Monedas · Manual de usuario

¿Qué es esta pantalla?

AdmCloud trae incorporado un catálogo mundial de monedas (con su código de tres letras, nombre, símbolo y unidad fraccionaria, por ejemplo USD / Dólar Estadounidense / $ / centavo). Esta pantalla no sirve para inventar monedas nuevas, sino para activar las que tu empresa realmente usa: al agregar una, eliges su código de esa lista mundial y AdmCloud completa automáticamente su nombre, símbolo y fracción; tú solo indicas su tasa de cambio y, si quieres, sus cuentas contables por defecto.

Cada empresa (o cada subsidiaria, si usas subsidiarias con distinta moneda) tiene una moneda funcional — la moneda base en la que se lleva la contabilidad. Todas las demás monedas que actives aquí son "monedas extranjeras" cuya tasa de cambio se registra en relación a esa moneda funcional.

¿Para qué sirve?

Habilita transacciones y cuentas en moneda extranjera. Solo puedes facturar, comprar, cobrar, pagar o crear una cuenta contable, una lista de precios o una tarjeta de crédito en una moneda si esa moneda está activada aquí.
Centraliza la tasa de cambio. La tasa que registres (automática o manual) es la que usan tus transacciones, reportes de estados financieros y consolidaciones para convertir montos en moneda extranjera a tu moneda funcional.
Ofrece tasa de cambio automática para USD en República Dominicana. Si tu moneda funcional es el Peso Dominicano (DOP), puedes activar que la tasa del Dólar (USD) se obtenga automáticamente del Banco Central (y, si tu cuenta tiene la función habilitada, del Banco Popular), sin tener que registrarla a mano cada día.
Comparte la tasa entre empresas hermanas. Si administras varias empresas de AdmCloud bajo la misma cuenta, la tasa de cambio manual que registras para una moneda se actualiza automáticamente en todas las empresas hermanas que compartan esa misma moneda funcional.

Cómo usar esta pantalla

Consulta la lista de monedas activas. Verás cada moneda que tu empresa ya activó, con su tasa de cambio actual (marcada con (auto) cuando se obtiene automáticamente) y un enlace para editarla si tienes permiso.
Agrega una moneda. Usa el botón Nuevo y elige el código de la moneda que necesitas del catálogo mundial. El nombre, símbolo y fracción se completan solos; la tasa de cambio inicial queda en 1, salvo que ya exista una tasa registrada para esa moneda en otra empresa bajo tu misma cuenta, en cuyo caso se reutiliza esa tasa.
Consulta el detalle. Haz clic en el nombre de la moneda para ver su ficha completa de solo consulta, incluyendo el historial de tasas de cambio registradas.
Registra o actualiza la tasa de cambio. Desde el detalle de cualquier moneda que no sea tu moneda funcional, indica la fecha y la nueva tasa y guárdala; queda en el historial y puedes eliminar una entrada si te equivocaste. Si la moneda es el Dólar (USD) y tu moneda funcional es el Peso Dominicano (DOP), en lugar de este registro manual puedes activar Obtener Tasa de Cambio Automáticamente y elegir la fuente (Banco Central u otra habilitada) y si se usa la tasa de Compra o de Venta.
Edita los datos de la moneda. Desde el detalle usa Editar para asignar las cuentas contables por defecto (cuentas por cobrar, por pagar, por pagar a empleados, cheques devueltos y caja/banco) que se usan al crear documentos en esa moneda, y para escribir notas internas.
Elimina una moneda. Solo es posible si nunca se usó — es decir, si no tiene transacciones, cuentas contables, clientes/proveedores, listas de precios, oportunidades del CRM, subsidiarias, presupuestos, tiendas en línea, vacantes, proyectos ni otros registros asociados.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Código	El código ISO de tres letras de la moneda (por ejemplo USD, EUR, DOP). Se elige del catálogo mundial al crear la moneda y no se puede cambiar después.
Nombre, Símbolo y Fracción	Se completan automáticamente desde el catálogo mundial al elegir el Código; no se escriben a mano.
Tasa de Cambio	Cuántas unidades de tu moneda funcional equivalen a una unidad de esta moneda. Se actualiza desde la pantalla de detalle (manual o automáticamente), no desde el formulario de edición.
Obtener Tasa de Cambio Automáticamente	Disponible solo para el Dólar (USD) cuando tu moneda funcional es el Peso Dominicano (DOP). Al encenderla, la tasa se toma de la fuente oficial elegida en vez de registrarse a mano.
Fuente y Tipo de Tasa Automática	La fuente de la tasa automática (Banco Central, o Banco Popular si tu cuenta tiene esa función habilitada) y si se usa la tasa de Compra o de Venta que publica esa fuente.
Cuentas por Cobrar / por Pagar / por Pagar a Empleados / Cheques Devueltos / Caja o Banco por Defecto	Las cuentas contables que se sugieren al crear documentos en esta moneda. Cada una debe estar denominada exactamente en esta misma moneda.
Notas	Un campo libre para aclaraciones internas sobre el uso de esta moneda.

Validaciones al guardar

El código debe existir en el catálogo mundial. No se pueden inventar códigos de moneda; solo se activan los del catálogo que trae AdmCloud.
No se puede activar la misma moneda dos veces. Si el código ya está activo en tu empresa, el sistema rechaza el intento de agregarlo de nuevo.
Las cuentas contables asignadas deben estar en la misma moneda. Si eliges una cuenta por cobrar, por pagar, por pagar a empleados, de cheques devueltos o de caja/banco que esté denominada en otra moneda, el guardado se rechaza.
El límite de monedas depende de tu plan. En las versiones vigentes de todos los planes de AdmCloud (Facturación, Start, Basic, Standard, Premium, Premium Plus, Premium Plus Nómina y Enterprise) la cantidad de monedas que puedes activar es ilimitada.
La tasa de cambio manual debe ser mayor que cero y no se puede registrar una tasa de una moneda contra sí misma.
La opción de tasa automática solo aplica a USD con moneda funcional DOP. Si tu empresa no está en ese escenario, esta opción no está disponible.
No se puede eliminar una moneda en uso. AdmCloud revisa que no tenga transacciones contables o de nómina, cuentas contables, clientes o proveedores, listas de precios de artículos o de clientes, oportunidades del CRM, subsidiarias, operadores de tarjeta de crédito, presupuestos, tiendas en línea, vacantes de empleo, proyectos, reglas de distribución contable ni promociones asociadas antes de permitir borrarla.

Disponibilidad y permisos

Esta pantalla pertenece al módulo de Administración del Sistema y su cantidad de monedas activas es ilimitada en todos los planes vigentes de AdmCloud. El acceso se controla con el permiso Monedas del grupo de usuarios: se necesita el nivel de consulta para ver la lista y el detalle, el de agregar para activar monedas nuevas, y el de editar/eliminar para modificar sus datos o quitarlas. Si no ves el botón Nuevo o la opción de Editar, pide a tu administrador que revise los privilegios de tu grupo de usuarios.

Consejos y errores comunes

💡

Crea primero las cuentas contables en esa moneda. Si quieres asignar una cuenta por cobrar, por pagar o de caja/banco por defecto a una moneda, asegúrate de que esa cuenta ya esté creada en tu Catálogo de Cuentas con la misma moneda; de lo contrario el sistema no te dejará guardarla.

⚠️

La tasa de cambio no se edita desde el formulario de Editar. Ese formulario solo cambia las cuentas contables por defecto y las notas. Para actualizar la tasa de cambio, ve al detalle de la moneda y regístrala ahí (o actívale la obtención automática si aplica).

ℹ️

Si administras varias empresas con la misma moneda funcional, recuerda que actualizar manualmente la tasa de cambio de una moneda en una de ellas actualiza también esa misma tasa en las demás empresas de tu cuenta que comparten esa moneda funcional — no necesitas repetir el registro en cada una.