Autorizaciones de Devolución de Clientes (RMA)

Una Autorización de Devolución de Cliente (RMA) registra la solicitud de un cliente para devolver mercancía que compró previamente, de modo que tu equipo pueda revisar y autorizar cada artículo antes de recibirlo físicamente o acreditarlo. El documento por sí solo no mueve inventario ni afecta el saldo del cliente: una vez autorizadas las líneas que apruebes, generas desde ahí una Recepción de Devolución (para recibir la mercancía de vuelta al inventario) y/o una Nota de Crédito a Clientes (para acreditar la cuenta del cliente).

Módulo: Ventas / Cuentas por Cobrar Requiere el permiso "Solicitudes de Devoluciones de Clientes" de tu grupo de usuarios

¿Qué es y para qué sirve?

Usa esta pantalla cuando un cliente quiera devolver algo que compró, antes de comprometerte a recibirlo o a acreditar su cuenta. Registras el documento, agregas los artículos que el cliente quiere devolver y, opcionalmente, lo vinculas con la factura original. Cada línea del documento inicia con un estado de autorización (Pendiente, Parcialmente Autorizada, Autorizada o Rechazada) que tu equipo revisa línea por línea: puedes aprobar unos artículos y rechazar otros en el mismo documento.

La RMA en sí misma nunca toca tu inventario ni el saldo del cliente. Una vez que autorizas una línea, usas la acción "A Recibir" para crear la Recepción de Devolución que efectivamente recibe el artículo de vuelta al inventario, y la acción "Nota de Crédito" para crear la Nota de Crédito a Clientes que acredita al cliente por los artículos autorizados. Esta separación permite que el almacén y contabilidad actúen solo sobre lo que realmente fue aprobado.

Puedes crear una RMA en blanco o vincularla a la factura original del cliente; vincularla permite que el sistema valide que la devolución corresponde a ese cliente y, según la configuración de tu compañía, que los artículos devueltos realmente formaban parte de esa factura.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado	Lista todas las RMA, con filtros por cliente, subsidiaria, rango de fechas y referencia, y columnas personalizables. Tiene una segunda pestaña, "Pendientes de Autorización," que cambia a una vista por artículo con únicamente las líneas que todavía esperan una decisión en todos los documentos, para que puedas atenderlas sin abrir cada RMA por separado.
Crear / Editar	El formulario de la RMA: cliente, subsidiaria, ubicación, moneda, referencia, la factura relacionada (opcional) y la tabla de artículos a devolver, con cantidad, unidad, precio, tabla de impuestos y descuento.
Detalles	La misma RMA en modo de solo consulta, mostrando el estado de autorización de cada artículo. Desde aquí autorizas, rechazas o reinicias líneas y, una vez autorizadas, creas la Recepción de Devolución y/o la Nota de Crédito a Clientes correspondiente, además de las acciones habituales de editar, duplicar, anular, eliminar, imprimir y enviar por correo.
Imprimir	El formato imprimible de la RMA (el predeterminado de tu compañía o una plantilla personalizada), con el estado de autorización de cada artículo, los totales y un espacio de firma para el cliente y tu compañía.

Cómo autorizar y procesar una devolución paso a paso

Abre el listado y pulsa Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Solicitudes de Devoluciones de Clientes; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
Selecciona el cliente y, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, la subsidiaria y la ubicación correspondiente.
Vincula la factura original, si la tienes, en el campo de factura relacionada. Esto confirma que la factura pertenece al mismo cliente y subsidiaria y, si tu compañía lo requiere, que los artículos que devuelves realmente fueron facturados en ella.
Agrega los artículos que el cliente quiere devolver, con su cantidad, unidad, precio, tabla de impuestos y, si aplica, descuento y nivel de precio. Puedes adjuntar fotos o comprobantes en la pestaña de archivos.
Guarda. El documento se crea con sus líneas en estado Pendiente (o Parcialmente Autorizada); todavía no se recibe ni se acredita nada.
Abre el detalle de la RMA, revisa cada línea y decide: selecciona las líneas y usa Autorizar Línea, Rechazar Línea o Marcar Pendiente de Autorización. Esto requiere el nivel "Autorizar" del mismo permiso, que tu administrador puede otorgar por separado del acceso de edición.
Para las líneas que autorizaste, usa A Recibir para crear la Recepción de Devolución que regresa el artículo al inventario, y/o Nota de Crédito para crear la Nota de Crédito a Clientes que acredita al cliente. Puedes generar una, la otra, o ambas, según lo que requiera la devolución.
Imprime, envía por correo o comparte la RMA con el cliente como constancia de lo que se aprobó.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Cliente	Quién devuelve la mercancía. Debe ser un cliente activo.
Subsidiaria / Ubicación	A qué subsidiaria y ubicación pertenece la devolución, con subsidiarias habilitadas; la ubicación debe pertenecer a la misma subsidiaria del documento.
Moneda	La moneda de la devolución; se toma de la factura vinculada cuando se selecciona una.
Factura relacionada	Enlace opcional a la factura de venta original. Si se indica, la factura debe existir, estar activa (no anulada) y pertenecer al mismo cliente y subsidiaria que la RMA.
Referencia	Texto libre, útil para anotar el motivo de la devolución; se puede filtrar en el listado.
Artículos	Los productos o servicios a devolver, cada uno con cantidad, unidad de medida, precio, tabla de impuestos, porcentaje de descuento y, si está habilitado, atributos, comentarios y nivel de precio.
Estado de autorización (por línea)	Pendiente, Parcialmente Autorizada, Autorizada o Rechazada, definido línea por línea desde la pantalla de Detalles; determina si el artículo puede pasar a una Recepción de Devolución o a una Nota de Crédito.
Asignado a / Usuario autorizador	La persona responsable de decidir sobre el documento, visible cuando tu compañía usa el módulo WMS.
Archivos adjuntos	Comprobantes de soporte de la devolución (fotos, comprobante de compra, etc.), sujetos al límite de la edición contratada.

Validaciones al guardar

Cliente requerido, activo y no anulado.
Moneda requerida y no anulada.
El vendedor, si se indica, debe estar activo y no anulado.
La ubicación debe pertenecer a la misma subsidiaria del documento.
La lista de artículos no puede estar vacía, y cada línea necesita un artículo o una descripción.
El porcentaje de descuento debe estar entre 0 y 100 en cada línea.
Una línea no puede tener cantidad y precio sin un artículo o una descripción manual.
La cantidad de líneas no puede superar el máximo permitido por documento.
Si se indica una factura relacionada, debe existir, no estar anulada y pertenecer al mismo cliente y subsidiaria que la RMA.
Si tu compañía restringe las devoluciones a artículos ya facturados, cada artículo devuelto (excepto servicios) debe aparecer en la factura vinculada.
Período contable abierto y validaciones de documento fuente de facturación electrónica, igual que en otras transacciones de venta.

Gestión del documento

Desde el detalle de una RMA ya guardada puedes, según tus permisos:

Autorizar, rechazar o marcar líneas de vuelta a pendiente, una a la vez o varias juntas, usando el nivel "Autorizar" del permiso.
Crear la Recepción de Devolución ("A Recibir") para regresar los artículos autorizados al inventario.
Crear la Nota de Crédito a Clientes ("Nota de Crédito") para acreditar al cliente por los artículos autorizados.
Asignar o cambiar el usuario autorizador responsable del documento, si tu compañía usa el módulo WMS.
Editarla, mientras no esté anulada.
Duplicarla para crear una nueva RMA a partir de sus datos.
Anularla o eliminarla.
Imprimirla, enviarla por correo al cliente, o compartir su enlace público para que la consulte sin iniciar sesión.
Saltar a los reportes relacionados: "Artículos por Recibir" y "Notas de Crédito Pendientes," que muestran lo que aún está pendiente sobre las líneas autorizadas.

Funciones adicionales según tu configuración

Campo y columna de subsidiaria en el listado y el formulario, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
Campo de asignado a en la pantalla de detalles, si tu compañía usa el módulo WMS.
Nivel de precio por línea, si la función "Nivel de Precio en Transacciones de Venta" está habilitada para tu compañía.
Comentarios por línea de artículo, si esa función está habilitada.
Atributos de artículo (1 y 2) en las líneas, si tu configuración de inventario usa atributos.
Campos personalizados en el formulario, si tu compañía los configuró para esta pantalla; también puedes crear nuevos campos desde el propio formulario.
Personalización del formulario (agregar, mover o quitar campos), si tienes el permiso correspondiente.
Plantillas de impresión personalizadas, si tu compañía creó una para este documento.
Personalización de columnas en la vista de listado "Todas," con configuraciones guardadas por usuario.

Disponibilidad y permisos

El acceso se controla con el permiso "Solicitudes de Devoluciones de Clientes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y — de forma importante — autorizar, lo que permite dejar que alguien revise y decida sobre las líneas de devolución sin darle acceso completo de edición.
Esta pantalla depende de que la capacidad RMA esté habilitada en tu plan. Si la opción no está disponible, tu plan actual puede no incluirla; consulta con tu administrador o con soporte de AdmCloud.
Con subsidiarias habilitadas, cada RMA queda asociada a una subsidiaria y su ubicación debe pertenecer a esa misma subsidiaria.
El campo de asignado a en la pantalla de detalles solo aparece si tu compañía usa el módulo WMS.

Consejos y errores comunes

⚠️

Autorizar una línea no recibe ni acredita nada por sí sola. La RMA solo registra la decisión. Todavía debes crear explícitamente la Recepción de Devolución y/o la Nota de Crédito a Clientes a partir de las líneas autorizadas para que realmente se afecte el inventario y el saldo del cliente.

💡

¿Manejas muchas devoluciones pendientes? Usa la pestaña "Pendientes de Autorización" del listado en lugar de abrir cada RMA una por una: muestra todos los artículos que aún esperan una decisión, en todos los documentos, en una sola vista por línea.

ℹ️

Vincular la factura original no es obligatorio, pero permite que el sistema valide la devolución contra datos reales de venta y, si tu compañía lo requiere, restrinja la devolución a artículos que realmente fueron facturados. Omitirla te da más flexibilidad, pero menos validación.