Existencias e Inventario
Esta es la familia de reportes con la que consultas cuánto tienes de cada artículo en este momento (o a cualquier fecha de corte): la Existencia general por artículo, la misma existencia desglosada por Ubicación, el detalle por lote, bin, atributo o declaración aduanal, la Disponibilidad real después de descontar lo ya reservado, y la Rotación de Inventario en unidades o en costo. Todas comparten los mismos filtros y se puede saltar de una a otra desde pestañas en la parte superior del reporte, sin volver a escribir los filtros.
¿Qué son y para qué sirven?
Cada vez que registras una compra, una venta, un ajuste o una transferencia, AdmCloud recalcula la existencia del artículo afectado. Estos reportes son la forma de consultar el resultado de ese recálculo, en distintos niveles de detalle, sin tener que sumar movimientos a mano:
- Existencia: una fila por artículo con la cantidad total que tienes a la fecha de corte, sumando todas tus ubicaciones (o solo la que filtres).
- Existencia por Ubicación: la misma información, pero con una fila por combinación de artículo y ubicación, para saber exactamente dónde está tu mercancía.
- Existencia Detallada: baja un nivel más y muestra, además de la ubicación, el bin, el lote (con su fecha de vencimiento), los atributos (color, talla...) y la declaración aduanal de cada artículo, cuando tu empresa maneja esas funciones.
- Disponibilidad: a diferencia de la Existencia, esta resta lo que ya está reservado (comprometido en pedidos de venta u otras reservas), para que sepas cuánto puedes prometer de verdad a un cliente nuevo.
- Rotación de Inventario: compara, por artículo, la existencia actual contra lo vendido en el período, en unidades o en costo, para detectar artículos de rotación lenta o exceso de inventario.
Todos son reportes de solo consulta: no editan ni corrigen existencias. Si la cantidad que ves no es la esperada, la corrección se hace en la transacción de origen (una compra, una venta, un Ajuste de Inventario o una Toma Física), no en este reporte.
Cómo se usa, paso a paso
- Entra a cualquiera de las variantes desde Reportes > Inventario (Existencia, Existencia por Ubicación, Existencia Detallada, Disponibilidad o Rotación de Inventario) o desde el acceso directo del panel de inventario en tu página de inicio.
- Ajusta los filtros: la fecha de corte viene siempre con un valor por defecto (hoy), y puedes acotar por Subsidiaria, Ubicación, Artículo, Clase de Artículo, Marca, Familia de Artículos, División, Color o Modelo, según lo que necesites ver.
- Marca Mostrar sin existencia si también quieres ver artículos en cero, o Solo existencia negativa para encontrar rápidamente artículos con existencia negativa (una señal de que falta registrar alguna transacción).
- Pulsa Actualizar para cargar los datos con esos filtros; el reporte no consulta automáticamente hasta que lo pidas, para no disparar consultas pesadas sin necesidad.
- Usa las pestañas superiores (Existencia, Existencia por Ubicación, Existencia Detallada, Disponibilidad, Rotación) para cambiar de variante sin perder los filtros que ya escribiste.
- Haz clic en el artículo, la marca, la clase, la ubicación, el lote o el bin de cualquier fila para ir directamente a su ficha; haz clic en la columna de existencia para ver el historial de movimientos de ese artículo.
Variantes disponibles
| Variante | Qué agrega sobre la Existencia general | Condición para verla |
|---|---|---|
| Existencia | Una fila por artículo (y, si tienes el permiso, su costo promedio y costo total). | Módulo de Inventario. |
| Existencia por Ubicación | Desglosa cada artículo por ubicación. | Módulo de Inventario. |
| Existencia Detallada | Agrega bin, lote (con vencimiento), atributos y declaración aduanal por línea; permite filtrar por SKU exacto, bin y días para vencer. | Módulo de Inventario. Las columnas y filtros de bin, lote, atributos y declaración aduanal solo aparecen si tu empresa tiene esas funciones de Inventario Avanzado activas. |
| Disponibilidad | Resta la cantidad reservada de la existencia y muestra el resultado como "Disponible"; puede filtrarse además por rango de fecha de reserva y, si tienes Manufactura, por "solo materia prima". | Módulo de Inventario. |
| Rotación de Inventario (Unidades) | Existencia actual, unidades vendidas en el período y porcentaje de rotación y días en inventario, en unidades. | Módulo de Inventario Avanzado (Enterprise). Requiere además el permiso de consulta de Costos de Artículos. |
| Rotación de Inventario (Costo) | Lo mismo que la anterior, pero valorizado: costo de inventario, costo de lo vendido y rotación en base al costo. | Módulo de Inventario Avanzado (Enterprise). Requiere además el permiso de consulta de Costos de Artículos. |
Capacidades principales
- Una sola pantalla de filtros para las cinco variantes: cambia de Existencia a Disponibilidad o a Rotación desde las pestañas superiores sin perder lo que ya filtraste.
- Nivel de detalle progresivo: de la existencia total por artículo hasta el bin, lote y atributo específico donde está la mercancía.
- Disponibilidad real, restando lo reservado en pedidos y otras reservas de existencia, para no prometer mercancía que ya está comprometida.
- Costo promedio y costo total por artículo en la Existencia general y por Ubicación, visibles solo si tienes el permiso de Costos de Artículos.
- Rotación de inventario en unidades o en costo, para identificar artículos de movimiento lento.
- Enlaces directos desde cada fila al artículo, la clase, la marca, la ubicación, el bin, el lote o el historial de movimientos.
- Tabla interactiva (buscar, ordenar, paginar) una vez cargados los datos, con impresión desde el navegador.
Campos clave (filtros)
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha de Corte | La existencia se calcula "hasta" esta fecha; siempre viene con un valor por defecto (hoy). |
| Subsidiaria / Ubicación | Acota el resultado a una subsidiaria o a una bodega/ubicación específica (si tu empresa las usa). |
| Artículo / Clase de Artículo / Familia de Artículos / Marca / Color / Modelo | Filtran por un artículo puntual o por sus distintas clasificaciones. |
| Mostrar sin existencia | Si lo marcas, incluye también los artículos en cero; por defecto solo se muestran los que tienen existencia. |
| Solo existencia negativa | Filtra únicamente los artículos con existencia negativa, útil para detectar transacciones pendientes de registrar. |
| Solo existencia con costo negativo | (Solo en Existencia general) Filtra artículos cuyo costo quedó en negativo, una señal de un problema de costeo a revisar. |
| Bin / SKU / Días para vencer / Fecha de vencimiento / Solo con lote | (Solo en Existencia Detallada) Acotan por ubicación exacta dentro del almacén, por código de barras/SKU o por vencimiento de lote. |
| Rango de fecha de reserva | (Solo en Disponibilidad) Filtra las reservas consideradas por cuándo se hicieron, no por la fecha de corte de la existencia. |
| Solo materia prima | (Solo en Disponibilidad, si tienes Manufactura) Muestra únicamente los artículos usados como materia prima en producción. |
| Solo lotes autorizados | Si manejas lotes con flujo de autorización, limita el resultado a los ya autorizados. |
Cómo se calculan los resultados
Al ser reportes de solo consulta no tienen validaciones de guardado, pero conviene entender de dónde sale cada número:
- La Existencia es la suma de todos los movimientos de inventario (compras, ventas, ajustes, transferencias) del artículo hasta la fecha de corte, en su Unidad de Reporte.
- La Disponibilidad se calcula como Existencia menos lo Reservado (por ejemplo, en Pedidos de Venta pendientes de despachar); un artículo puede tener existencia positiva y disponibilidad en cero si ya está todo comprometido.
- El costo promedio y el costo total solo aparecen si tienes el permiso de consulta de Costos de Artículos; sin ese permiso, el reporte igual muestra la existencia, pero sin las columnas de costo.
- Cuando tu empresa costea por ubicación, el costo promedio que ves cambia según si filtraste o no por una Ubicación específica: con el filtro puesto, ves el costo de esa ubicación; sin filtro, ves el costo promedio de todas tus ubicaciones.
- La Rotación de Inventario compara la existencia actual contra las unidades (o el costo) vendidas en el período hasta la fecha de corte; a mayor rotación, más rápido se mueve ese artículo.
Disponibilidad
- La Existencia, la Existencia por Ubicación, la Existencia Detallada y la Disponibilidad son parte del módulo de Inventario, incluido desde el plan Basic en adelante (no en Billing ni Start).
- Las columnas y filtros de lote, bin, atributos y declaración aduanal en la Existencia Detallada solo aparecen si tu empresa tiene activas esas funciones del módulo de Inventario Avanzado (edición Enterprise).
- Las dos variantes de Rotación de Inventario (por Unidades y por Costo) requieren el módulo de Inventario Avanzado (edición Enterprise); sin él, esas pestañas no aparecen.
- El filtro Solo materia prima de la Disponibilidad solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo de Manufactura.
- El acceso a todas las variantes requiere el permiso Artículos y Servicios de tu grupo de usuarios; ver las columnas de costo y usar las Rotaciones de Inventario requiere además el permiso de consulta de Costos de Artículos.
Consejos y errores comunes
Si necesitas saber cuánto puedes prometer a un cliente, usa Disponibilidad, no Existencia. La Existencia puede mostrar unidades que ya están reservadas en otro pedido; la Disponibilidad ya descuenta eso por ti.
Usa la Existencia Detallada cuando necesites saber exactamente dónde está la mercancía (qué bin, qué lote o qué atributo), no solo cuánto hay; para un total rápido por artículo, la Existencia general o por Ubicación es más simple de leer.
Una existencia negativa casi siempre significa que falta registrar una transacción (por ejemplo, una compra o una recepción que llegó después de la venta que descontó el inventario). Usa el filtro Solo existencia negativa para encontrar estos casos antes de que afecten tu costeo.