incluyen en los recálculos automáticos de costo del sistema. Como el costo de cada línea lo defines tú manualmente, AdmCloud no lo vuelve a tocar por su cuenta; úsalo solo cuando realmente necesites fijar un costo específico y sepas lo que estás haciendo.
Si solo necesitas corregir la cantidad y prefieres que AdmCloud calcule el costo automáticamente (el caso más común), usa el Ajuste de Inventario normal en su lugar. Tampoco se usa para mover existencia entre almacenes o depósitos, ni reemplaza a las compras o ventas.
Cómo se usa
- Entra al listado de Ajustes de Inventario con Costos y pulsa Crear.
- Confirma la Fecha, la Subsidiaria (si aplica) y la Ubicación (almacén) donde ocurre el ajuste.
- Opcionalmente elige una Cuenta de Ajuste distinta a la que tu empresa usa por defecto.
- Agrega una línea por cada artículo: selecciona el Artículo, escribe la Cantidad con su Unidad de Medida y, en la columna Costo, indica el costo unitario exacto que quieres registrar para esa línea.
- Si el artículo requiere Depósito (Bin), Lote, Números de Serie, Atributos (por ejemplo Color o Talla) o Declaración Aduanera, complétalos en la línea; AdmCloud te los pedirá según la configuración del artículo. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
- Adjunta archivos de respaldo si lo necesitas y pulsa Guardar. El número de documento se genera automáticamente.
Capacidades principales
- Filtra el listado por rango de fechas, Subsidiaria, Ubicación y Artículo, y personaliza qué columnas ver y en qué orden, guardando tu propia configuración.
- Duplicar un documento existente para agilizar ajustes recurrentes.
- Imprimir el documento, incluyendo el detalle de costo por línea y el total ajustado.
- Consultar el asiento contable generado directamente desde el documento.
- Adjuntar archivos de respaldo (soporte del costo indicado, autorizaciones).
- Agregar tus propios Campos Personalizados al formulario, o construir tu propia variante con Formularios Personalizados (requiere el plan Enterprise).
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Fecha del ajuste. Debe caer dentro de un período contable de Inventario abierto. |
| Ubicación | Almacén donde ocurre el ajuste. Obligatoria. |
| Subsidiaria | Solo visible y obligatoria si tu empresa tiene Subsidiarias habilitadas; debe coincidir con la Subsidiaria de la Ubicación. |
| Cuenta de Ajuste | Cuenta contable contra la que se registra la diferencia de inventario. Si no la indicas, AdmCloud usa la cuenta de ajuste configurada por artículo, clase de artículo o, en su defecto, la de tu empresa. |
| Departamento, División y Clase de Artículo | Dimensiones contables opcionales del encabezado (solo visibles si tu empresa las tiene habilitadas). |
| Tipo de Transacción | Solo visible si tu empresa configuró Tipos de Transacción para ajustes. |
| Artículo | Producto a ajustar. Debe estar activo. No admite artículos de tipo Kit. |
| Cantidad | Positiva para aumentar existencia, negativa para disminuirla. Junto con su Unidad de Medida, dentro del plan de unidades del artículo. |
| Costo | Costo unitario que tú indicas manualmente para la línea; determina el monto del asiento contable de esa línea. No se recalcula automáticamente. |
| Depósito (Bin) | Obligatorio solo si el artículo requiere Depósitos. |
| Lote | Obligatorio solo si el artículo requiere Lotes. |
| Números de Serie | Obligatorios solo si el artículo es serializado; uno por cada unidad de la cantidad ajustada. |
| Declaración Aduanera | Obligatoria solo si el artículo la requiere. |
| Atributos (Color, Talla, etc.) | Obligatorios solo si el artículo tiene atributos configurados. |
| Referencia y Notas | Texto libre para identificar o documentar el ajuste. |
Validaciones al guardar
- El período contable de Inventario debe estar abierto para la fecha del documento.
- La Ubicación debe pertenecer a la Subsidiaria indicada en el documento.
- Debe existir al menos una línea con un artículo válido, y el documento admite un máximo de líneas por ajuste.
- El artículo debe estar activo, y no se admiten artículos de tipo Kit.
- Unidad de Medida obligatoria y debe pertenecer al plan de unidades configurado en el artículo.
- Depósito obligatorio si el artículo requiere Depósitos; se rechaza si el artículo no los usa.
- Lote obligatorio si el artículo requiere Lotes; se rechaza si el artículo no los usa.
- Números de Serie obligatorios si el artículo es serializado, sin permitir seriales duplicados ya existentes.
- Declaración Aduanera y Atributos obligatorios cuando el artículo los requiere.
- El costo indicado no puede superar un límite máximo permitido por artículo.
- Cuando la cantidad reduce la existencia, AdmCloud valida que haya suficiente disponible en la Ubicación (y Lote, si aplica) antes de guardar.
Anular y eliminar
Un Ajuste de Inventario con Costos puede anularse (queda marcado como anulado pero se conserva para auditoría) o eliminarse, según los permisos de tu grupo de usuarios. En ambos casos AdmCloud revierte el movimiento de existencia y el asiento contable generado. Ninguna de las dos acciones es posible si el documento tiene registros vinculados o si el período contable de la fecha del documento ya está cerrado.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Esta función forma parte del módulo de Inventario, incluido desde el plan Basic en adelante. En la edición Enterprise, el módulo de Inventario debe estar activo para tu empresa; de lo contrario la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición".
- El acceso se controla con el permiso "Ajustes de Inventario con Costos" del grupo de usuarios, independiente del permiso de Ajustes de Inventario normales, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Los campos de Depósito, Lote, Números de Serie, Atributos y Declaración Aduanera solo aparecen si tu empresa tiene esas funciones de Inventario Avanzado habilitadas, y solo se exigen en artículos configurados para usarlas.
- Con Subsidiarias habilitadas, el listado y la selección de Ubicación se limitan a tu Subsidiaria actual.
Consejos y errores comunes
No uses este documento por costumbre en vez del Ajuste de Inventario normal. Si no tienes una razón puntual para fijar el costo a mano (por ejemplo, corregir un costo heredado de una migración), deja que AdmCloud lo calcule automáticamente con el Ajuste de Inventario estándar; así evitas que el costo del artículo quede desalineado con el resto de tus movimientos.
Documenta siempre por qué fijaste ese costo en la Referencia, las Notas o un archivo adjunto; como el sistema no lo recalcula por su cuenta, esa nota es la única evidencia de por qué el costo del artículo cambió de esa forma.