Facturas a Crédito

La factura a crédito es el documento con el que registras una venta a un cliente que pagará más adelante: crea el saldo por cobrar, mueve el inventario, genera el asiento contable y, cuando tu país lo exige, el comprobante fiscal correspondiente. Es el documento de ventas que más se usa en el día a día.

Módulo: Ventas / Cuentas por Cobrar Requiere el permiso "Facturas" de tu grupo de usuarios

¿Qué es y para qué sirve?

Cada factura a crédito registra qué le vendiste a un cliente, con qué términos de pago y a qué precio. Al guardarla, el sistema descuenta el inventario de los artículos vendidos, genera el asiento contable en el mayor general (si tu compañía usa el módulo de Contabilidad) y suma el monto al saldo pendiente del cliente.

No siempre se crea desde cero: puedes generarla a partir de una cotización, una orden de venta, un despacho o una o varias órdenes de servicio, y el sistema copia automáticamente el cliente, los artículos pendientes de facturar y los datos del documento de origen.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado de facturas	Lista todas las facturas con filtros por cliente, subsidiaria, ubicación, vendedor, clase de cliente, artículo, número de documento, referencia y comprobante fiscal (NCF). Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración. Incluye las variantes Todas, Pendientes de imprimir y, si tu compañía usa facturación electrónica, Pendientes de firmar, que filtran la misma tabla sin recargar la página. Desde aquí creas, eliminas, abres los reportes o envías a impresión masiva. Con Xchange, un filtro muestra solo lo pendiente de enviar y un botón permite enviar varias en lote.
Crear / Editar	El formulario de la factura: datos generales, tabla de artículos con impuestos y descuentos, direcciones de envío/facturación, y, según tu configuración, pestañas de gastos facturables, órdenes de servicio, vendedores múltiples y cuotas. También permite duplicar una factura existente y personalizar el formulario.
Detalles	La misma factura en modo de solo consulta, con el saldo pendiente, el historial de actividades y los botones de acción: imprimir, duplicar, anular, generar cobro o nota de crédito, enviar por correo o WhatsApp, y las operaciones de facturación electrónica cuando aplica.
Imprimir	El formato imprimible de la factura, en su formato predeterminado o en cualquier plantilla personalizada que tu compañía haya creado en Plantillas HTML.
Impresión masiva	Genera de una sola vez el PDF de varias facturas, filtradas por rango de número, fecha, cliente, artículo, vendedor o ubicación, usando una de las plantillas personalizadas disponibles.

Cómo registrar una factura paso a paso

Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de facturas; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador. También puedes iniciar la factura desde una cotización, una orden de venta, un despacho o una orden de servicio abriendo el botón correspondiente en esos documentos.
Selecciona el cliente. El sistema propone su moneda, términos de pago, secuencia fiscal y direcciones guardadas.
Agrega los artículos o servicios. Indica cantidad, precio, impuesto y, si aplica, descuento. Si la factura viene de una orden de venta o un despacho, puedes elegir entre los artículos pendientes de facturar en lugar de escribirlos manualmente.
Revisa las direcciones de envío y facturación en la pestaña correspondiente si son distintas a las del cliente.
Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales: la secuencia con la que se numerará la factura.
Guarda. El sistema valida el inventario, los impuestos y el crédito disponible del cliente antes de confirmar la factura. Después de guardar, ya puedes imprimirla, enviarla por correo o generar el cobro correspondiente.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Cliente	A quién se le vende. Determina moneda, términos de pago, secuencia fiscal y crédito disponible por defecto.
Fecha del documento	Fecha contable de la factura; junto con el término de pago define su fecha de vencimiento.
Términos de pago	Define cuándo vence la factura. No puede ser un término de contado en una factura a crédito.
Moneda y tasa de cambio	Moneda del documento y su tasa frente a la moneda local; debe ser mayor que cero.
Artículos	Cada línea indica artículo o servicio, cantidad, unidad, precio, impuesto, descuento y, según tu configuración, división, lote, número de serie, ubicación/depósito o garantía.
Vendedor	Responsable comercial de la venta; puede repartirse entre varios vendedores si tu compañía usa vendedores múltiples.
Subsidiaria / Ubicación	De dónde sale el inventario y a qué subsidiaria pertenece contablemente el documento.
Secuencia fiscal (NCF)	Con qué tipo de comprobante fiscal se numera la factura. Solo visible en países que manejan comprobantes fiscales; el número no se puede repetir ni cambiar una vez guardado.
Documento de origen	La cotización, orden de venta, despacho u orden de servicio de la que proviene la factura, si aplica.
Referencia y notas	Información libre para identificar o anotar detalles del documento.
Archivos adjuntos	Documentos de soporte (por ejemplo, la orden de compra del cliente), sujetos al límite de la edición contratada.

Validaciones al guardar

Cliente activo y con crédito disponible. Si la factura excede el límite de crédito del cliente, o el cliente tiene facturas vencidas, el sistema lo advierte o bloquea el guardado según tu configuración.
Lista de artículos no vacía y sin líneas con precio o cantidad en cero.
Precio no negativo y descuento dentro de un porcentaje válido.
Tasa de cambio mayor que cero cuando la factura está en moneda extranjera.
Ubicación coherente con la subsidiaria y disponible para ventas.
Término de pago distinto de contado; para ventas de contado se usa el recibo de venta, no la factura a crédito.
Comprobante fiscal (NCF) único y numeración automática configurada, cuando tu país lo requiere.
Cantidades facturadas no mayores a las pendientes cuando la factura proviene de una orden de venta o de servicio.
Lote, número de serie, unidad de medida o depósito requeridos según cómo esté configurado cada artículo.
Una sola dirección principal de envío y una sola de facturación.

Gestión del documento

Desde el detalle de una factura ya guardada puedes, según tus permisos:

Anularla, indicando un motivo de anulación; una factura anulada no puede volver a editarse.
Eliminarla, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente.
Duplicarla para crear una nueva factura a partir de sus datos.
Generar documentos relacionados: un cobro (recibo de caja), una nota de crédito, una guía de remisión (en Ecuador) o una autorización de devolución (RMA), cuando el módulo correspondiente está activo.
Imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público de la factura, incluso por WhatsApp.
Consultar y registrar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
Marcarla como pendiente de entrega o entregada, si tu compañía usa el módulo de almacenes (WMS).
Cambiar su estado de proceso, si tu compañía tiene habilitados estados de transacción personalizados.

Funciones adicionales según tu configuración

Facturación electrónica: si tu compañía la tiene activa, la factura puede firmarse electrónicamente y el listado muestra la pestaña de documentos pendientes de firmar.
Impresión masiva: disponible en el plan Enterprise y para usuarios de tipo Partner.
Nueva factura desde archivo: permite crear una factura a partir de una imagen o PDF, extrayendo automáticamente cliente, artículos y montos mediante inteligencia artificial; se activa por compañía.
Cuotas (pagos a plazos): si tu compañía factura a plazos, aparece una pestaña para definir el número y las fechas de las cuotas.
Vendedores múltiples: reparte una misma factura entre varios vendedores con su respectivo monto.
Divisiones, gastos facturables y órdenes de servicio: pestañas adicionales que aparecen solo si tu compañía tiene esos módulos o funciones activos.
Retenciones de impuestos: si tu compañía tiene configurado un régimen de retenciones, se agregan columnas de retención por línea o por documento.
Garantía: columnas de unidades y días de garantía por artículo, disponibles con el módulo correspondiente.
Territorio de ventas: filtros y campos de territorio del cliente y de la transacción, si tu compañía los usa.
Enlace de pago y envío por AdmCloud: funciones que permiten generar un enlace de pago en línea o enviar la factura directamente a un cliente que también usa AdmCloud; se activan por compañía.

Disponibilidad y permisos

El acceso se controla con el permiso "Facturas" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y reimprimir.
Cambiar precios o la descripción de las líneas requiere los permisos específicos de "Cambiar precios" y "Cambiar descripción" de facturas.
Cambiar el vendedor de la factura requiere un permiso de edición aparte, separado del permiso general de facturas.
Con subsidiarias habilitadas, cada factura queda asociada a una subsidiaria y filtra por ella en los listados y reportes.
Los campos de secuencia fiscal / NCF solo aparecen si tu país maneja comprobantes fiscales.

Consejos y errores comunes

💡

Factura directamente desde la orden de venta o el despacho. Así evitas escribir de nuevo los artículos y el sistema controla que no factures más de lo que ya se despachó o se autorizó vender.

⚠️

Una factura anulada o firmada electrónicamente no se puede editar ni eliminar. Si necesitas corregir un error después de anular o firmar, genera una nota de crédito o una nueva factura en su lugar.

ℹ️

¿El cliente superó su límite de crédito o tiene facturas vencidas? El sistema te avisa al guardar; revisa el saldo del cliente antes de forzar la venta o coordina el cobro de lo vencido primero.

ℹ️

El número de la factura (NCF) no se puede cambiar una vez guardado. Verifica la secuencia fiscal correcta antes de guardar si tu país usa comprobantes fiscales.