Pagos a Cuentas

¿Qué es y para qué sirve?

A diferencia del pago que aplicas contra el saldo de una factura de proveedor a crédito (esa es la pantalla de Pagos aplicados a facturas), un Pago a Cuenta no se aplica a ningún documento pendiente: tú eliges, línea por línea, las cuentas contables que se afectan y el monto de cada una. Esto lo hace ideal para gastos que no pasan por el ciclo de compras (por ejemplo, pagar directamente una cuenta de servicios, un impuesto o un gasto menor) o para pagar a un beneficiario que ni siquiera necesita estar registrado como contacto en el sistema.

Puedes crear un Pago a Cuenta en blanco, o abrirlo desde otra pantalla para que copie datos por ti: desde una factura de proveedor a crédito o un gasto (copia el proveedor), desde una nómina (copia sucursal, ubicación, departamento y la referencia del período de nómina), o desde una transacción bancaria importada pendiente de conciliar (copia fecha, monto y sugiere la cuenta contable más usada para transacciones similares). En todos los casos, tú decides las cuentas contables finales que se afectan.

Al guardarlo, si tu empresa tiene activa la opción de contabilizar pagos no autorizados, el sistema genera de inmediato el asiento contable correspondiente (débito a las cuentas indicadas, crédito a la cuenta bancaria); de lo contrario, el asiento se genera cuando el pago queda autorizado.

Cómo se usa

1. Abre la lista y haz clic en Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Pagos; si no ves el botón, solicita acceso a tu administrador.
2. Elige la cuenta bancaria de la que sale el dinero. Solo se muestran cuentas activas al crear un pago nuevo; la moneda del pago queda determinada por la de esa cuenta.
3. Indica el beneficiario. Puede ser un proveedor, empleado u otro contacto registrado (campo Relación), o simplemente un nombre libre en Beneficiario si prefieres no registrarlo como contacto.
4. Selecciona el tipo de pago (cheque, transferencia, etc.); de esto depende si el documento puede generar un archivo de transferencia bancaria o requiere número de cheque.
5. Agrega las líneas de cuentas contables en la pestaña Cuentas: la cuenta a afectar, su moneda y tasa, el monto, y — según lo que tengas activo — División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación y Proyecto. El total del pago se calcula automáticamente sumando estas líneas.
6. Adjunta el soporte del gasto (factura, recibo, comprobante) en la pestaña Archivos, si aplica.
7. Guarda el documento. Queda en estado "Pendiente" hasta que alguien con permiso de autorización lo autorice.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Periodo contable abierto para la fecha del pago.
• Cuenta bancaria, tipo de pago y moneda requeridos.
• Beneficiario requerido: si el campo de texto Beneficiario está vacío, debe indicarse un contacto (Relación), y ese contacto no puede estar inactivo o anulado.
• Tasa de cambio mayor a cero y consistente con la moneda funcional de la empresa.
• Al menos una línea con cuenta contable válida y activa; no puede ser una cuenta de grupo (mayor).
• Centros de costo requeridos según la cuenta o la configuración de tu empresa: Ubicación, Clase de Artículo, Departamento o División, cuando la cuenta afectada es de resultados y tu empresa los exige.
• Proyecto requerido en cuentas de obra en proceso, si tu empresa usa el módulo de Proyectos.
• Relación consistente con el tipo de cuenta: por ejemplo, una cuenta de proveedores por pagar exige que la relación indicada sea un proveedor; una de clientes exige cliente o empleado.
• Número de cheque no puede repetirse en la misma cuenta bancaria.
• Documento de origen válido cuando el pago proviene de otra transacción (nómina, factura, etc.): debe existir y no estar anulado.
• Límite de presupuesto no excedido, si tu empresa valida presupuestos.
• Secuencia fiscal (NCF) no puede ser electrónica, en países donde este documento maneja comprobantes fiscales.

Gestión del documento

Desde los detalles de un Pago a Cuenta ya guardado puedes, según tus permisos:

• Autorizar, rechazar, marcar como pendiente o como borrador el pago, y asignarle un autorizador (quien recibe un aviso por correo y una notificación en pantalla).
• Anular el pago; uno anulado ya no puede editarse.
• Eliminar el pago, si no tiene registros vinculados (por ejemplo, una conciliación bancaria).
• Duplicar el pago para crear uno nuevo a partir de sus datos.
• Imprimir el pago con el formato predeterminado o con una plantilla HTML propia que hayas creado.
• Ver el asiento contable generado, si tu empresa usa el módulo de Contabilidad.
• Generar el archivo de transferencia bancaria (formato ACH interbancario) para enviarlo al portal de tu banco, si tu empresa tiene esta función activa y el banco de la cuenta la soporta. Úsalo cuando los beneficiarios tengan cuentas en distintos bancos.
• Generar el archivo "Pago de Nómina BHD (TXT)", solo visible cuando el pago proviene de una nómina y la cuenta bancaria origen es BHD León. Este formato no incluye código de banco porque exige que todos los beneficiarios (empleados o proveedores incluidos en el pago) tengan cuenta en BHD León; si alguno no la tiene, el sistema bloquea la generación e indica quiénes no cumplen.
• Marcar el cheque como no impreso, si necesitas volver a imprimirlo.

Funciones adicionales según tu configuración

• Importar comprobante con reconocimiento óptico (OCR): al crear el pago desde una imagen o PDF, el sistema puede prellenar el proveedor, el RNC/comprobante fiscal, la fecha y la moneda automáticamente, si tu plan incluye esta función.
• Generación de archivo de transferencia bancaria: disponible para bancos dominicanos (Banco Popular, BHD León, Banreservas, Scotiabank, Promerica y Banco Caribe), una vez tu empresa active la función correspondiente. Para BHD León hay dos botones distintos: "Generar Archivo Transferencia" (ACH interbancario, cualquier banco destino) y "Pago de Nómina BHD (TXT)" (solo para pagos originados desde una nómina, exige que todos los beneficiarios tengan cuenta BHD).
• Procesamiento automático vía SFTP con BHD León: función adicional que agrega un indicador del estado de envío del pago al banco, si tu empresa la tiene activa.
• Campos personalizados: puedes agregar campos propios al formulario si tu plan incluye esta función.
• Centros de costo por línea (División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación, Proyecto): las columnas correspondientes solo aparecen si tu empresa tiene esos módulos y configuraciones activos.
• Personalización de columnas del listado: guarda tu propia configuración de columnas visibles en la pantalla de listado.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Pagos" del módulo de Banca, con niveles independientes de ver, agregar, editar, eliminar, anular, autorizar y reimprimir.
• Reimprimir un pago ya impreso requiere además el permiso adicional de reimpresión de Pagos.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud, a partir del plan Billing. En el plan Enterprise, requiere que el módulo de Contabilidad esté activo.
• Con Sucursales habilitadas, cada pago pertenece a una sucursal específica.
• El campo de Secuencia Fiscal (NCF) solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para este documento.
• La generación de archivo de transferencia bancaria y el procesamiento SFTP con BHD León requieren que tu proveedor active la función correspondiente para tu empresa.

Consejos y errores comunes