Estados Financieros Personalizados Beta

¿Qué es y para qué sirve?

Los reportes estándar de Estado de Resultados y Estado de Situación de AdmCloud ya muestran columnas comunes (mes actual, mes anterior, año actual, año anterior, variaciones, etc.). Un Estado Financiero Personalizado es una plantilla propia que tú defines, en la que escoges — de una lista de más de 50 columnas disponibles — cuáles quieres mostrar y en qué orden, para armar exactamente el reporte que necesitas presentar a tu gerencia, junta directiva o inversionistas.

No reemplaza al catálogo de cuentas ni a los reportes estándar: es una capa adicional que reorganiza y compara la misma información contable con la combinación de columnas que tú elijas. Una vez creada la plantilla, puedes generarla cuantas veces quieras — el reporte siempre se calcula con la información contable más reciente.

Existen dos tipos de plantilla, y cada plantilla es de un solo tipo (no se puede cambiar después de crearla):

• Estado de Resultados (P&L): organiza tus cuentas en las secciones Ingresos, Costos, Resultado Bruto, Gastos, Otros Ingresos, Otros Gastos y Resultado Neto.
• Estado de Situación (Balance General): organiza tus cuentas en las secciones Activos, Pasivos y Patrimonio.

Cómo usar esta pantalla

1. Entra desde el Estado de Resultados o el Balance General. El acceso a los Estados Financieros Personalizados aparece como un botón dentro de las pantallas de reportes de Estado de Resultados y Estado de Situación de Contabilidad, no como un menú independiente. Desde ahí puedes crear una plantilla nueva o abrir una ya creada.
2. Ponle un nombre y elige si mostrar los códigos de cuenta. El nombre identifica a la plantilla en el listado y debe ser único.
3. Selecciona las columnas. A la izquierda ves todas las columnas disponibles para el tipo de estado que estás creando (por ejemplo, para P&L: valores del mes, del trimestre, del semestre, del año, sus comparativos contra el período o año anterior, variaciones, porcentajes sobre ingresos o margen bruto, y comparativos contra presupuesto). Arrastra a la derecha las que quieras incluir en el reporte, en el orden en que deben aparecer las columnas.
4. Guarda la plantilla. AdmCloud valida que tenga nombre y al menos una columna seleccionada antes de guardarla.
5. Genera el reporte. Desde el listado, el detalle, o directamente desde la pantalla de Estado de Resultados/Balance General, usa el botón Generar para calcular el reporte con la estructura y columnas que definiste.
6. Edita o duplica cuando lo necesites. Puedes modificar el nombre, las columnas mostradas y el orden de una plantilla existente en cualquier momento; el tipo (P&L o Balance) no se puede cambiar una vez creada.

Campos clave

Entre las columnas disponibles para Estado de Resultados encontrarás: valores del mes actual, del mes anterior y del mismo mes del año anterior; el detalle de cada uno de los 12 meses, de los semestres y de los trimestres; los mismos valores acumulados en el año (YTD); las diferencias y variaciones porcentuales contra el período o año anterior; el porcentaje que representa cada cuenta sobre los ingresos o sobre el margen bruto; y las columnas de presupuesto (por mes, trimestre, semestre o período) junto con sus comparativos y variaciones contra lo real. Para Estado de Situación las columnas disponibles son el saldo actual, el saldo del período o año anterior, y sus diferencias y variaciones.

Validaciones al guardar

• El nombre es obligatorio. No se puede guardar una plantilla sin nombre.
• El nombre no se puede repetir. AdmCloud rechaza el guardado si ya existe otra plantilla con el mismo nombre.
• Debes elegir al menos una columna. Una plantilla sin ninguna columna seleccionada no se puede guardar.
• El tipo (P&L o Balance) no se puede cambiar una vez creada la plantilla.
• No se puede eliminar una plantilla con registros dependientes. Si algún otro registro del sistema quedó vinculado a ella, primero debes eliminar esa dependencia.

Disponibilidad y permisos

Esta pantalla pertenece al módulo de Contabilidad y actualmente es una función Beta: debe estar activada en la administración de Funciones/Feature Toggles de tu cuenta (bajo el nombre "Estados Financieros Personalizados") para que aparezca el botón de acceso desde el Estado de Resultados y el Estado de Situación. Si no la ves disponible, pide a tu administrador que la active o contacta a soporte de AdmCloud.

El acceso se controla con el permiso Personalización del grupo de usuarios (el mismo que se usa para Campos Personalizados, Reportes Personalizados y Scripts de Cliente): se necesita el nivel de consulta para ver el listado y el detalle, el de agregar para crear plantillas nuevas, el de editar para modificarlas y el de eliminar para borrarlas.

Consejos y errores comunes